Перейти на главную страницу
Проверка работы отдела по делам архивов администрации Чухломского муниципального района проведена 4апреля 2012 года начальником отдела по выявлению нарушений правил хранения, комплектования, учета, и использования документов комитета по делам архивов Костромской области Большаковой А.П., ведущим специалистом – экспертом отдела по выявлению нарушений правил хранения, комплектования, учета, и использования документов комитета по делам архивов Костромской области Боровой Т.В.
1. обеспечение сохранности архивных фондов.
2. ведение учетных документов.
3. работа с организациями - источниками комплектования отдела.
4. исполнение социально-правовых запросов.
Отдел по делам архивов администрации Чухломского муниципального района расположен на третьем этаже административного здания (первый этаж каменный, второй, третий этажи - деревянные). В отделе работает 2 муниципальных служащих: заведующий отделом по делам архивов Копаева Татьяна Аркадьевна (с января 2003 года, заведующим с ноября 2005 года), специалист Таганова Татьяна Дмитриевна (с января 2012 года).
Отделом по делам архивов администрации Чухломского муниципального района разработаны:
- Положение об отделе по делам архивов, утверждено постановлением главы Чухломского муниципального района от 06.02.2006 № 88,
- Инструкция о мерах по пожарной безопасности в отделе по делам архивов администрации Чухломского муниципального района,
- Должностные инструкции заведующего отделом, специалиста отдела по делам архивов администрации Чухломского муниципального района,
- Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги по выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей,
- Административный регламент по исполнению муниципальной функции по комплектованию, учету, хранению и использованию архивных документов и архивных фондов муниципального архива.
1. Обеспечение сохранности архивных фондов.
В отделе по делам архивов администрации Чухломского муниципального района имеется рабочая комната, в которой проходит прием посетителей, и 4 архивохранилища общей площадью 112,4 кв.м.
Рабочая комната оборудована рабочими столами, компьютерным столом. Отдел оснащен компьютерами, ксероксом.
В 2011 году отделу по делам архивов были выделены помещения для размещения архивохранилищ, т.к. старые помещения не соответствовали требованиям «Специальных правил пожарной безопасности в государственных и муниципальных архивах РФ», утвержденных приказом Министерства культуры РФ от 12.01.2009 № 3. В помещениях проведен косметический ремонт, установлены автоматические системы пожаротушения, оснащено пожарной и охранной сигнализацией.
Освещение в архивохранилищах- естественное и искусственное, лампы накаливания защищены закрытыми плафонами. В 2011 году проведена замена электропроводки.
Окна в архивохранилищах закрыты жалюзи, установлены нераспашные металлические решетки.
В архивохранилищах поддерживается температурный режим, но приборы для измерения температуры и влажности воздуха в архивохранилищах отсутствуют.
Санитарно-гигиенический режим в помещениях архива соблюдается, проводятся систематические влажные уборки, проводится обеспыливание документов (в 2011году – 1175 ед.хр., в 2010 году -1200 ед.хр.)
Архивные фонды расположены на металлических (269 пог.м.), комбинированных (стойки металлические, полки – деревянные, 66 пог.м.).
Документы постоянного хранения размещены на стеллажах в связках, документы по личному составу из-за частого использования расставлены по номерам дел. Ведется работа по картонированию архивных фондов. В 2011 году отделом закартонировано 1696 ед.хр. (всего закартонировано 4267 ед.хр., это 11% от количества хранящихся документов отдела).
Архивохранилища загружены на 75%.
К числу работ, связанных с обеспечением сохранности документов, выверке учетных сведений относится проверка наличия фондов. В 2011 году отделом проведена проверка наличия дел двух фондов:
№ 167 «Исполком Судайского сельского Совета » объемом 947 ед. хр.,
лист проверки наличия и состояния архивных документов отсутствует, в сведениях об объемах архивных фондов отдела по делам архивов Чухломского муниципального района, представленных в комитет по делам архивов на 01.01.2011, значилось 1048 ед.хр.
№ 216 «Чухломская центральная районная больница » объемом 228 ед. хр., лист проверки наличия и состояния архивных документов отсутствует.
На 01.01.2012 в архивохранилище отдела по делам архивов находилось на хранении 178 фондов, 36967 единиц хранения на бумажной основе, из них 12477ед.хр. по личному составу.
При ведении списка фондов допущены ошибки:
- в итоговой записи указаны сведения о наличии только 178 фондов, сведения о местонахождении 84 фондов отсутствуют,
- в названии фонда указано сокращенное название (фонды №№ 234, 237,238,240),
- неправильно указано название фонда (фонд № 234).
- отсутствуют сведения о дате, причине выбытия фондов (фонды №№ 5,11,13,77),
- в список в 2011 году внесен фонд № 241 «ГПКО «Чухломская типография», документы которого не прошли упорядочение, описи дел по личному составу на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии комитета по делам архивов поступили только в марте 2012 года.
Книга учета поступления документов ведется с 1987 года.
В книгу внесены сведения о поступлении на хранение документов:
- в 2010году от 8 организаций (326 ед.хр. постоянного хранения, 158 ед.хр. по личному составу).
- в 2011 году от 5 организаций (326 ед.хр. постоянного хранения, 158 ед.хр. по личному составу).
В книге имеются ежегодные итоговые записи о количестве принятых документов.
Листы фонда – составлены только на 10 фондов.
В листе фонда № 1 указаны сведения о поступлении документов 27.06.1979 года, сведения о поступлении документов 25 мая 2011 года.
В ходе проверки просмотрены дела фондов:
№ 1 « Администрация Чухломского муниципального района», дело фонда неполное, в нем имеются: описи дел постоянного хранения, акты приема дел на хранение, но отсутствуют историческая справка, акт проверки наличия и состояния архивных документов. В акте приема передачи дел от 25.05.2011 отсутствует подпись сдатчика документов и печать организации.
№ 84 «Гавриловский сельский Совет», фонд сменил название на «Органы местного самоуправления Федоровского сельского поселения», но нигде это не отражено, дело фонда неполное, в нем имеются: постановление главы Администрации Чухломского района о переименовании Гавриловского сельского Совета в Федоровский сельский Совет, описи дел постоянного хранения, акты приема дел на хранение, но отсутствуют историческая справка, акт проверки наличия и состояния архивных документов.
В ходе проверки просмотрены описи дел:
№ 1 « Администрация Чухломского муниципального района»: В итоговых записях к описи дел постоянного хранения за 2006-2010 годы, описи дел по личному составу за 2006-2010 годы отсутствуют сведения об отсутствующих при приеме делах.
№ 84 «Органы местного самоуправления Гаврилковского сельского поселения». Итоговые записи в описях о приеме документов отсутствуют.
В отделе по делам архивов ведутся вспомогательные учетные документы:
- журнал выдачи дел из архивохранилища (организациям)
В журнале имеются сведения о выдаче в 2011 году 13 ед.хр. Чухломскому районному суду. Имеется запрос Чухломского районного суда, в журнале имеется отметка о выдаче дел 12.05.2011 и возврате дел. 23.06.2011, подпись сдающего документы. В делопроизводстве отдела по делам архивов отсутствует акт о выдаче архивных документов во временное пользование (п. 2.11.10.2. «Правил»).
- журнал выдачи дел из архивохранилища сотрудникам отдела ведется с 2011 года, сотрудники отдела было выдано 1266 ед.хр.
- журнал выдачи дел в читальный зал ведется с 2011 года. С документами архивных фондов отдела по делам архивов работали 2 исследователя. В делопроизводстве отдела по делам архивов отсутствуют: личные заявления исследователей, темы и хронологические рамки исследований (п.2.2. «Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации», М, 2005).
В ходе проверки проверено ведение наблюдательных дел организаций - источников комплектования отдела по делам архивов:
1).«Отдел сельского хозяйства администрации Чухломского муниципального района».
В наблюдательном деле имеются: номенклатура дел организации на 1979 год, справка по проверке архива организации за 1979 год, паспорт архива организации на 01.01.1981 год, акты о передаче документов в архив (должны храниться в деле фонда), описи дел по личному составу.
Отсутствуют: документы, характеризующие правовой статус и функции организации, акт по результатам комплексной проверки архива организации в 2011 году (в отчете о выполнении основных направлений развития архивного дела в Чухломском муниципальном районе указано, что проверка проведена), приказ о назначении ответственного за делопроизводство в отделе, положение об архиве, положение об экспертной комиссии отдела, паспорт архива отдела на последнюю отчетную дату. В отделе по сельскому хозяйству не разработана номенклатура дел.
2) «Собрание депутатов Чухломского муниципального района».
В наблюдательном деле имеются: номенклатура дел на 2010 год, выписки из протоколов ЭПК, заключения эксперта ЭПК, описи дел на документы, хранящиеся в организации.
Отсутствуют: документы, характеризующие правовой статус и функции Собрания депутатов, акт по результатам тематической проверки архива организации за 2011 год (по отчету), распоряжение об ответственном за делопроизводство в организации, положение об архиве организации, положение об экспертной комиссии, паспорт архива организации на последнюю отчетную дату.
3. «Судайское сельское поселение». Такое название в списке источников и на обложке наблюдательного дела. В действительности в списке должны числиться: «Органы местного самоуправления Судайского сельского поселения Чухломского муниципального района».
В наблюдательном деле имеются: действующая номенклатура, распоряжение главы администрации об ответственном за делопроизводство, акт по результатам комплексной проверки администрации поселения от 1 июня 2011 года, паспорт архива на 01.01.1973 год, описи дел на документы, хранящиеся в организации.
Отсутствуют: документы, характеризующие правовой статус и функции органов местного самоуправления Судаского сельского поселения, положение об архиве, положение об экспертной комиссии поселения, паспорт архива на последнюю отчетную дату.
Наблюдательные дела на негосударственные организации источники комплектования: СПК «Нива», СПК «Северный», СПК «Шартановский» не ведутся. Договоры с данными организациями – источниками комплектования не заключались.
На 01 января 2012 года существовала задолженность по упорядочению и приему на хранение документов от следующих организаций: «Отдел сельского хозяйства администрации Чухломского муниципального района», ОГКУ «Чухломское лесничество», ОГБУ Редакция газеты «Вперед». В настоящее время работа по сокращению задолженности по приему документов проводится. Описи на документы данных организаций составлены и находятся на рассмотрении ЭПК комитета.
4. Исполнение социально-правовых запросов.
Учет социально-правовых и тематических запросов в отделе по делам архивов ведется в различных журналах. В 2011 году отделом по делам архивов исполнено 122 тематических запроса, 476 социально-правовых запроса.
Ответы оформляются на бланках с указанием «Архивная справка» «Архивная выписка», оформляется основание. Все справки заверяются двумя подписями управляющего делами и заведующего отделом по делам архивов, а также печатью администрации. На справке указывается фамилия исполнителя. Форма ответов по подтверждению стажа работы, льготному стажу, размерам заработной платы достаточно четкая, указаны все особенности цитируемых документов.
Выборочно проверено исполнение социально-правовых (№№ 285,295, 369,379, тематических запросов (№№ 9т,10т,54т) в 2011 году.
Запрос № 379 исполнен правильно, часть документа, содержащая требуемые данные в копии выписки процитирована полностью, оформлено основание, содержащее архивный шифр, справка заверена двумя подписями управляющего делами и заведующего отделом по делам архивов, а также печатью администрации, указана фамилия исполнителя.
В запросе № 369 (заявитель Машин Степан Петрович) в архивной справке отсутствует адрес получателя, не указаны номер справки и дата составления, нет точного наименования организации: Судайский лесопункт Чухломского ЛПХ, в основании пропущена ссылка на один из листов документа, не указаны листы с оборотами.
Запрос № 252: (заявитель Торбеева Валентина Александровна из Вологодской области) о предоставлении документов подтверждающих работу в колхозе «Знамя труда» с 1950 по 1960 год Благовещенской Валентины Александровны. В справке отражены данные за 3 года 1952,1959,1960 гг. указано, что документы колхоза «Знамя труда» поступали на хранение в отдел по делам архивов с 1952 года. В справке не указано, по какой причине не отражены сведения за период 1953-1958 гг. При просмотре документов № 183 «Колхоз «Знамя труда» за 1956 год (дело 6, лист 75) выявлены сведения о работе в июне работника с ФИО Благовещенский Вал. Ал. В архивной справке эти сведения не указаны.
Запрос 9-т (заявитель Лебедева Лариса Николаевна) о предоставлении сведений из похозяйственных книг на Лебедеву Н.А., выписки из постановления Повалихиского сельского Совета. У заявителя не затребованы копия паспорта, копия документов, подтверждающих родственные отношения. Заявителю предоставлена копия постановления № 7 от 14.05.1992 Повалихиского сельского совета вместо архивной выписки.
В журналах или на обороте копий архивной справки, выписки подписи заявителей в получении документа отсутствуют.
В ходе проверки выявлены следующие недостатки и нарушения требований действующего законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела:
1.2. температурно-влажностый режим в архивохранилище не соответствует п. 2.11.2.3. Правил, в части отсутствия контрольно-измерительного прибора за изменением показателей влажности, температуры в архивохранилище;
1.3 . в нарушение п.2.11.5. Правил не оформляются итоги проверки наличия и состояния архивных документов.
2.2. . в нарушение п. 3.5.3 Правил в список фондов внесены фонды ранее поступления его архивных документов на хранение.
2.3. в нарушение п. 3.5.4. Правил вместо листов фонда ведутся карточки фондов.
2.4. в нарушение п. 3.5.7. Правил не ведется реестр описей.
2.5. в нарушение п. 2.11.10. выдача архивных документов во временное пользование оформляется без акта приема-передачи дел во временное пользование.
3. в работе с организациями - источниками комплектования:
3.1. в нарушение п. 4.2. Правил негосударственные организации должны включаться в список организаций-источников комплектования на основании договора
3.2. в нарушение пункта 4.2.3 Правил не на все организации – источники комплектования отдела по делам архивов ведутся наблюдательные дела,
3.3 в нарушение п. 2.6.1 Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденного приказом руководителя Росархива от 11.03.1997 № 11 и зарегистрированного в Минюсте РФ 08.07.1997 № 1344 в отделе по делам архивов не проводится или проводится формально паспортизация организаций – источников комплектования
4. в работе по исполнению запросов организаций, граждан:
4.1в нарушении п. 5.9.1. Правил в архивной справке отражена не вся имеющаяся в документах информация, в том числе с расхождениями ФИО с применением ссылки (так в документе). В архивных шифрах приводятся не все листы, использовавшиеся для составления справки, при отсутствии необходимых документов в справке не подтверждается неполнота состава архивных документов за запрашиваемый период.
4.2. в нарушении ст. 3 Федерального закона от 27.06.2006 № 152-ФЗ«О защите персональных данных» предоставляются ксерокопии документов, вместо архивных выписок из архивных документов, содержащие сведения о других гражданах.
5. в «Положение об отделе по делам архивов» указаны функции, не относящиеся к ведению муниципального архивного учреждения (оказание платных услуг, .
Всего установлено 13 нарушений, их них
федеральных законов -1,
ведомственных нормативных правовых актов- 12.
Предложения
Администрации Чухломского муниципального района:
1. в срок до 31 декабря 2013 года заменить комбинированные стеллажи на металлическими стеллажами.
Заведующему отделом по делам архивов:
1.В срок до 31.12.2012
-завершить работу по замене карточек фондов листами фондов в соответствии с п.п. 3.5.4, 3.5.5 Правил;
-привести список фондов в соответствие с требованиями п. 3.5.9 Правил,
- работу с организациями источниками комплектования осуществлять в соответствии с требованиями п. 4.2 Правил,
- проводить работу по картонированию документов, относящихся к государственной собственности,
- оформлять архивные справки в части приведения в ней архивных шифров и номеров листов единиц хранения,
- при исполнении запросов соблюдать требования Федерального закона от 27.06.2006 № 152-ФЗ «О защите персональных данных».
Начальник отдела по выявлению нарушений
правил хранения, комплектования,
учета, и использования документов
комитета по делам архивов
Костромской области А.П. Большакова
Ведущий специалист- эксперт
отдела по выявлению нарушений
правил хранения, комплектования,
учета, и использования документов
комитета по делам архивов
Костромской области Т.В. Боровая
Костромской области Большаковой А. П., ведущим специалистом – экспертом отдела по выявлению нарушений правил хранения, комплектования, учета, и использования документов комитета по
16 12 2014
1 стр.
Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных до
25 12 2014
1 стр.
Башқортостан республикаһы благовар районы муниципаль районының ӨЙЗӨРӘкбаш ауыл советы ауыл биләМӘҺе хәкимиәТЕ
15 10 2014
1 стр.
В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года №210-фз «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»
14 10 2014
1 стр.
Администрация сельского поселения Ямакаевский сельсовет муниципального района Благоварский район Республики Башкортостан
25 12 2014
1 стр.
Администрации муниципального образования «Покровка» от № «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения муниципальных функций и административных регламентов пр
28 09 2014
1 стр.
Администрация сельского поселения Максим – Горьковский сельсовет муниципального района
16 12 2014
1 стр.
Административный регламент администрации сельского поселения Сейтяковский сельсовет по предоставлению муниципальной услуги Передача жилого помещения муниципального жилищного фонда
09 10 2014
1 стр.