3.3. Обеспечение правовой безопасности (на примере ООО «Валентин»)

Как ни странно, наибольшее число потерь торговые предприятия терпят в результате ошибок и нарушений, которые допускают сотрудники вследствие неотлаженной системы экономико-правовой безопасности. Решить эту проблему на торговых предприятиях поможет только служба безопасности предприятия и правовой защиты бизнеса методом юридически закрепленного оформления договорных отношений, заказа поставщику, приема товара, а также методом принятия оперативных и грамотных решений в случае ошибок в работе с документами и в случае задержания нарушителя.

Практика работы торговых сетей показывает, что основной причиной потерь торговых компаний являются вовсе не убытки, причиняемые умышленными действиями покупателей и персонала. От 80 до 95% потерь происходит в ходе обеспечения операционной деятельности торговых объектов в результате ошибок и нарушений сотрудниками. Единственным действенным способом снижения данного вида потерь является лишь налаженная система учета товародвижения, стандартизация всех процедур, осуществляемых на различных его этапах, и строжайший контроль их соблюдения.

Служба безопасности создается в интересах собственной безопасности учредителя, однако роль службы безопасности в ее обеспечении не определена. Представляется, что служба безопасности предназначена, прежде всего, для организации защиты от всех видов потенциальных угроз.

Правовой статус службы безопасности предприятия имеет ряд особенностей, которые выделяют его из других форм охранной деятельности.
Прежде всего, обращает на себя внимание особый порядок создания и ликвидации службы безопасности.

Под предприятием, которое вправе учреждать собственную службу безопасности, понимается исключительно юридическое лицо.

В ООО «Валентин» также существует служба безопасности (СБ).

Приведем краткий перечень возможных действий службы безопасности ООО «Валентин» по пресечению, устранению или нейтрализации угроз в рамках основных видов безопасности: [17, с. 51]

• 
  Физическая безопасность – охрана персонала от насильственных преступлений, предупреждение таких преступлений.
  
• 
  Информационная безопасность – сохранение коммерческой тайны, борьба с хакерами и т.п.
  
• 
  Экономическая безопасность – охрана имущества предприятия, борьба с экономическим шпионажем и т.д.
  
• 
  Психологическая безопасность – информирование персонала предприятия об отсутствии реальных угроз, адекватное реагирование на дезинформационные мероприятия и т.д.
  

В СБ магазина розничной торговли «Валентин» задействованы:

• 
  Поставщик — компания, осуществляющая поставку товаров в торговую сеть.
  
• 
  Директор — должностное лицо торговой организации, руководящее деятельностью ее розничного структурного подразделения (директор, управляющий и т.д.).
  
• 
  Заведующий секцией — должностное лицо торгового объекта, руководящее подразделением по реализации группы товарных категорий (например, секции «Гастрономия», «Бакалея», «Фрукты-овощи» и т.д.).
  
• 
  Менеджер грузовой зоны — должностное лицо торгового объекта, осуществляющее руководство работой сотрудников грузовой зоны торгового объекта.
  
• 
  Менеджер по приему товара — должностное лицо торгового объекта, осуществляющее прием товара, возврат товара поставщику.
  
• 
  Сотрудник службы безопасности – штатный сотрудник подразделения службы безопасности торгового объекта, отвечающий за охрану порядка на предприятии.
  

Документация, регламентирующая деятельность СБ в ООО «Валентин».

Все нормативные документы регламентирующие деятельность СБ можно разделить на:

• 
  Законодательные и другие нормативные акты.
  
• 
  Местные правовые нормативные документы.
  
• 
  Локальные нормативные документы, выпускаемые на предприятии.
  

Нормативно-правовые акты (законы, постановления Правительства) являются правовой базой создания и работы СБ. К ним относятся:

• 
  Конституция РФ, правовые кодексы РФ.
  
• 
  Пакет организационно-распорядительных документов, который должен быть на предприятии.
  

Их состав и содержание не регламентированы, но они должны разрабатываться в соответствии с общегосударственными законами и правовыми актами, региональными и местными правовыми документами, регламентирующими деятельность негосударственных структур безопасности с учетом практических потребностей.

Основными нормативными документами, регулирующими деятельность СБ, являются Устав и Положение о службе безопасности.

Должностная инструкция СБ ООО «Валентин» включает:

• 
  определение служебного статуса (кому подчинен и кем руководит);
  
• 
  основные задачи сотрудника;
  
• 
  должностные обязанности;
  
• 
  квалификационные требования к должности;
  
• 
  список документов, которыми он должен руководствоваться при выполнении своих обязанностей;
  
• 
  порядок назначения и освобождения от должности;
  
• 
  место должности в организационной иерархии;
  
• 
  права и ответственность сотрудника.
  

Далее рассмотрим порядок оформления договорных документов на поставку и прием товара в ООО «Валенитин».

Договор на поставку товара

Товар может поставляться в магазин только после заключения договора с поставщиком. Условия договора определяет менеджер по приему товара, юрист торговой организации проверяет договор на соответствие законам Российской Федерации и интересам предприятия, подписывает договор на поставку продукции финансовый директор предприятия. В договоре поставки товара должны быть обозначены условия поставки, возврата и оплаты продукции.

Контракт на закупку

После заключения договора на поставку менеджер по приему товара в ООО «Валентин» составляет контракт на закупку. В нем указывается:

• 
  номер контракта;
  
• 
  дату контракта (при изменении контракта его первоначальная дата меняется на дату изменения контракта);
  
• 
  срок действия контракта (с … по …);
  
• 
  место поставки (указываются конкретные торговые объекты);
  
• 
  наименование поставщика;
  
• 
  дни недели, в которые возможна заявка; дни недели, в которые возможна поставка;
  
• 
  спецификацию (артикулы и наименования), по которой поставщик будет поставлять товар;
  
• 
  закупочные цены на товар;
  
• 
  количество товара в транспортной упаковке.
  

Для работы с контрактом он имеет статус «принят», при запрете работы с контрактом присваивается статус «заблокирован». При завершении срока действия контракта его либо продлевают, либо блокируют. При создании и любом изменении контракта его разсылают в периферийные базы магазинов, в которые возможна поставка товара по данному договору.

При исключении какого-либо товара из контракта в карточке торговой системы данного товара убирают признак «прием разрешен». Все карточки с признаком «прием разрешен» должны присутствовать в одном из действующих контрактов. Исключать товар из контракта можно только после выполнения поставщиком всех заказов, содержащих данную позицию.

При изменении контрактов менеджер по приему товара вносит изменение в номенклатуру товаров ООО «Валентин». При запрете реализации и заказа из номенклатуры магазина артикул изымают, а при внесении в контракт или разрешении на реализацию в номенклатуру соответствующего торгового объекта — добавляют его.

Все решения и действия по изменению параметров артикула, а также все изменения в документе «контракт на закупку» производит только менеджер по приему товаров.

Процедура оформления заказа на поставку товара в ООО «Валентин».

Планирование заказов

Заказ поставщику формируется только согласно графику заказов. В графике заказов указаны дни недели, когда поставщик принимает заказ, и дни недели, когда осуществляется поставка товара.

Формирование заказа поставщику

Заказ делает менеджер по приему товара. Заказ может быть сделан только на основании контракта.

Для формирования заказа поставщик предъявляет менеджеру ООО «Валентин» «Бланк-заказ».

В отчете «Бланк-заказ» указывается:

• 
  период реализации;
  
• 
  номера контрактов на закупку;
  
• 
  место хранения (магазин);
  
• 
  при необходимости выбирабют группу товаров, по которой формируется заказ.
  

В отчете «Бланк-заказ» показываются следующие данные:

• 
  номер контракта;
  
• 
  артикул и его наименование;
  
• 
  даты последнего прихода и последней продажи;
  
• 
  розничная цена;
  
• 
  реализация в количестве последних трех месяцев и дни реализации;
  
• 
  реализация в этом же месяце год назад;
  
• 
  реализация за выбранный период;
  
• 
  текущий остаток;
  
• 
  на сколько дней хватит данного текущего остатка;
  
• 
  количество уже заказанного товара;
  
• 
  количество товара в транспортной упаковке.
  

В графе «заказ» указывается количество товара, необходимое для заказа. Заказ формируется кратно числу, указанному в графе «количество товара в транспортной упаковке».

Оформление заказа поставщику

В заказе поставщику указывают:

• 
  номер заказа;
  
• 
  название поставщика, которому делается заказ;
  
• 
  место поставки (торговый объект, для которого предназначена поставка по заказу);
  
• 
  дату заявки (когда сделана заявка);
  
• 
  дату поставки (когда товар будет доставлен в торговый объект);
  
• 
  спецификацию заказа (артикул и наименование товара, заказываемого поставщику);
  
• 
  закупочные цены;
  
• 
  количество заказываемого товара в штуках (килограммах);
  
• 
  внешние штрих-коды заказываемого товара и количество в транспортных упаковках.
  

Оформленный заказ передают представителю поставщика либо отправляют его поставщику по электронной почте или факсу до 14:00 дня, в который сделан заказ.

Контроль выполнения заказов

Ежедневно менеджер проверяет выполнение заказов за предыдущий день. В торговой системе отбираются заказы в статусе «размещен» с датой поставки предыдущего дня.

Выполнение заказов контролируется еженедельно отчетом «Анализ заказов поартикульно».

В отчете «Анализ заказов поартикульно» показываются следующие данные:

• 
  номер заказа;
  
• 
  дата заказа;
  
• 
  поставщик;
  
• 
  дата поставки и номер накладной (если поставка произведена);
  
• 
  артикулы и наименования товаров, участвующих в заказе;
  
• 
  количество заказанного товара;
  
• 
  количество поставленного товара;
  
• 
  процент выполнения заказа по количеству;
  
• 
  сумма заказанного товара;
  
• 
  сумма поставленного товара;
  
• 
  сумма недоставки;
  
• 
  процент выполнения заказа по сумме.
  

В отчете «Анализ заказов поартикульно» указывают:

• 
  номера или диапазон дат, необходимых для контроля заказов;
  
• 
  место хранения (магазин);
  
• 
  поставщика, по которому проводится контроль выполнения заказов;
  
• 
  при необходимости — группу товаров, по которой проводится контроль выполнения заказов.
  

По отчету «Анализ заказов поартикульно» проводится анализ поставок. Именно полнота поставок является определяющим фактором при выполнении плана продаж магазина, так как реализация зависит от наличия товара. При обнаружении невыполнения заказа поставщиком более чем на 20% сообщают финансовому директору ООО «Валентин» для принятия мер к обеспечению магазина необходимым товаром.

При формировании заказа конкретной товарной позиции ответственный менеджер не проводит анализ товарных остатков, не анализирует среднесуточную реализацию, периодичность поставок, иные объективные обстоятельства, влияющие на снижение или повышение покупательского спроса на данный товар (будни или выходные дни, предпраздничные продажи и т.д.). В результате заказывается и поступает такое количество товара, из которого реализовать в пределах срока его годности возможно лишь половину. В случае невозможности возврата нереализованного товара поставщику весь такой товар подлежит списанию и утилизации. Соответственно, его стоимость полностью включается в потери предприятия. Выявляются такие ошибки, как правило, в процессе списания. Служба безопасности, как и руководитель магазина, визирующий акт списания, должны задумываться о количестве списываемого товара, причинах и виновности соответствующих должностных лиц в больших объемах списываемого товара. [49]

Планирование приема товара

Ежедневно в 18.00 финансовый директор ООО «Валентин» распечатывает реестр заказов в статусе «размещен» с датой поставки, соответствующей дню, следующему после дня распечатки реестра. Финансовый директор предприятия подписывает данный реестр и передает его менеджеру по приему товара не позднее 19:00. Копию реестра заказов финансовый директор предприятия передает менеджеру по приему товаров для организации учета прибытия автотранспорта в торговый объект.

Менеджер грузовой зоны по реестру распределяет работу персонала грузовой зоны. В реестре заказов менеджер грузовой зоны отмечает номера накладных на перемещение товаров с виртуального склада возврата, подготовленных на возврат. Данные о подготовленных возвратах менеджер по грузовой зоны берет из «журнала учета возвратов поставщику».

Регистрация прибытия поставщика

При прибытии автотранспорта поставщика с товаром менеджер грузовой зоны регистрирует время прибытия автотранспорта в журнале учета прибытия-убытия автотранспорта с товаром и оборудованием (табл. 16), предварительно проверив наличие данного поставщика в реестре заказов. При соответствии данных он вносит данные в «журнал учета прибытия-убытия автотранспорта с товаром и оборудованием» и сообщает о прибытии поставщика менеджеру по приему товара. Если поставщик отсутствует в реестре заказов, менеджер грузовой зоны связывается с менеджером по приему товаров.

Менеджер по приему товаров ставит об этом в известность финансового директора торгового объекта. Финансовый директор ООО «Валентин», проанализировав ситуацию, принимает решение о целесообразности приема товара. В случае принятия решения о приеме товара от поставщика, не зарегистрированного в реестре заказов, финансовый директора ООО «Валентин» вносит данного поставщика в реестр заказов, удостоверив такое решение своей подписью.

На поставщиков, поставляющих товар в ООО «Валентин» чаще одного раза в день или имеющих такую возможность (например, местные производители и поставщики фруктов), правило приема по реестру заказов не распространяется. В каждом торговом объекте у менеджера грузовой зоны должен быть список таких поставщиков, утвержденный финансовым директором предприятия. Указанные в списке поставщики принимаются без реестра заказов при наличии заказа с датой поставки, соответствующей текущей дате.

Таблица 16 - Форма журнала учета прибытия-убытия автотранспорта с товаром и оборудованием



Прием товара

Сопроводительную документацию представитель поставщика передает менеджеру по приему товара. Менеджер по приему товара проверяет комплектность и правильность оформления сопроводительных документов (товарно-транспортной накладной, счета-фактуры, сертификата, удостоверения качества и т.д.). Менеджер по приему товара начинает приемку только при наличии полного комплекта правильно оформленных документов.

Если документация предоставлена не в полном объеме или неправильно оформлена, менеджер по приему товара, проанализировав ситуацию, принимает решение о целесообразности приема товара.

Менеджер по приему товара в ходе приема товара проверяет:

• 
  количество поставленных товаров (товар принимается кратно упаковке);
  
• 
  целостность и качество доставленных товаров и упаковки;
  
• 
  наличие и читаемость штрих-кода, при этом весь штучный товар необходимо сканировать в отдельности, товар без штрих-кода не принимается;
  
• 
  соответствие штрих-кода наименованию товара;
  
• 
  весовой товар, который необходимо взвешивать при приемке, принимается в количестве, указанном в распечатанном заказе. Допускается прием товара с превышением веса, указанного в заказе, не более чем на 20%;
  
• 
  срок годности товара, товар с длительными сроками реализации, у которого оставшийся срок годности менее 1/3 от срока реализации, не принимается; товар со сроком реализации до 1 месяца не принимается, если оставшийся срок годности менее 2/3 от срока реализации.
  

Товар, не принятый по одной из вышеуказанных причин, аккуратно вычеркивается менеджером по приему товара из накладной. Если позиция не принята по количеству, то зачеркивается только количество позиций, указанных в товарно-транспортной накладной, и рядом аккуратно вписывается фактически принятое количество.

Если у поставщика имеется возвратная тара, то менеджер по приему товара отдает ее в обязательном порядке, при этом подтверждая возврат тары и ее количество, поставив соответствующий штамп и подпись на двух экземплярах накладных.

Фактическое количество товара, полученное во время подсчета, вносится в терминал сбора данных. Терминал сбора данных с внесенными данными менеджер по приему товара передает оператору ввода данных для формирования приходной накладной и получает у оператора ввода данных первый экземпляр накладной с проверенными ценами и отсутствием позиций с превышением цены. Менеджер по приему товара производит вычеркивание позиций в обоих экземплярах товарно-транспортной накладной и по количеству, и по цене. Все вычеркнутые позиции необходимо заверить подписью экспедитора поставщика напротив каждого вычерка.

Менеджер по приему товара регистрирует прием товара в журнале учета приема товара, подписывает товарно-транспортную накладную и передает один экземпляр менеджеру грузовой зоны.

Во втором экземпляре товарно-транспортной накладной менеджер по приему осуществляет ввод данных для окончательной проверки корректности внесенных данных в торговой системе. После проверки товарно-транспортная накладная и счет-фактура передаются бухгалтеру ООО «Валентин» для сверки соответствия данных, подшивки документов и ведения бухгалтерского учета.

Менеджер грузовой зоны отмечает время убытия и делает отметку в журнале учета прибытия-убытия автотранспорта с товаром и оборудованием.

Менеджер грузовой зоны сообщает о завершении приема товара. Торговый персонал в контакте с менеджером грузовой зоны организуют транспортировку принятого товара в торговый зал.

В ходе приема товара могут допускаться ошибки как со стороны менеджеров по приему товара. Эти ошибки могут причинить значительный ущерб торговой организации.

Невнимательность менеджера по приему товара может привести к тому, что приходуется товар, фактически не поставленный в магазин. На практике приходилось сталкиваться с ситуацией, когда товар принимался (то есть ставились подписи на приходных накладных) на основании данных заказа поставщику, фактически же товар не пересчитывался. В результате «принималось» количество товара в два раза меньше, чем поставлялось фактически.

Прием товара по штрих-коду

В ООО «Валентин» прием товара осуществляется только по штрих-кодам на поставляемой продукции.

Без штрих-кода разрешено принимать только следующие виды продукции:

1. 
   весовой товар;
   
2. 
   товары, реализуемые по короткому штрих-коду согласно утвержденному списку;
   
3. 
   упаковочную тару (подложки, пакеты, тару под салаты), которую магазин не реализует в розницу. Данная продукция принимается без заказа;
   
4. 
   одноразовую посуду.
   

При приеме товара на каждую транспортную упаковку (коробку) обязательно приклеивается местный штрих-код, распечатанный на термотрансферном принтере этикеток (Datamax, Zebra, Citizen, Godex, Argox, Proton и др.), при фасовке сканируется приклеенный на транспортную упаковку штрих-код и распечатывается необходимое количество штрих-кодов на аппарате «Datamax».

Запрещено принимать товар, у которого:[44, c. 57]

1. 
   нет штрих-кода, за исключением случаев, указанных выше;
   
2. 
   при приеме товара штрих-код не считывается сканером и не определяется при ручном вводе в терминал сбора данных;
   
3. 
   имеется несколько штрих-кодов на одном экземпляре товара и ни один из них не идентифицируется с данной позицией;
   
4. 
   штрих-код определяется в торговой системе под другим наименованием, например, фактически принимается позиция «полка верхняя», а при сканировании высвечивается «рыба горбуша без головы свежемороженая».
   

Прием товара осуществлять только на основании заказа.

Весь штучный товар сканируется в обязательном порядке.

Проверка работы сотрудников грузовой зоны

Товары, входящие в группу риска (товары, по которым имеются наиболее значительные потери, выявленные в ходе текущих и итоговых инвентаризаций) и обозначенные в списке, согласованном с менеджером по приему товара и утвержденном финансовым директором (бухгалтером), принимаются только в присутствии охранника и сопровождаются им до момента выкладки в торговый зал.

Не реже одного раза в месяц финансовый и генеральный директора ООО «Валентин» проверяют работу менеджера по приему товара и менеджера грузовой зоны. Директора пересчитывают количество принятого товара непосредственно после приема товара и сравнивают их с подсчетами менеджера по приему товара. Результаты проверки заносятся в протокол. [43, с. 209]

<предыдущая страница | следующая страница>