Формування звітів

Звіти використовують для друкування інформації з бази даних. Перейдіть на вкладку «Отчеты» і створіть звіт про наявні в бібліотеці книги, упорядкований за роком видання за допомогою «Мастера…».

Тепер зробимо простий звіт, що виводить список книг, які згруповані за видавництвами. Звіт має підрахувати загальну вартість книг кожного видавництва. Послідовність дій буде така:

Відкрийте у вікні бази даних закладку «Отчеты» і клацніть на кнопці «Создать».

У наступному вікні виберіть за джерело даних таблицю «Книги». Виберіть спосіб формування звіту «Мастером отчетов» . Клацніть на кнопці «Далее».

Виберіть поля, що будуть відображені у звіті. Нам знадобляться всі поля таблиці «Книги». Зверніть увагу, що на цьому кроці можна вибирати поля не тільки з вказаної вище таблиці, але з будь-яких таблиць і запитів бази даних. Для цього у вікні «Таблицы/запроси» треба розкрити список таблиць і запитів і обирати в ньому потрібний об'єкт. Список полів вибраної таблиці з'явиться у вікні «Доступые поля» і ви одержите можливість перенести потрібні поля у вікно «Выбранные поля».

На цьому кроці необхідно вказати, як само ви збираєтесь згрупувати інформацію у звіті. Це означає що треба вказати поле бази даних, за яким Access виконає групування. Часто Access сам пропонує поля, по яких має сенс групувати інформацію Ми згрупуємо дані за полю «Издательство».

У наступному вікні виберіть порядок сортування і обчислення підсумків, які необхідно зробити для записів звіту. Упорядкувати звіт можна максимум за чотирма полями. Виберіть у першому вікні поле «Шифр», а в другому — «Год». Це означає, що для будь-якого видавництва книги будуть упорядковані спочатку за шифром, а потім — за роком видання. Клацніть кнопку «Итоги» щоб дістатись до параметрів обчислення підсумкових значень для потрібних полів. Access запропонує вам зробити підсумки за всіма числовими полями, що відібрані до звіту. У нашому випадку будуть запропоновані поля «Год» і «Вартість». Для поля «Вартість» поставте в активне положення прапорці з написами «Sum» і «Avg», щоб прорахувати сумарну й середню вартості книг для будь-якого видавництва і у бібліотеці в цілому. Ввімкніть параметр-перемикач «Показывать данные и итоги» і прапорець «Вычислить проценты», якщо у тому є сенс.

Виберіть вид макету для звіту. Загальний вигляд макету «Мастер...» покаже на екрані, тому ви можете вибрати його за власним смаком без особливих проблем.

Виберіть стиль звіту з тих, що будуть запропоновані «Мастером…».

Назвіть звіт іменем «Список книг», натисніть кнопку «Готово». Перегляньте створений звіт на екрані й переконайтесь, що він відповідає вашим вимогам.

Створимо звіт, що містить список читачів бібліотеки, згрупованих за кафедрами, список книг за кожним читачем, нараховану пеню, загальну суму пені для кожного читача і за всіма читачами разом. Для такого звіту ми скористаємось таблицею «Читатели» і запитом «Пример_2», створений раніше. Із запиту ми візьмемо поле «Пеня». Для створення звіту робимо такі дії.

Звертаємось до «Мастера отчетов», вибираємо таблиці «Читатели».

З таблиці «Читатели» включаємо до звіту поля: «Прізвище», «Кафедра» і «Телефон». Включаємо до звіту запит «Пример_2» і всі його поля. Ставимо параметр групування даних по полю «Читатели». Додаємо рівень групування звіту за полем «Кафедра».

Включаємо сортування звіту по полю «Дата видачи», підсумки підводимо за полем «Пеня». Для цього поля вказуємо операцію «sum» і «avg». Для поля «Автор» вказуємо функцію підсумків «Count», яка покаже кількість значень у групі. У даному випадку це значення відповідатиме кількості книг у|в,біля| читача. Вибираємо макет звіту, стиль звіту і нажимаємо «Готово».

Відкриваємо звіт у режимі «Конструктора» і збільшимо розміри текстових полів для назви книг і анотації.

Зверніть увагу, що в створеному звіті угрупування зроблені за двома полями. Тобто,|цебто| існують дві групи, для кожної з яких Access обчислює підсумкові значення за вказаними полями. Заголовок груп виділено шрифтом.

Відкриваємо звіт у режимі «Конструктора». Ви бачите такі елементи управління в звіті:

1. 
   написи, які виводять пояснюючі тексти;
   
2. 
   текстові поля, які виводять дані з таблиць; такі поля називаються зв'язаними;
   
3. 
   текстові поля, які містять формули; такі поля називаються обчислювані, для того, щоб обчислити підсумкові значення з використанням підсумкових функцій, обчислювані поля розташовують в області «Примечание группы».
   

<предыдущая страница | следующая страница>