Microsoft Excel Общие сведения

Microsoft Excel

Общие сведения

Программа Microsoft Excel является одной из важных составных частей пакета программ Microsoft Office. Назначение программы Microsoft Excel (или просто Excel) – и создание и обработка электронных таблиц.

К достоинствам Excel относятся удобная структура документа, встроенные средства настройки интерфейса Excel, расширенный набор средств для редактирования документов, а также средства организации табличных вычислений, включая автоматическое суммирование, умножение, статистические и бухгалтерские операции. Кроме того, имеется справочная система, содержащая информацию об электронных таблицах, которая может подсказать метод решения текущей задачи.

В настоящее время программа Excel стала стандартом для обработки электронных таблиц, которые могут быть применены во всех областях деятельности человека – от обучения до науки и производства.

Данные и их формат

Электронная таблица создана для того, чтобы хранить в ее ячейках некоторую информацию или данные. Основными типами данных, которые может хранить электронная ячейка в Excel, являются числа, текст и формулы. Числа, как известно, состоят из знака числа, цифр, показателя степени и десятичной точки, текст — это любая последовательность символов, а формулы задают порядок вычислений.

Текст. Текстом в Excel является последовательность букв, цифр, пробелов и других символов. Обычно в ячейку вводится текст, состоящий из одной строки. Но можно вводить и многострочный текст. Для этого в той позиции, с которой нужно начать новую строку, необходимо нажать комбинацию клавиш Alt+Enter.

Формат текста в ячейках электронной таблицы определяется шрифтом и выравниванием, которыми он отображается на экране. Для этого используются шрифт по умолчанию и выравнивание по левому краю. Чтобы изменить шрифт и выравнивание, используют диалоговое окно формата ячеек (команда Формате Ячейки), вкладки Шрифт и Выравнивание. Но существует и более простой способ: панель инструментов Форматирование содержит элементы для выбора шрифта, начертания, размера символов и горизонтального выравнивания (по левому краю, по правому краю и по центру).

Числа. Если данные, введенные в ячейку, состоят только из цифр, знаков « + », «-» и десятичной точки, то Excel воспринимает их как числа. В отличие от текста числовые данные понимаются по-разному. Например, число в ячейке может рассматриваться как обычное число в математике, как валюта (сумма денег), как дата или время и т. п. Поэтому числовых форматов больше, чем текстовых.

По умолчанию для чисел установлен общий формат, т. е. числа отображаются как обычные числа в математике. Формат чисел можно изменить в диалоговом окне формата ячеек, вызываемом командой Фор-мат+Ячейки, на вкладке Число (рис. 1.1.).

(рис.1.1.)

Нужный формат выбирается в списке Числовые форматы. В нижней части вкладки отображается текст, поясняющий выбранный в списке формат. Рассмотрим некоторые форматы:

Общий — обычный математический формат;
Числовой, Дробный и Экспоненциальный — математические форматы чисел. Для них можно задать количество десятичных знаков после запятой и выбрать тип отображения;
Денежный и Финансовый — аналоги числового формата, но к числу добавляется символ валюты;Дата и Время — форматы для отображения даты и времени, тип формата задается в списке Тип;

Процентный — число в ячейке умножается на 100 и отображается с символом « % »;
Текстовый — числа отображаются в том виде, в каком они были введены в ячейку.

Кроме формата на отображение чисел сильно влияет выравнивание. Для удобства просмотра чисел в столбцах электронной таблицы лучше всего использовать выравнивание их по правому краю.

Формулы. Формула в Excel — это текстовая строка, задающая способ вычислений. Любая формула начинается с символа « = », по нему Excel распознает, что содержимое ячейки является формулой. Строка формулы может содержать названия функций, аргументы и математические операции.

Формуле в Excel всегда соответствует результат ее вычисления. Существуют два режима отображения формул: текстовый, когда в ячейке отображается сама формула (т.е. ее текст), ирежим результата, когда ячейка содержит не формулу, а результат ее вычисления. По умолчанию устанавливается режим результата, поэтому формат ячейки с формулой совпадает с форматом результата ее вычисления.

О Все формулы в Excel вычисляются автоматически при любом изменении данных в ячейках электронной таблицы.

Как только формула введена в ячейку, она пересчитывается, и в ячейке появляется ее результат или сообщение об ошибке.

Ввод данных и редактирование

Теперь рассмотрим ввод данных в ячейку электронной таблицы и их редактирование.

Для работы с содержимым ячейки предназначена строка формул, расположенная в верхней части окна Excel. Она отображает значение, хранящееся в ячейке. Если в ячейке хранится формула, то строка формул содержит ее текст, а в ячейке отображается результат ее вычисления.

Ввод данных осуществляется всегда в текущую ячейку. Для того чтобы ввести значение, например, в ячейку D4, щелкните на ней мышью, а затем наберите на клавиатуре какой-нибудь текст. Обратите внимание на то, что в ячейке появился текстовый курсор и набираемый текст вводится непосредственно в ней. Строка формул при этом дублирует вводимый текст. Для того чтобы завершить ввод значения в ячейку, нужно нажать клавишу Enter (или любую из клавиш со стрелками). При этом ввод значения завершается, и происходит переход к соседней ячейке. Для того чтобы отменить ввод, нажмите клавишу Esc.

Значение в ячейке можно отредактировать. Для этого нужно сделать ячейку текущей и нажать клавишу F2, после чего ячейка превращается в текстовый редактор, в ней появляется текстовый курсор и можно редактировать ее содержимое. В строке формул при редактировании появляются дополнительные кнопки: кнопка в виде зеленой «птички» заканчивает редактирование (аналог нажатия клавиши Enter), а кнопка с красным крестиком отменяет редактирование и возвращает предыдущее значение (аналог нажатия клавиши Esc).

Отредактировать содержимое ячейки можно и в строке формул. Для этого нужно сделать ячейку текущей, а затем щелкнуть мышью в строке формул. Наиболее удобно в строке формул редактировать формулы, поскольку они обычно имеют большую длину и при редактировании могут выходить за границы ячейки и закрывать информацию в соседних ячейках.

В строке формул находится кнопка с изображением знака равенства, которая используется при редактировании формул. Если щелкнуть на ней мышью, то в ячейке на первом месте появится знак « = » (признак формулы), а под строкой формул — специальное окно, помогающее редактировать формулу. Оно содержит кнопку вызова справочной информации и промежуточный результат вычисления введенной формулы.

В Excel можно редактировать содержимое не только одной ячейки, но и сразу нескольких. Перед выполнением операций редактирования необходимо выделить блок ячеек. Чаще всего используются операции копирования, вырезания и вставки. Они выполняются с помощью либо главного меню (пункт Правка), либо панели инструментов Стандартная, либо всплывающего меню, которое вызывается щелчком правой кнопки мыши внутри выделенного блока. При выполнении операций копирования и вырезания в системный буфер помещается весь блок ячеек, включая их содержимое, формат и примечания. При вставке блока ячеек сначала нужно сделать текущей ячейку, которая соответствует верхней левой ячейке выделенного ранее блока, а уже затем выполнять команду вставки. Начиная от этой ячейки будет вставлен весь ранее выделенный блок.

Редактирование включает и операцию очистки ячеек. Для очистки ячейки или блока ячеек используется команда Правка+Очиститъ главного меню. При ее вызове появляется подменю, содержащее следующие пункты:

Все — удаляет все, что относится к ячейкам (формат, содержимое и примечания);
Форматы — убирает форматирование ячеек. При этом их содержимое и примечания не изменяются, а в качестве формата устанавливается формат по умолчанию;
Содержимое — очищается содержимое ячеек. Формат и комментарии при этом не изменяются (команде соответствует также клавиша Del); ♦ Примечания — удаляет примечания к выделенным ячейкам. При этом их формат и содержимое остаются без изменений.

Формулы и функции

Возможность использования формул и функций является одним из важнейших свойств Excel, поскольку позволяет получать данные на основании других (исходных), проводить статистический анализ и т. п. Как уже отмечалось, при любом изменении каких-либо данных в электронной таблице все формулы пересчитываются автоматически. Формуле всегда соответствует результат ее вычисления; формула и результат — это единое целое, один и тот же объект, относящийся к определенной ячейке.

Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака « = », чтобы Excel мог отличить формулу от простого текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, операции и функции.

В формулах используются следующие арифметические операции: « + » — сложение, «-» — вычитание, «*» — умножение, «/» — деление, «% » — взятие процента (записывается, например, "100*2%", результат 2), «"» — возведение целого числа в целую степень и символьная операция «&» — соединение строк (например, "Иванов" &," Иван", результат "Иванов-Иван").

В качестве аргументов в формуле обычно используются числа и номера (адреса) ячеек. Если в формуле записан номер ячейки, то подразумевается ее содержимое. Например, если ячейка с номером СЗ содержит число 25, а ячейка с номером С4 — формулу "=СЗ*0.1", то при ее вычислении будет взято содержимое ячейки СЗ — число 25, а в ячейке С4 будет отображен ее результат — число 2,5 (25*0,1=2,5). Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе. Для этого используется имя рабочего листа и знак «!».

Например, в ячейку D2 на рабочем листе JIucml вставим содержимое ячейки В4 из рабочего листа Лист2. Для этого используем полный номер ячейки (символ «$» можно не ставить). В ячейку D2 на листе Лист! введем формулу "=Лист2!В4", после чего содержимое ячейки В4 с рабочего листа Лист2 появится в ячейке D2 на листе Лист!.

В качестве аргументов формул могут использоваться функции, которые сами имеют аргументы. Аргументами функций могут быть константы, номера ячеек или диапазоны ячеек. Диапазон ячеек записывается в следующем виде: номер левой верхней ячейки блока, символ «:», номер правой нижней ячейки блока. Примеры записи диапазонов ячеек:

[Ц| В2:В5 — в этот диапазон входят ячей-ки с номерами В2, ВЗ, В4, В5;

jUi B2:F2 — в него входят ячейки с номе-!=! рами В2, С2, D2, Е2, F2;

[Ц] B2:D4 — в этот диапазон входят ячей-■=1 ки с номерами В2, ВЗ, В4, С2, СЗ, С4, D2, D3, D4.

Для того чтобы вызвать функцию, нужно записать ее название и в скобках через точку с запятой перечислить ее аргументы. Большинство функций в Excel имеют несколько аргументов, например ОКРУГЛ (число; число разрядов) — функция округления дробного числа до определенного количества десятичных разрядов после запятой. Некоторые из функций вообще не имеют аргументов, например функция СЕГОДНЯ () возвращает текущую дату.

Скобки после имени вызываемой функции ставятся в любом случае, даже если у нее нет аргументов. Иногда аргументом функции является другая функция.

В Excel все стандартные функции классифицированы, что позволяет легко найти нужную. Для того чтобы вставить функцию в текущую позицию формулы, необходимо щелкнуть мышью на значке Вставка функции стандартной панели инструментов, после чего на экране появится диалоговое окно вставки функции, которое приведено на рис. 1.2.

(Рис. 1.2.)

В нем расположены два списка: список категорий функций и список функций для выбранной категории. Функции в списке отсортированы по алфавиту. В нижней части окна выводится название текущей функции, количество и тип аргументов, а также поясняющий текст. Если назначение функции не совсем понятно, то нажмите кнопку в левом нижнем углу окна, и на экране появится подробное описание функции, причем для большинства функций приводятся также и примеры их использования. В окне нужно выбрать функцию и нажать кнопку ОК.

Затем в специальном окне, расположенном под строкой формул, нужно ввести аргументы функции. После этого ввод функции (но не формулы!) будет полностью завершен.

Пусть необходимо вычислить квад-!=! ратный корень из числа в ячейке А1 и занести его в ячейку В1. Для вычисления квадратного корня используется функция КОРЕНЬ (число), но извлечь квадратный корень можно только из неотрицательного числа. Поэтому сначала нужно проанализировать число в ячейке А1. Используем для этого функцию ЕСЛИ. Она имеет три аргумента:

Лог выражение — значение или выражение, которое при вычислении дает значение Истина или Ложь;
Значение если истина — возвращаемое значение, если лог_выражение имеет значение Истина;
Значение если_ложь — возвращаемое значение, если лог_выражение имеет значение Ложь.

Аргументы значение _если_ истина и значение _если_ ложь могут быть формулами.

Введите в ячейку В1 следующую формулу:

=ЕСЛИ(АК0;"Ошибка!";КОРЕНЬ (А1))

Она означает, что если число в ячейке А1 меньше 0 (условие истинно), то в ячейку В1 будет занесен текст "Ошибка!", а иначе (если условие ложно) из числа в ячейке А1 будет извлечен квадратный корень и занесен в ячейку В1. Попробуйте после этого ввести в ячейку А1 положительные и отрицательные числа и посмотрите, какое значение будет занесено в ячейку В1.

Архивация данных

Архивация - сжатие одного или более файлов с целью экономии памяти и размещение сжатых данных в одном архивном файле.

Архивация информации, хранящейся в компьютере, является важной частью работы на нем. Во-первых, процесс архивации позволяет создать резервные копии наиболее важных файлов на случай непредвиденных ситуаций в работе. Во-вторых, архивирование позволяет увеличить объем свободного дискового пространства на жестком диске за счет архивирования неиспользуемых файлов и удаления их с диска. Существует множество программ-архиваторов.

Архиватор - программа или комплекс программ, выполняющие сжатие (архивирования) файлов и восстановление сжатых данных в первоначальном виде (разархивирование).

Рассмотрим наиболее известный из них - архиватор WinRAR.

Общие сведения об архиваторе WinRAR

Архиватор WinRAR - представляет собой 32-разряднуб версию RAR для Windows, современного мощного средства создания архивов управления ими.

Существует несколько версий RAR для различных операционных систем, в том числе, RAR для DOS, OS/2,Windows (32-разрядная), UNIX.

Разработано две версии RAR для Windows:

с графическим интерфейсом пользователя - WinRAR.exe
консольная - Rar.exe, работающая из командной строки.

Возможности архиватора WinRAR:

полная поддержка архивов RAR и ZIP;
высокоэффективный алгоритм сжатия данных;
специальный алгоритм мультимедиа-сжатия;
оболочка с поддержкой технологии перетащить-и-оставить;
интерфейс командной строки;
управление архивами других форматов;
поддержка архивов, в которых степень сжатия на 10-50% больше чем при обычных методах сжатия;
поддержка многотомных архивов;
создание самораспаковывающихся архивов;
восстановление физически поврежденных архивов;
другие функции: шифрование, добавление архивных комментариев, ведение протокола ошибок и др.

Архивация данных

Для запуска WinRAR используйте один из двух способов. Дважды щелкните мышью или нажмите Enter на значке WinRAR на рабочем столе системы. Можно также запустить архиватор, выполнив команды из меню Пуск / Программы, затем щелкнуть по папке WinRAR и еще раз в появившемся подменю щелкнуть по пункту WinRAR.

При запуске WinRAR показывает в основном окне (рис.1.1.) список файлов и папок в текущей папке. Нужно перейти в папку, в которой находятся файлы для архивации.

Для изменения текущего диска можно использовать комбинацию клавиш Ctrl+D, список дисков под панелью инструментов или щелкнуть мышкой на маленьком значке диска в нижнем левом углу окна.

Для перехода в родительскую папку используйте клавиши Backspace, Ctrl+PgUp, маленькую кнопку Вверх под панелью инструментов или дважды щелкните на папке (с двумя точками) “..” в списке файлов. Для перехода в другую папку нажмите Enter, Ctrl+PgDn или дважды щелкните мышью на этой папке. Для перехода в корневую папку текущего диска нажмите две клавиши Ctri+\.

Открыв папки с файлами, выделите файлы и папки, которые надо заархивировать. Выделение можно сделать клавишами управления курсором или левой клавишей мыши при нажатой клавише Shift. Выделять файлы в окне WinRAR можно также клавишами Пробел или Ins. Клавиши “+” и “-” на цифровой клавиатуре выделяют и снимают выделение с группы файлов.

Выделив файлы, щелкните мышью по кнопке Добавить (Add). В появившимся в диалоговом окне (рис.1.2.) оставьте имя, предложенное по умолчанию, или введите другое имя будущего архива. Выберите формат нового архива (RAR или ZIP) и его параметры. Щелкните OK для создания архива.

Во время архивации отображается окно со статистикой. По окончании архивации окно статистики исчезнет, а созданный архив станет текущим выделенным файлом.

Добавлять файлы в существующий архив RAR можно с помощью перетаскивания.

Выделив архив в окне WinRAR, нажмите Enter (или дважды щелкните мышью) на его имени - WinRAR прочтет архив и покажет его содержимое.

Теперь можно добавить файлы в архив, просто перетащив их из другой программы окно WinRAR.

Извлечение файлов из архива

Чтобы извлечь файлы архиватором WinRAR, откройте архив в WinRAR.

Открыть архив можно несколькими способами:

дважды щелкнуть мышью или нажать Enter на файле архива в системе Windows (в Проводнике или на Рабочем столе);
дважды щелкнуть мышью или нажать клавишу Enter на файле архива в окне WinRAR;
перетащить архив на значок или окно WinRAR. Перед тем как это сделать, убедитесь, что в окне WinRAR не открыт другой архив иначе архив будет добавлен в открытый;
запустить WinRAR из командной строки с именем архива в качестве параметра.

При открытии архива в окне WinRAR выводится его содержимое. Выделите те файлы и папки, которые вам необходимо извлечь. Это можно сделать клавишами управления курсором или левой кнопкой мыши при нажатой клавише Shift. Выделять файлы в WinRAR можно также клавишами Пробел или Ins. Клавиши “+” и “ - ” на цифровой клавиатуре позволяют выделять и снимать выделение с группы файлов с помощью шаблонов.

Выделив файлы, щелкните на кнопке Извлечь в ... (Extract to), введите в появившемся окне путь и параметры извлечения и нажмите OK.

Во время извлечения отображается окно со статистикой. Если извлечение закончится без ошибок, то WinRAR вернется в исходное состояние, в противном случае появится Окно диагностических сообщений.

Ограничения архиватора

По сведениям от разработчиков количество добавляемых в архив файлов зависит от объема доступной памяти и длины их имен. Для добавления одного файла нужно ориентировочно 128 Мб памяти. WinRAR тестировался на архивах содержащих до 10 миллионов файлов.

Размер архива RAR, также как и любого файла в архиве RAR, ограничен объемом 8589934591 Гб. Размер архива ZIP, также как и любого файла в архиве ZIP, не может превышать 4 Гб. Разработчики утверждают, что формат архива RAR значительно лучше оптимизирован для сложных задач с использованием большего количества файлов и гигабайтных дисковых пространств.