Утверждена

Приказом Министерства

высшего и среднего

специального образования СССР

от 8 августа 1984 г. N 588
ИНСТРУКЦИЯ

О ПОРЯДКЕ ПОЛУЧЕНИЯ, ХРАНЕНИЯ, РАСХОДОВАНИЯ И УЧЕТА ЭТИЛОВОГО СПИРТА В УЧЕБНЫХ ЗАВЕДЕНИЯХ, УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ И ПРЕДПРИЯТИЯХ СИСТЕМЫ МИНИСТЕРСТВА ВЫСШЕГО И СРЕДНЕГО СПЕЦИАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ СССР
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция распространяется на все виды этилового спирта, используемого на учебно-лабораторные, научные и производственные нужды учебных заведений, учреждений, организаций и предприятий (в дальнейшем будут именоваться «учебные заведения, организации») системы Минвуза СССР.

1.2. Единицей измерения этилового спирта является литр безводного спирта при температуре +20 °С.

1.3. При учете этилового спирта определению подлежат: объем водно - спиртового раствора, содержание спирта в нем в объемных процентах (крепость) и объем содержащегося в нем безводного спирта.

1.4. Содержание спирта в водно-спиртовых растворах в объемных процентах (крепость спирта) определяется металлическим или стеклянным спиртометром в соответствии с ГОСТом 3639-79.

1.5. Количество безводного спирта находится при помощи таблиц для определения содержания этилового спирта в водно-спиртовых растворах при +20 °С, утвержденных Государственным комитетом СССР по стандартам.

1.6. Для хранения основного запаса спирта учебное заведение, организация выделяет отдельное помещение (склад), безопасное в пожарном отношении. При невозможности выделения отдельного складского помещения допускается хранение спирта в помещении совместно с другими жидкостями при условии совместимости его хранения.

Храниться на складе спирт должен в металлических резервуарах различной емкости и формы, изготовленных из металлов, не влияющих на изменение первоначального качества спирта.

В помещение (склад), где хранится основной запас спирта, посторонние лица не должны допускаться. Склад должен иметь хорошие запоры и при уходе лица, ответственного за хранение спирта, запираться, опечатываться или опломбироваться. По окончании рабочего дня склад (помещение) сдается под расписку дежурной охране вуза, организации с записью в постовом журнале. При вневедомственной охране порядок сдачи определяется руководителями учебного заведения, организации и органов охраны.

1.7. Хранить небольшое количество спирта, отпускаемого на учебно-лабораторные, научные и производственные нужды в подразделения учебного заведения, организации (кафедры, лаборатории, отделы, цеха), можно в металлических бочках, бутылях или бидонах, тщательно закупоренных пробками и помещенных в специальные или металлические шкафы, ящики, запирающиеся на замок. Ответственность за обеспечение правильного хранения и расходования запасов спирта несут руководители подразделений.

1.8. Ответственность за сохранность спирта, получаемого с основного склада для подразделений, несут кладовщики этих подразделений, с которыми заключаются договоры о материальной ответственности. Договор составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, а второй хранится в подразделении. По каждому подразделению для получения и хранения спирта выделяется одно материально-ответственное лицо. При увольнении, перемещении или уходе в отпуск материально-ответственного лица назначается другое материально-ответственное лицо, с которым также заключается договор о материальной ответственности. До назначения нового материально-ответственного лица выдача спирта с основного склада подразделению не производится.

1.9. Списание предельно допускаемых потерь спирта при хранении, перемещении и разливе в мелкую тару производится по нормам согласно приложению N 1 только в том случае, если при инвентаризации выявлена недостача.

1.10. Взыскание с виновных лиц стоимости недостающего и испорченного спирта (всех сортов и видов) производится по прейскурантной розничной цене питьевого спирта-ректификата.

При отсутствии розничных цен возмещение ущерба при недостаче или умышленной порче всех видов и марок спирта этилового сырца, спирта этилового технического и спирта этилового ректифицированного в соответствии с Указаниями, утвержденными постановлением Государственным комитетом СССР по ценам от 29.12.81 N 1372, производится в размере 25 рублей за 1 литр крепостью 95 % с надбавками (скидками) в размере 26 коп. за каждый процент повышенной (сниженной) крепости в 1 литре.

1.11. Работники учебных заведений и организаций, связанные с приемкой, хранением, отпуском, расходованием и учетом спирта, должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией.

2. Приемка спирта на склад
2.1.Получение спирта от поставщика производится назначенным приказом руководителя учебного заведения, организации работником или заведующим складом, хранящим спирт, в тару, которая должна быть чистой и без течи.

Тара должна закрываться пригнанными пробками и иметь приспособления для наложения пломбы или печати. На таре должны быть нанесены трафареты (масляной краской): наименование владельца, номер тары, емкость, вес, дата измерения, "огнеопасно". Использование спиртовой тары, кроме перевозки и хранения спирта, запрещается.

В случаях, если спирт доставляется на склад не заведующим складом, хранящим спирт, а другим лицом, прием спирта заведующим складом (если он не является дипломированным химиком) производится при обязательном участии химика, где таковой имеется, или другого компетентного лица, специально на это уполномоченного руководством учебного заведения, организации.

2.2. Складской, бухгалтерский и оперативный учет по приходу и расходу спирта ведется в мерном (объемном) исчислении (литр) по наименованиям и крепости.

2.3. При возврате на склад кафедрами, лабораториями, отделами, цехами использованного спирта в результате применения его в экспериментах с пониженной крепостью составляется акт о причинах, повлекших снижение крепости. Хранится такой спирт на складе в отдельной таре и учитывается на отдельной карточке. Порядок дальнейшего использования возвращенного спирта с пониженной крепостью определяется руководителями учебных заведений и организаций.
3. Хранение спирта в учебных заведениях и организациях
3.1. Ответственность за принятое от поставщика количество спирта, сохранность его, отпуск в соответствии с данной Инструкцией несет заведующий складом или кладовщик.

3.2. Ответственность за сохранность и использование по назначению отпущенного в подразделения спирта на учебно-лабораторные, научные и производственные нужды несут лица, получившие спирт от материально-ответственного работника этого подразделения и руководитель подразделения.

Ответственность за хранение спирта, не розданного для работ, несет материально-ответственное лицо подразделения.
4. Порядок отпуска и расходования спирта на учебно - лабораторные, научные и производственные нужды
4.1. Отпуск спирта со склада производится по требованию (накладной), подписанному руководителем учебного заведения, организации или им уполномоченным заместителем, начальником отдела снабжения с обязательной подписью главного бухгалтера или его заместителя. Отпуск спирта без наличия этих подписей не производится. Образцы подписей лиц, подписывающих требования на отпуск спирта, должны быть переданы заведующему складом (кладовщику).

4.2. Выписка требований производится на основании разработанных учебным заведением, организацией норм расхода спирта на учебно-лабораторные, научные и производственные нужды. Ответственность за правильную выписку требований в пределах утвержденных норм расхода спирта возлагается на лиц, подписывающих требования. Для лабораторий, ведущих поисковые научно-исследовательские работы, химических лабораторий, где спирт расходуется как растворитель-реактив, для проведения различных опытов из-за невозможности составления многочисленных норм расхода и предварительного определения количества операций по распоряжению руководителя учебного заведения, организации устанавливается ежемесячно норма расхода каждой лаборатории, исходя из практически сложившегося расхода за предыдущие месяцы, предстоящих работ и экономного расходования.

В случае отпуска спирта на выполнение разовых работ, на которые отсутствуют нормы, лаборатория, отдел, цех представляют обоснованный разовый расчет.

4.3. Норма расхода спирта и разовые расчеты утверждаются руководителем учебного заведения, организации или на то им уполномоченным заместителем. Требования при отсутствии норм расхода спирта или разовых утвержденных расчетов не подписываются главным бухгалтером или его заместителем и отпуск спирта не производится.

4.4. Выдача спирта для нужд экспедиций при нецелесообразности ежемесячного пополнения израсходованного количества (отдаленность, неудобство доставки и т.д.) производится на весь период работы по расчету руководителя экспедиции, составленному по действующим нормам и утвержденному руководителем учебного заведения или уполномоченным заместителем руководителя.

4.5. Отпуск спирта на кафедры, в лаборатории, отделы и цеха в зависимости от условий его хранения и наличия тары в подразделениях может производиться на 10, 20, 30 дней потребности.

4.6. Кафедры, лаборатории, отделы и цеха учет поступления и расхода спирта осуществляют в журнале, образец которого с пояснениями о его ведении прилагается (приложение N 2).

4.7. По данным этого журнала руководитель подразделения или лицо, на которое возлагается хранение спирта, составляет и представляет в бухгалтерию акт-отчет (приложение N 3) за 10, 20 или 30 дней, т.е. в зависимости от установленного порядка отпуска спирта в подразделения. Акт-отчет утверждается руководителем учебного заведения, организации или им уполномоченным заместителем.

4.8. Ответственность за правильное ведение журнала и составление акта о расходовании спирта несет руководитель подразделения (кафедры, лаборатории, отдела, цеха).

4.9. Без представления утвержденного акта в бухгалтерию об израсходовании ранее полученного спирта и справки руководителя подразделения о количестве используемого в работе спирта, не подлежащего списанию ввиду не завершения процесса работ, в котором он используется в качестве материала, отпуск спирта прекращается впредь до получения акта и справки.

4.10. В тех случаях, когда допущен сверхнормативный расход спирта, руководитель подразделения представляет объяснение с указанием причин перерасхода. Дополнительное количество спирта может быть отпущено только после рассмотрения объяснения и утверждения его руководителем учебного заведения, организации или его уполномоченным заместителем.

4.11. Отпуск спирта сторонним учреждениям и организациям без разрешения управления (отдела) снабжения соответствующего Минвуза не разрешается.

5. Учет и инвентаризация спирта
5.1. Ответственное лицо (завскладом, кладовщик) за хранение основных запасов спирта обязано ежедневно отражать в карточках складского учета операции по приходу и расходу спирта и выводить на конец дня его остаток. Карточки ведутся раздельно по наименованиям и крепости спирта.

5.2. Отпущенный со склада спирт в лаборатории, отделы, цеха бухгалтерия относит в подотчет материально-ответственного работника подразделения, выделенного руководством подразделения и оформленного приказом руководителя учебного заведения, организации.

5.3. Списание бухгалтерией спирта с подотчета на расходы учебного заведения, организации производится на основании составленных в подразделении актов (п. 4.7.).

5.4. Отпуск со склада спирта без требований или сверх установленных норм (лимитов) категорически запрещается.

5.5. Утвержденные нормы расхода спирта и разовые расчеты на отпуск спирта хранятся в бухгалтерии, в отделе снабжения и у материально-ответственного лица подразделения.

5.6. Инвентаризация спирта, не находящегося в процессе работ, должна производиться ежеквартально по состоянии на 1 число первого месяца квартала комиссией, назначенной руководителем учебного заведения, организации. В состав комиссии обязательно включаются представители лабораторий, отделов, цехов и работники бухгалтерии. Кроме того, периодически проводятся внезапные инвентаризации спирта. Инвентаризация проводится во всех местах хранения (на складе, в лабораториях, цехах и т.д.) в присутствии материально-ответственного лица.

5.7. Наличие спирта в ходе ежеквартальных инвентаризаций определяется путем пропускания его через мерники. При больших остатках и наличии товарных весов количество спирта определяется путем взвешивания (с брутто снимается вес тары по трафарету бочки) и пересчета физического веса в безводный спирт по таблице для определения количества (в литрах) безводного спирта в 1 кг водно-спиртового раствора. Однако и в этих случаях один раз в году (в период наименьших остатков) наличие спирта определяется обязательно путем пропускания через мерники. Одновременно с проведением инвентаризации производится определение крепости спирта.

5.8. В акте о снятии остатков спирта перечисляются емкости (тара), содержащие спирт, а также те, в которых на момент инвентаризации не имелось спирта, т.е. в акте должны быть указаны все без исключения числящиеся за материально - ответственным лицом емкости, предназначенные для хранения и транспортировки спирта.

5.9. Акт снятия остатков спирта должен быть оформлен в день проверки и не позднее следующего дня передан в бухгалтерию за подписью членов комиссии и материально - ответственного лица.

5.10. В случае выявления излишка или недостачи спирта бухгалтерия требует от материально - ответственного лица письменное объяснение. При отказе дать объяснение в акте об этом делается соответствующая запись. После получения объяснения или отказа в его представлении инвентаризационная комиссия дает заключение о недостаче или излишке спирта.

5.11. Порядок проведения инвентаризации спирта, оформление ее результатов урегулирование инвентаризационных разниц производится в полном соответствии с Положением о бухгалтерских отчетах и балансах бюджетных учреждений и Основными положениями по инвентаризации, утвержденными письмом Министерства финансов СССР от 30.12.82 N 179.
6. Ответственность за пожарную безопасность в местах хранения спирта.
6.1. Разработка противопожарных мероприятий и ответственность за пожарную безопасность хранения спирта в учебных заведениях и организациях возлагается приказом руководителя на соответствующую службу и конкретных должностных лиц.
Начальник Управления

бухгалтерского учета

и отчетности

Приложение N 1
Утверждены

постановлением Госснаба СССР

от 31 декабря 1975 г. N 112
НОРМЫ

ЕСТЕСТВЕННОЙ УБЫЛИ ЭТИЛОВОГО СПИРТА ПРИ ХРАНЕНИИ, ПЕРЕМЕЩЕНИЯХ И ТРАНСПОРТИРОВКЕ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНЫМ, РЕЧНЫМ И АВТОМОБИЛЬНЫМ ТРАНСПОРТОМ
(ИЗВЛЕЧЕНИЕ)

Наименование операции и единицы измерения	Южная зона		Вся остальная территория СССР, не вошедшая в южную зону
	октябрь - март	апрель - сентябрь	октябрь - март	апрель - сентябрь
Внутрискладские операции
1. При хранении в стационарных цистернах (в декалитрах безводного спирта за каждый полный месяц на I кв. м поверхности зеркала испарения спирта):
в закрытых спиртохранилищах	0,01	0,03	0,009	0,027
на открытых площадках	0,02	0,08	0,018	0,072
2. При хранении в железных бочках (в процентах к количеству хранящегося безводного спирта за каждый полный месяц хранения. Потери за каждые сутки исчисляются в размерах 1/30 месячной нормы)	0,12	0,15	0,11	0,12
3. При однократных перемещениях на заводах и базах (мерник-цистерна, цистерна-мерник, цистерна- цистерна) в процентах к количеству перемещенного безводного спирта:
при перекачке центробежным насосом	0,025	0,04	0,017	0,025
при сливе самотеком	0,015	0,025	0,01	0,02
Транспортные операции
4. При наливе из мерника в вагоны - цистерны и автоцистерны, а также при наполнении пристанционных емкостей (в процентах к количеству наливаемого безводного спирта):
насосом	0,045	0,07	0,032	0,053
самотеком	0,03	0,05	0,025	0,04
6. При наполнении из мерника железных бочек, при сливе из железных бочек в мерник, цистерну или иную емкость (в процентах к количеству наливаемого и сливаемого безводного спирта)	0,09	0,10	0,08	0,09
8. При транспортировке в автоцистернах и железных бочках (в процентах к количеству перевозимого безводного спирта):
на расстоянии от 0,5 до 50 км	0,03	0,04	0,02	0,03
на расстоянии от 51 до 200 км	0,0007	на каждый последующий пройденный фактически километр
на расстоянии свыше 200 км	0,001	на каждый последующий пройденный фактически километр
10. При транспортировке в железных бочках водным или железнодорожным транспортом (в процентах за каждые сутки к количеству перевозимого безводного спирта)	0,03	0,04	0,03	0,04

Примечание:

1. К южной зоне относятся:

В РСФСР: Дагестанская АССР, Кабардино-Балкарская АССР, Северо-Осетинская АССР, Чечено-Ингушская АССР, Краснодарский и Ставропольский края, Приморский край (кроме районов: Кировского, Иманского, Красноармейского, Пожарского, Тернейского, г. Имана и г. Лесозаводска), Астраханская и Ростовская области;

В Украинской ССР: Николаевская, Херсонская, Одесская и Крымская области;

В Казахской ССР: Джамбулская, Чимкентская, Алма-Атинская, Талды-Курганская, Кзыл-Ординская области;

Молдавская ССР;

Армянская ССР;

Грузинская ССР;

Азербайджанская ССР;

Узбекская ССР;

Туркменская ССР;

Киргизская ССР;

Таджикская ССР.

2. Указанные нормы являются предельно допустимыми и применяются только в случаях фактических недостач спирта. Списание спирта по этим нормам до установления фактических потерь не допускается.


ЖУРНАЛ

ПРИХОДА И РАСХОДА СПИРТА ПО
______________________________________________________

(наименование подразделения)

материально - ответственный Соколов П.И.

Получение спирта
N п/п	Дата	N требования лимитной карты	Един. Измерения	Приход, количество
1	2	3	4	5
1	14.06.84	125	л	2.5
2	14.06.84	--	л	--
3	15.06.84	--	л	--
4	30.06.84	140	л	3.5

Расход спирта
На какие цели выдан	Кому выдан	Кол-во выданного	Подпись получившего спирт	Подпись руководителя подразделения, разрешившего выдачу	Остаток спирта
1	2	3	4	5	6
	на проведение работ ст. лаб-ту Иванову	0,3	Иванов	Петров	2,5
Спирт ______________ (наименование, крепость)	На проведение работ лаборанту Грачеву	0,2	Грачев	Петров	2,2
	На залив в _______ ст. Технику Семенову	5,5	Семенов	Петров	2,0

Примечание:

1. Журнал ведется материально-ответственным лицом подразделения в разрезе наименований и крепости спирта. При расходе спирта в разовом порядке и отсутствии необходимости иметь запас в подразделении журнал не ведется, на использование спирта в разовом порядке составляется акт.

2. Из примера движения спирта в журнале видно, что материально-ответственным лицом полученный со склада спирт 6 л. полностью выдан работникам подразделения для использования. В графе 6 следует указывать виды работ.

3. Основанием для составления акта-отчета на списание спирта в расход являются проверенные руководителем подразделения данные об израсходовании его получившими лицами на выполненные ими работы.

4. В отдельных подразделениях по характеру выполняемых работ спирт может определенное время использоваться в качестве материала и не списываться до завершения этих работ. В этих случаях материально-ответственное лицо представляет в бухгалтерию одновременно с актом-отчетом справку руководителя подразделения о количестве спирта, находящегося в процессе работ. Списание в расход такого спирта с подотчета производится по окончании работ и предоставлении акта о его расходе.

5. При смене руководителя подразделения вновь назначенный руководитель подтверждает наличие спирта, используемого в работе и в дальнейшем несет ответственность за его использование и своевременное списание.