Компьютерные технологии доу

Госэкзамен

КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДОУ

Вопрос: Цели и задачи внедрения электронного документооборота (ЭД).
Ответ.

ЭД – информационная система, представляющая совокупность документов и функциональных задач, прохождение этих документов на основе использования информационных технологий на всех этапах жизненного цикла документа.

Цель ЭД – повышение эффективности документооборота на предприятии и организации.

Задачи:

А. В области работы с доками – обеспечение повышения лперативности и качества работы с доками:

Упорядочение документооборота (работы с док-ми).
Снижение количества рутинных операций.
Переход на безбумажную технологию.
Исключение дублирования.

Б. В области качества:

Повышение качества и оперативности контроля исполнения (исключение потерь документов, сокращение сроков прохождения, обеспечение своевременного контроля).

В. В области хранения:

Хранение (надежность, резервные копии сокращение помещений для хранения).

Г.Обеспечение эф. доступа:

Доступ к документам (единый порядок доступа и единая технология доступа, оперативный поиск, исключение несанкционированного доступа к док-м).
Создание единой БД и единого порядка совместной работы.

Вопрос: Понятие информационной технологии в ЭД и классификация.
Ответ.

Информационные технологии – комплекс (совокупность) методов информатизации и средств вычислительной техники для реализации определенных функций.

Основные этапы автоматирования:

Создание документа
Доставка-передача
Обработка
Регистрация
Контроль
Информационно-определенный поиск документа
Хранение.

Типы документов: внешние, внутренние, исходящие.

Классификация связана с основными функциями.
Классификация технологий ДОУ

Создание док-та	Текстовые, табличные редакторы (Word, Exel), СУБД – ACCES, ODB-TEXT, L. NOTES, ORC, Imagine Systems
Прием и передача информации	e-mail, факс
Регистрация, поиск и хранение док-в	БД (Project), Web-технологии
Организация доступа и информац.-справочная деятельность	Технология защиты информации, технология сжатия текстов информации, БД
Организация	Обеспечение управления
Организационное обеспечение документооборота
Подготовка и организационные презентации	Power Point, Flash
Организация рабочего дня	Project, электронные органайзеры
Организация конференций	Internet-конференции, форумы

Вопрос: Ключевые информационные технологии в ЭД.
Ответ.

Цель ЭД – повышение эффективности документооборота на предприятии и организации.

Жизненный цикл документа - …
Функции (они же этапы):

Создание документа
Доставка-передача
Обработка
Регистрация
Контроль
Информационно-определенный поиск документа
Хранение.

Информационные технологии должны обеспечить реализацию всех этапов прохождения документа (перечислить этапы, см. выше).

В ЭД определены 8 ключевых технологий документооборота.

БД
Средства разработки приложений
Электронная почта
Технологии OLE (Word, Excel)
Средства календарного планирования (Project 2000, 2002)
Средства защиты информации
Средства тиражирования
Web-технологии

Технологии БД в ЭД
БД – совокупность определенных данных, отражающих определенную предметную область.
БД: фактографические, документальные

Значение – они обеспечивают создание, хранение, поиск доков (например, БД в L.Notes, ODB-text)

Вопрос: Lotus Notes. Назначение, особенности, архитектура.
Ответ. Lotus Domino (на сервере)

Notes (клиентская часть)

LD (N) – система, которая обеспечивает не только корпоративную обработку, но и комплексную (т.е. все 8 ключевых технологий в нем реализуются, кроме OLE).
Lotus Notes – информационная система, которая позволяет осуществить комплексную автоматизацию документооборота. Многоплатформенная система.
Основные принципы концепции:

создание единого информационного пространства;
единые методологические основы прохождения документа;

единый комплекс взаимосвязанных технологий (включает ключевые технологи, кроме OLE).

единый комплекс программных и технических средств;
типизация операций.

Основные технологии, которые реализуют LN:

Документоориентированная БД, которая является хранилищем объектов (каждый объект – документ). Здесь реализован иерархический принцип создания, организации этих документов (объектов). Полнотекстовый.
Средства разработки приложений.
Электронная почта.
Система реплицирования (тиражирования).
Средства защиты информации и разграничение доступа (4 уровня безопасности)

аутентификация
цифровая подпись
контроль доступа
шифрование безопасности

Средства календарного планирования.
Web-технологии
Средства интеграции с ERP.

Вопрос: Технология БД в ЭД. Значение и место.
Ответ.

БД – совокупность определенных данных, отражающих определенную предметную область.

БД занимает ключевое место в ЭД.

БД бывают фактографические и документальные.

Фактографические содержат факты (жестко структурированную информацию об объекте или процессе)
Документальные содержат слабоструктурированную информацию, основаны на текстах. Изображения. (Текстовый документ). Выделения поискового признака (название, дата, автор документа, куда направляем документ).
Построен ODB-text по принципу Клиент-Сервер.
Internet

Сервер

БД……БД n
Наименование БД, конфигурация

Клиент

Особенность в том, что БД находятся на сервере. БД может вести только администратор. Клиент может создать свою БД (программа Дизайнер Форм). В Дизайнере форм обязательно нужно прописать тип документа (наименование, все реквизиты, кроме текста).

Пример:

Тип документа Приказ

Реквизиты Дата

Номер

Подпись

Исполнитель

Сконфигурировать БД с ODB-text:

Дать наименование
Создать 3 файла:

Main – собственно документ

Rubr – рубрикатор

Config – конфигурация
Main - .ds; .dt (прямой и инвертированный файл)
БД ODB-text – совокупность файлов, связанных между собой. Каждый файл несет свою смысловую нагрузку.
Инвертированный файл – файл, обратимый к прямому, т.е. организован по словам, встречающимся в документах, организован по алфавитному порядку. К каждому слову и инвертированном файле должна быть приписана информация о номерах документа.
Прямой файл – файл, в котором формируются все документы по мере их поступления в БД.
3 программы ODB-text: сервер, клиент, Дизайнер Форм.

Сервер предназначен для выполнения следующих операций:

создание новых БД
переназначение существующих
удаление баз и всех файлов, которые с ним связаны
закрытие баз
администрирование доступа к БД
расписание синхронизации БД

Клиент – предназначена для работы пользователя с документами, размещенными в БД.

Позволяет:

создавать и удалять документы
загружать из файла (тексты)
редактировать
рассматривать
выводить на печать
выводить в файл.

Дизайнер Форм – предназначен для определения структуры документов, которые будут храниться в БД. Работает с типами документа и их реквизитами, позволяя и создавать, менять, удалять.

Lotus Domino и Notes можно было бы охарактеризовать как систему распределенных баз данных коллективного доступа, интегрированную с возможностями электронной почты. БД коллективного доступа подразумевает возможности большого количества пользователей одновременно осуществлять доступ и обновлять содержание баз. Под распределенностью имеется в виду то, что базы данных могут располагаться одновременно на большом количестве серверов, которые периодически пересылают друг другу обновления так, что через определенное время изменения в данных, сделанные на одном сервере, достигнут любого другого. Этот процесс называется репликацией. Под БД, интегрированными с возможностями электронной почты, имеется в виду следующее. Почтовыми сообщениями могут обмениваться не только люди – пользователи Notes, но и базы данных и приложения Notes могут посылать документы и сообщения как людям, так и другим БД и приложениям Notes. И это является критически важным свойством при автоматизации деловых потоков и процедур (workflow).

Документоориентированная БД является хранилищем объектов. Каждый объект – документ. Здесь реализован иерархический принцип создания, организации этих документов (объектов). Полнотекстовый.

Вопрос: ODB-text. Назначение, задачи, архитектура.
Ответ.

ODB-text – это средство коллективной обработки документов и ведение корпоративного архива.

Отечественная разработка системы. Основные назначения:

создание документов,
хранение документов
обработка док-в.

Функции:

Однократный ввод документов и многократное их использование при решении задач данного предприятия.
Хранение различного типа документов на электронных носителях.
Обеспечение доступа к документам в БД.
Поиск документов по различным критериям: по отдельным полям, по тексту.

ODB-text позволяет решить следующие проблемы, возникающие в процессе документооборота:

Аналитическая обработка данных с целью получения информации, требуемой для принятия решения.
Интеграция данных различных продуктов.

Поддерживает форматы: Word, Excel, HTML, Power Point.

Доступ к информации из любого места локальной сети и из сети Internet.

Протокол – программа, устанавливающая правила передачи (TCP/IT) по сети.

(TCP/IT) – единое правило протокола.

Надежная защита корпоративной сети. SSL – защита БД с помощью пароля.
Оперативное обновление информации.
Простота освоения и эксплуатации системы. Достигается за счет пользовательского интерфейса.
Невысокие требования к аппаратным средствам.
Система позволяет составлять отчеты. Создаются по содержимому БД, можно заказать отчет по любому сочетанию реквизитов.

Архитектура ODB-text

Построен ODB-text по принципу Клиент-Сервер.
Internet

Сервер

БД……БД n
Наименование БД, конфигурация

Клиент

Пример:

Тип документа Приказ

Реквизиты Дата

Номер

Подпись

Исполнитель

Сконфигурировать БД с ODB-text:

Дать наименование
Создать 3 файла:

Main – собственно документ

Rubr – рубрикатор

Сервер предназначен для выполнения следующих операций:

создание новых БД
переназначение существующих
удаление баз и всех файлов, которые с ним связаны
закрытие баз
администрирование доступа к БД
расписание синхронизации БД

Клиент – предназначена для работы пользователя с документами, размещенными в БД.

Позволяет:

создавать и удалять документы
загружать из файла (тексты)
редактировать
рассматривать
выводить на печать
выводить в файл.

Основные понятия:
Понятие – термин, присутствующий в тексте документа как ключевой слово. Смысловое понятие.

Оглавление – для ускорения перемещения по тексту используется оглавление.

Ссылка – место в док-те, связанное по смыслу с другим местом документа или с другим местом другого док-та.

Точка ввода – место, на которое ссылаемся.

Поиск можно вести по рубрикантам, по реквизитам и их сочетаниям, по тексту (по словам).

Вопрос: Система БОСС-референт. Назначение, особенности, архитектура.
Ответ.
БОСС-референт – это русифицированная информационная система, работающая на основе Lotus Notes. БОСС-референт – надстройка над Lotus Notes.
БОСС-референт

Lotus Notes

Windows

Железо

Пользователи, работающие по правилам

Операционная система

Особенности – комплексная автоматизация документооборота на предприятии. Русифицированная. Позволяющая выполнять корпоративную работу. На платформе Windows.

Назначение:

Создание единого информационного пространства
Единые методологические основы прохождения документа.
Единый комплекс взаимосвязанных технологий
Типизация операций.

Архитектура включает следующие компоненты:

Общесистемные словари и справочники (хранилище нормативно-справочной информации, создающие систему координат электронного документооборота).
Общесистемные сервисы (модули, позволяющие обрабатывать информацию: шаблоны, регистратор, согласование, поручение, коммутатор).
Специализированные функциональные подсистемы (модули, предназначенные для решения независимых друг от друга задач: канцелярия, документы, внешние контакты, контроль договоров и т.д.).

Вопрос: Функциональные компоненты (подсистемы) БОСС-референта и их назначения.
Ответ.
БОСС-референт – это русифицированная информационная система, работающая на основе Lotus Notes. БОСС-референт – надстройка над Lotus Notes.
БОСС-референт

Lotus Notes

Windows

Железо

Пользователи, работающие по правилам

Операционная система

Архитектура включает следующие компоненты:

Общесистемные словари и справочники (хранилище нормативно-справочной информации, создающие систему координат электронного документооборота).
Общесистемные сервисы (модули, позволяющие обрабатывать информацию: шаблоны, регистратор, согласование, поручение, коммутатор).
Специализированные функциональные подсистемы (модули, предназначенные для решения независимых друг от друга задач: канцелярия, документы, внешние контакты, контроль договоров и т.д.).

Среди них важное место занимают функциональные модули:

канцелярия
документы
внешние контакты
контроль договоров
инженерное обеспечение
новости
конференции

Канцелярия

Документы

Осуществляют внутри организации электронный документооборот, осущ-т полный цикл работ с документами.

В модуле «Канцелярия» заводится карточка на каждый документ. Позволяет при регистрации связывать документы друг с другом.

«Внешние контакты» – обязательство каждого сотрудника рассказать про свои внешние контакты.

«Контроль договоров» – отслеживание договоров.

«Инженерное обеспечение» – позволяет создавать реестр (регистр) инженерного обеспечения.

«Новости» – дополнительная информация.

«Конференция» – сопровождает новости, можно опубликоваться со статьями, предложениями.

Вопрос: Общесистемные модули БОСС-референт. Состав, назначение и реализуемые задачи.
Ответ.
БОСС-референт – это русифицированная информационная система, работающая на основе Lotus Notes. БОСС-референт – надстройка над Lotus Notes.

БОСС-референт

Lotus Notes

Windows

Железо
Пользователи, работающие по правилам

Операционная система

Особенности – комплексная автоматизация документооборота на предприятии. Русифицированная. Позволяющая выполнять корпоративную работу. На платформе Windows.
Архитектура состоит из общесистемной и функциональной части включает следующие компоненты:

Общесистемные словари и справочники (хранилище нормативно-справочной информации, создающие систему координат электронного документооборота).
Общесистемные сервисы (модули, позволяющие обрабатывать информацию: шаблоны, регистратор, согласование, поручение, коммутатор).
Специализированные функциональные подсистемы (модули, предназначенные для решения независимых друг от друга задач: канцелярия, документы, внешние контакты, контроль договоров и т.д.).

Общесистемные модули.

Используются для всех задач, включат в себя общесистемные словари и справочними и общесистемные сервисы.
В словари входят:

справочник организации
словари терминов
внешние адресаты

Общесистемный модуль
В общесистемные сервисы входят:

шаблоны

Общесист. Сервис

Словарь

регистратор
согласование
поручения
коммутатор

В «словари» входит номенклатура дел, тематика поручений, перечень регистров.

«Внешние адресаты» - адреса, ФИО внешних адресатов.
Общесистемные сервисы.

Шаблоны: приказов и т.п.

Регистратор – присваивает регистрационный номер для документов.

Согласование – для ускорения процессов согласования.

Поручения – называется документ, в котором начальник ставит перед сотрудниками какую-то задачу сделать к конкретному сроку.

Коммутатор – связывает все остальные модули в одно целое. Основное назначение – навигация между всеми модулями.

Вопрос: Проблемы информационной безопасности в системе электронного документооборота и информационные технологии обеспечения этой безопасности.
Ответ.
Информационная безопасность – защищенность информации и поддерживающей ее инфраструктуры от случайных или преднамеренных разрушительных действий.

Проблема обеспечения безопасности встает остро. Система ЭД слабо внедряется, люди не доверяют электронным средствам. Эта проблема является комплексной проблемой и включает 4 основных аспекта:

доступность – возможность за приемлемое время получить требуемую информацию.
Целостность – актуальность и непротиворечивость информации, ее защищенность от разрушения и несанкционированного доступа.
Конфиденциальность – защита от несанкционированного доступа к информации. Уверенность в ее достоверности, получение именно от требуемого лица.
Неотказуемость – невозможность отправителя отказаться от отправленной им информации.

Все эти аспекты современные технологии позволяют реализовать на практике.

	Симметричное шифрование, один открытый ключ	Открытый + засекреч., асимметричное шифрование	У каждого пользователя своя задача	Система нас определяет
Информ. Технол-и/ функции	Шифрование	ЭЦП	Управление доступа	Аутенти-фикация	Аудит	Анти-вирус
Целостность	+	+		+	+	+
Доступность			+	+	+	+
Конфиденциальность	+	+				+
Неотказуемость		+				+

Вопрос: Угрозы информационной безопасности в ЭД и принципы обеспечения информационной безопасности в ЭД.
Ответ.
Угроза – потенциальная возможность определенным образом нарушить информационную безопасность.

Угрозы классифицируются по аспекту информационной безопасности:

угрозы целостности
угрозы доступности
угрозы конфиденциальности

Классифицируются по компонентам:

данные
программы
тех.средства
персонал

По способам осуществления:

случайно
преднамеренно

По этапам жизненного цикла ИС.

на стадии разработки (создания)
на стадии функционирования, эксплуатирования.

Мой ответ:

А. При разработке технических средств:

-1. низкая технологичность при разработке технических средств.

-2.