Институт архитектуры электронного государства
Проект стандарта
«Требования к системе электронного документооборота»
На листах
Москва 2004
Предисловие
-
Разработчик: ЗАО «Диджитал Дизайн».
-
Авторы стандарта:
ФИО
|
Организация
|
Должность
|
Гайдамаков Сергей Александрович
|
ЗАО «Диджитал Дизайн»
|
Начальник отдела
|
Бабурин Вячеслав Николаевич
|
ЗАО «Диджитал Дизайн»
|
Системный аналитик
|
-
Номер:
-
Сведения о принятии стандарта другими организациями по стандартизации: нет.
-
Взамен: «введен впервые».
-
Версия стандарта: 0.1
-
Объекты патентного или авторского права: не использовались.
Содержание
Предисловие 2
Содержание 3
1 Введение 4
2 Наименование 4
3 Область применения 4
4 Нормативные ссылки 4
5 Общие положения 4
6 Роли пользователей 4
7 Группы функций 5
8 Программный интерфейс доступа 6
9 Требования к безопасности 6
10 Компонентная архитектура 6
11 Связанные стандарты 7
1Введение
Обоснование причины разработки стандарта:
Стандарт разрабатывается для определения требований к системе электронного документооборота с целью соответствия требованиям архитектуры электронного государства.
Область действия стандарта: документооборот.
2Наименование
-
Требования к системе электронного документооборота (Requirements for electronic document management system).
Система электронного документооборота.
-
Требования к составу ролей пользователей, группам функций системы, безопасности, компонентной архитектуре, программному интерфейсу доступа к системе (Description of user roles, groups of the system functions, security, component architecture, program interface to access the system).
3Область применения
Стандарт устанавливает основные требования к системе электронного документооборота и включает в себя описание ролей пользователей, групп функций системы, требований безопасности, компонентную архитектуру, программный интерфейс доступа к системе и список связанных стандартов.
4Нормативные ссылки
Государственный общесоюзный стандарт Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
5Общие положения
Стандарт включает в себя следующие описания:
-
Роли пользователей;
-
Группы функций системы;
-
Требований безопасности;
-
Компонентную архитектуру;
-
Требования к программному интерфейсу доступа к системе;
-
Список связанных стандартов.
6Роли пользователей
Регистратор – сотрудник организации, занимающийся регистрацией входящей, исходящей или внутренней корреспонденции организации.
Помощник – сотрудник организации, занимающийся подготовкой проектов резолюций и обеспечивающий их согласование.
Руководитель – сотрудник организации, принимающий решения и утверждающий документы и резолюции.
Исполнитель – сотрудник организации, исполняющий резолюций руководителя, подготавливающий проекты документов, обеспечивающий согласование проектов документов.
Контролер – сотрудник организации, контролирующий процесс исполнения документов и резолюций.
Гость – сотрудник организации, которому требуется найти документ или получить информацию о документообороте.
7Группы функций
Основные функции системы электронного документооборота разбиваются на следующие группы:
Регистрация документов – функции ввода и редактирования регистрационной информации, присвоения регистрационного номера документа, печати регистрационной карточки.
Подготовка проектов документов – функции работы с электронными файлами документов.
Согласование проектов документов – функции подготовки маршрутов согласования, отправки проектов документов по маршруту, выполнения операций согласования и утверждения проектов документов.
Подписание документов – функции использования электронной цифровой подписи для проставления признака подписанного документа.
Доведение документа до адресатов – функции уведомления адресатов о зарегистрированных документах.
Поиск документов – функции поиска документов по атрибутам и контексту электронных файлов.
Подготовка проектов резолюций – функции ввода и редактирования данных резолюции, подготовки резолюции для печати.
Согласование проектов резолюций – функции подготовки маршрутов согласования, отправки проектов резолюций по маршруту, выполнения операций согласования и утверждения проектов резолюций.
Доведение резолюции до исполнителя – функции уведомления исполнителей об утвержденных резолюциях.
Исполнение резолюции – функции отчетов о ходе исполнения резолюции, отметки процента исполнения резолюции, отметки о факте исполнения резолюции.
Поиск резолюции – функции поиска резолюций по атрибутам.
Контроль исполнения – функции построения отчетов контроля об исполняемых, просроченных резолюциях, отметок контролеров о ходе исполнения.
Отчеты – функции указания параметров и построения отчетов.
Взаимодействие с другими системами – через программный интерфейс взаимодействия системы электронного документооборота с другими системами отправка проектов документов на согласование в другие системы, отправка резолюции с документом на исполнение в другие системы.
8Программный интерфейс доступа
Программный интерфейс доступа к системе электронного документооборота должен обеспечивать:
-
Подготовку для регистрации входящего документа
-
Создание проекта документа (создание регистрационной карточки с файлами электронных документов)
-
Инициирование обработки проекта документа согласно шаблонам обработки
-
Информирование о ходе исполнения резолюции
9Требования к безопасности
-
Аутентификация пользователя при входе в систему;
-
Разделение прав доступа к регистрационным карточкам (просмотр, редактирование, удаление) в зависимости от роли пользователя;
-
Разделение прав доступа к резолюциям (просмотр, редактирование, удаление) в зависимости от роли пользователя.
10Компонентная архитектура
Компонентная архитектура системы электронного документооборота верхнего уровня представлена на Рисунок 1. Основными элементами архитектуры являются:
Клиентское рабочее место – компоненты пользовательского интерфейса и элементов управления.
Сервер приложений – серверные компоненты выполнения бизнес-логики системы.
Сервер базы данных
– компоненты хранения и доступа к данным.
Компоненты системы электронного документооборота взаимодействуют с
другими системами через
программный интерфейс взаимодействия СЭДО, в свою очередь
другие системы взаимодействуют с
системой электронного документооборота через
программный интерфейс СЭДО.
Для обеспечения выполнения функций электронной цифровой подписи, компоненты системы электронного документооборота взаимодействуют с компонентами инфраструктуры открытых ключей.
Рисунок 1 Компонентная архитектура системы
11Связанные стандарты
-
Стандарт на данные регистрационной карточки документа;
-
Стандарт на данные резолюции документа;
-
Стандарт на программный интерфейс доступа к системе электронного документооборота;
-
Стандарт на программный интерфейс для взаимодействия системы электронного документооборота с другими системами.