Институт архитектуры электронного государства

Проект стандарта
«Требования к системе электронного документооборота»

На листах

Москва 2004

Предисловие

1. 
   Разработчик: ЗАО «Диджитал Дизайн».
   
2. 
   Авторы стандарта:
   

   ФИО	Организация	Должность
   Гайдамаков Сергей Александрович	ЗАО «Диджитал Дизайн»	Начальник отдела
   Бабурин Вячеслав Николаевич	ЗАО «Диджитал Дизайн»	Системный аналитик

3. 
   Номер:
   
4. 
   Сведения о принятии стандарта другими организациями по стандартизации: нет.
   
5. 
   Взамен: «введен впервые».
   
6. 
   Версия стандарта: 0.1
   
7. 
   Объекты патентного или авторского права: не использовались.
   

Содержание

1Введение

Обоснование причины разработки стандарта:

Стандарт разрабатывается для определения требований к системе электронного документооборота с целью соответствия требованиям архитектуры электронного государства.

Область действия стандарта: документооборот.

2Наименование

1. 
   Требования к системе электронного документооборота (Requirements for electronic document management system).
   

Система электронного документооборота.

2. 
   Требования к составу ролей пользователей, группам функций системы, безопасности, компонентной архитектуре, программному интерфейсу доступа к системе (Description of user roles, groups of the system functions, security, component architecture, program interface to access the system).
   

3Область применения

Стандарт устанавливает основные требования к системе электронного документооборота и включает в себя описание ролей пользователей, групп функций системы, требований безопасности, компонентную архитектуру, программный интерфейс доступа к системе и список связанных стандартов.

4Нормативные ссылки

Государственный общесоюзный стандарт Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

5Общие положения

Стандарт включает в себя следующие описания:

1. 
   Роли пользователей;
   
2. 
   Группы функций системы;
   
3. 
   Требований безопасности;
   
4. 
   Компонентную архитектуру;
   
5. 
   Требования к программному интерфейсу доступа к системе;
   
6. 
   Список связанных стандартов.
   

6Роли пользователей

Регистратор – сотрудник организации, занимающийся регистрацией входящей, исходящей или внутренней корреспонденции организации.

Помощник – сотрудник организации, занимающийся подготовкой проектов резолюций и обеспечивающий их согласование.

Руководитель – сотрудник организации, принимающий решения и утверждающий документы и резолюции.

Исполнитель – сотрудник организации, исполняющий резолюций руководителя, подготавливающий проекты документов, обеспечивающий согласование проектов документов.

Контролер – сотрудник организации, контролирующий процесс исполнения документов и резолюций.

Гость – сотрудник организации, которому требуется найти документ или получить информацию о документообороте.

7Группы функций

Основные функции системы электронного документооборота разбиваются на следующие группы:

Регистрация документов – функции ввода и редактирования регистрационной информации, присвоения регистрационного номера документа, печати регистрационной карточки.

Подготовка проектов документов – функции работы с электронными файлами документов.

Согласование проектов документов – функции подготовки маршрутов согласования, отправки проектов документов по маршруту, выполнения операций согласования и утверждения проектов документов.

Подписание документов – функции использования электронной цифровой подписи для проставления признака подписанного документа.

Доведение документа до адресатов – функции уведомления адресатов о зарегистрированных документах.

Поиск документов – функции поиска документов по атрибутам и контексту электронных файлов.

Подготовка проектов резолюций – функции ввода и редактирования данных резолюции, подготовки резолюции для печати.

Согласование проектов резолюций – функции подготовки маршрутов согласования, отправки проектов резолюций по маршруту, выполнения операций согласования и утверждения проектов резолюций.

Доведение резолюции до исполнителя – функции уведомления исполнителей об утвержденных резолюциях.

Исполнение резолюции – функции отчетов о ходе исполнения резолюции, отметки процента исполнения резолюции, отметки о факте исполнения резолюции.

Поиск резолюции – функции поиска резолюций по атрибутам.

Контроль исполнения – функции построения отчетов контроля об исполняемых, просроченных резолюциях, отметок контролеров о ходе исполнения.

Отчеты – функции указания параметров и построения отчетов.

Взаимодействие с другими системами – через программный интерфейс взаимодействия системы электронного документооборота с другими системами отправка проектов документов на согласование в другие системы, отправка резолюции с документом на исполнение в другие системы.

8Программный интерфейс доступа

Программный интерфейс доступа к системе электронного документооборота должен обеспечивать:

1. 
   Подготовку для регистрации входящего документа
   
2. 
   Создание проекта документа (создание регистрационной карточки с файлами электронных документов)
   
3. 
   Инициирование обработки проекта документа согласно шаблонам обработки
   
4. 
   Информирование о ходе исполнения резолюции
   

9Требования к безопасности

1. 
   Аутентификация пользователя при входе в систему;
   
2. 
   Разделение прав доступа к регистрационным карточкам (просмотр, редактирование, удаление) в зависимости от роли пользователя;
   
3. 
   Разделение прав доступа к резолюциям (просмотр, редактирование, удаление) в зависимости от роли пользователя.
   

10Компонентная архитектура

Компонентная архитектура системы электронного документооборота верхнего уровня представлена на Рисунок 1. Основными элементами архитектуры являются:

Клиентское рабочее место – компоненты пользовательского интерфейса и элементов управления.

Сервер приложений – серверные компоненты выполнения бизнес-логики системы.

Сервер базы данных – компоненты хранения и доступа к данным.

Компоненты системы электронного документооборота взаимодействуют с другими системами через программный интерфейс взаимодействия СЭДО, в свою очередь другие системы взаимодействуют с системой электронного документооборота через программный интерфейс СЭДО.

Для обеспечения выполнения функций электронной цифровой подписи, компоненты системы электронного документооборота взаимодействуют с компонентами инфраструктуры открытых ключей.

Рисунок 1 Компонентная архитектура системы

11Связанные стандарты

1. 
   Стандарт на данные регистрационной карточки документа;
   
2. 
   Стандарт на данные резолюции документа;
   
3. 
   Стандарт на программный интерфейс доступа к системе электронного документооборота;
   
4. 
   Стандарт на программный интерфейс для взаимодействия системы электронного документооборота с другими системами.