Перейти на главную страницу
1.1. Как адресовать ячейки
Обозначение ячейки, составленное из номера столбца и номера строки (А5, B7 и т. д.) называется относительным адресом или просто адресом. При некоторых операциях копирования, удаления, вставки Excel автоматически изменяет этот адрес в формулах. Иногда это служит источником ошибок (см. п. 2/Основные методы оптимизации/). Чтобы отменить автоматическое изменение адреса данной ячейки, вы можете назначить ей абсолютный адрес. Для этого необходимо проставить перед номером столбца и (или) перед номером строки знак доллара «$». Например, в адресе $А5 не будет меняться номер столбца, в адресе В$7 — номер строки, а в адресе $D$12 — ни тот, ни другой номер.
Чтобы сослаться на диапазон ячеек (например, на группу смежных ячеек в строке), можно указать через двоеточие адреса начальной и конечной ячейки в диапазоне. Например, обозначение А7:Е7 адресует ячейки А, В, С, D, Е в строке 7, обозначение ВЗ:В6 адресует ячейки 3, 4, 5, 6 в столбце В и т. п.
Диапазоном можно обозначить и блок ячеек. Например, для ссылки на блок, показанный на рис. 11.12, можно написать C6:G9.
Рисунок 11.12. – Пример выделения блока ячеек
Наконец, в Excel предусмотрен очень удобный способ ссылки на ячейку с помощью присвоения этой ячейке произвольного имени. Чтобы присвоить ячейке имя, выделите ее и щелкните на поле имен. Наберите произвольное имя (например, Всего) и нажмите клавишу {Enter}. Выделенной ячейке будет присвоено имя Всего. Это имя вы можете использовать в дальнейшем вместо адреса данной ячейки.
Именами можно обозначать постоянные величины, коэффициенты, константы, которые используются в вашей таблице. Например, выполняя лабораторные работы по физике или обработку физических экспериментов, вы можете ввести где-нибудь в таблице фундаментальные физические константы, присвоить им их обычные обозначения (g — ускорение свободного падения, k — постоянная Больцмана и т. д.) и пользоваться ими в формулах.
При создании графических объектов и диаграмм Excel автоматически присваивает им условные имена, например: Рисунок 1, Линия 2, Диагр. 8 и т. д.
1.2. Ввод данных в ячейку таблицы
Чтобы ввести данные в конкретную ячейку, необходимо выделить ее щелчком мыши, а затем щелкнуть на строке формул (справа от вертикальной черты — рис. 11.1). Появляется мерцающий текстовый курсор, и вы можете набирать информацию, пользуясь при этом знакомым вам основным стандартом редактирования (клавиши курсора, {Backspace}, {Del}). Вводимые в строке формул данные воспроизводятся в текущей ячейке.
Рисунок 11.1 – Общий вид окна MS Excel
При вводе данных в левой части строки формул возникают три кнопки, предназначенные для управления процессом ввода: с красным крестиком, зеленой галочкой и значком fx (рис.11.7).
Если щелкнуть на кнопке с крестиком, ввод прекращается и данные, поступившие в ячейку в текущем сеансе ввода, — удаляются.
Если щелкнуть на кнопке со значком fx, на экран поступит диалоговое окно Мастера функций (рис. 11.13).Вы можете ввести функцию.
Рисунок 11.13 – Мастер функций шаг 1
Завершив ввод данных, вы должны зафиксировать их в ячейке любым из трех способов:
Для изменения уже введенных данных можно использовать те же способы: щелчок на строке формул или двойной щелчок на ячейке.
Наконец, для ввода новых или для замены старых данных вы можете просто начать их набор в текущей ячейке. Ячейка очищается, появляется текстовый курсор и активизируется строка формул.
Адреса ячеек и имена функций можно набирать на любом регистре — верхнем или нижнем.
Каким шрифтом вводятся данные в ячейку Excel? Стандартный шрифт вы можете установить с помощью диалогового окна команды [Сервис-Параметры...], на вкладке Общие. Именно этот шрифт Excel всегда использует при воспроизведении набираемой информации в строке формул. Для конкретной таблицы или для текущего сеанса работы вы можете установить другой шрифт, если выберете команду [Формат-Стиль...]. Кроме того, фрагменты содержимого ячеек можно форматировать обычным способом с помощью вкладки [Формат-Ячейки.../Шрифт] или с помощью панели инструментов «Форматирование». Эксперименты со шрифтом вы можете провести самостоятельно.
1.3. Изменение ширины столбца и высоты строки
Ширина столбца измеряется в символах. Например, ширина 8.5 означает, что в ячейку данного столбца можно ввести в среднем 8,5 символов стандартного шрифта (для пропорционального шрифта точная оценка невозможна). Ширина столбца — от 0 до 255 символов.
Высота строки измеряется в пунктах (от 0 до 409). Чаще всего вам придется изменять ширину столбца (например, чтобы разместить тексты или использовать длинные числа). Впрочем, длина вводимой информации может и превышать ширину столбца. Например, заголовок таблицы часто вводят в левую ячейку верхней строки, оставляя соседние ячейки этой строки пустыми (см. ниже).
Для изменения размеров столбца (строки) в MS Excel предусмотрены два способа.
1. Чтобы изменить ширину столбца, установите указатель мыши на правую границу в заголовке столбца (указатель примет форму черного крестика) и переместите границу влево или вправо методом «Drag-and-Drop». Чтобы изменить высоту строки, установите указатель мыши на нижнюю границу в заголовке строки (указатель примет форму черного крестика) и переместите границу вверх или вниз.
В поле имен при перемещении границы высвечивается текущая ширина столбца (высота строки) в соответствующих единицах измерения (символах или пунктах).
2. Если вы хотите явно задать ширину столбца (в символах) или высоту строки (в пунктах), выделите хотя бы одну ячейку в столбце или строке, затем выберите команду [Формат-Столбец-Ширина...] или [Формат-Строка-Высота...] и укажите в соответствующем диалоговом окне необходимое значение ширины (высоты).
На рис. 11.5 в качестве примера показана команда для изменения ширины столбца
Рисунок 11.5 – Изменение ширины столбца
1.4. Что можно записать в ячейку таблицы
В любую ячейку электронной таблицы можно ввести:
257
+4890.859
По умолчанию после фиксации числа Excel сдвигает его к правой границе ячейки, при этом незначащие (»хвостовые») нули в дробной части числа отбрасываются. Например, таким способом вы не сможете ввести число 25.10, — оно превратится в 25.1. Тем не менее, вы можете выровнять число по центру ячейки или сместить к левой границе ячейки с помощью кнопок выравнивания, показанных на рис. E.
Рисунок 11.3 – Пиктограммы панели инструментов «Форматирование»
Большие и малые (по модулю) числа удобно записывать в экспоненциальной форме, т. е. в виде условного сочетания мантиссы и порядка. Например, число 4890000 можно представить как произведение 4.89х106 (4.89 — мантисса, 6 — порядок) и записать так: 4.89Е+06.
Чтобы число в ячейке выглядело на экране именно так, как вы его ввели, количество вводимых знаков не должно превышать некоторую величину, зависящую от установленной вами (или по умолчанию) ширины столбца (обычно это 8—12 символов). Слишком большие или слишком малые числа Excel автоматически представит в экспоненциальной форме (например, вместо 48900000 в ячейке может появиться 4.89Е+07, т. е. 4.89х107).
Точность представления числа (количество знаков после точки) можно регулировать с помощью кнопок панели инструментов «Форматирование» (рис. 11.3, (2)).
Формула. Если набранная вами последовательность символов начинается со знака « = » (равно), Excel считает, что вы набрали формулу. В формулу могут входить данные разного типа, однако мы будем считать ее обычным арифметическим выражением, в которое можно записать только числа, адреса ячеек и функции, соединенные между собой знаками арифметических операций.
Например, если вы ввели в ячейку ВЗ формулу
=A2+C3*F7,
значением этой ячейки будет число, которое равно произведению чисел, записанных в СЗ и F7, сложенному с числом из ячейки А2.
Если на вкладке Вид окна команды [Сервис-Параметры...] установлен флажок Формулы (рис. 11.4), в ячейке на экране будет отображаться формула; если этот флажок снят, вместо формулы вы будете видеть результат вычислений по данной формуле.
Рисунок 11.4 - Установка Параметров окна Excel
Если вводимый в ячейку текст превысит по длине видимую ширину столбца, возможны два случая:
Выделите нужные ячейки и выберите команду [Формат-Ячейки...] (рис. 11.6):
На вкладке Число имеется список Числовые форматы:, причем первый элемент этого списка (Общий) и обозначает ввод по соглашению, рассмотренный выше. Если выделить другой элемент списка и нажать ОК, для выделенных ячеек устанавливаются новые правила, которые вы можете изучить на опыте. Например, если выбрать Текстовый, все вводимое вами будет считаться текстом (даже формулы); если выбрать Дата, все вводимое вами будет представлено в одном из форматов даты (25 окт или 25.10.98 и т. п.). При этом контроль за вводимой
Рисунок 11.6 – Установка формата отображения
информацией ужесточается. Например, если длина вводимого числа слишком велика, Excel отобразит его как цепочку символов «#»> (##...#).
Вопросы и задания
2.1. Общие правила подготовки таблицы
Чтобы освоить на практике основные идеи обработки электронных таблиц, рассмотрим конкретную задачу.
Пусть некая фирма, торгующая мороженым в городе N, ведет учет выручки (в миллионах рублей) по четырем округам города в летние месяцы 1997 г.
Исходные данные нашей задачи — двенадцать чисел, каждое из которых — выручка по конкретному округу (например, по Западному) за конкретный месяц (например, за июль).
Рисунок 11.7 – Исходные данные учебной таблицы
На основании этих исходных данных мы хотим найти производные величины:
Теперь приступим к расчетам. В ячейку С10 необходимо поместить сумму за июнь по всем округам, т. е. С6+С7+С8+С9. Для этого надо выделить ячейку СЮ и ввести в нее формулу:
=С6+С7+С8+С9
После ввода этой формулы в ячейке немедленно появится результат: 455 (рис. 11.8).
Рисунок 11.8 – Предварительные результаты решения задачи
Что делать, если в вашей таблице не 4, а 444 строки? Перечислять все слагаемые? Разумеется, нет: в Excel имеется функция СУММ (SUM), которая возвращает значение суммы значений своих аргументов. В качестве аргументов в этой функции можно записывать адреса отдельных ячеек или диапазоны адресов, например:
=СУММ(С6,С7,С8,С9) или =СУММ(С6:С9).
Именно последний вариант записи показан на рис. 11.7.
Далее такие же формулы надо записать в ячейки D10 и Е10: =CУMM(D6:D9) и =СУММ(Е6:Е9).
Перейдем к суммированию по округам. В ячейки F6—F10 запишем суммы по строкам 6—10 (т. е. =СУММ(С6:Е6), =СУММ(С7:Е7)) и т. д. В ячейке F10 окажется итоговая сумма — по всем округам за все лето. Результаты показаны на рис. 11.8.
Наконец, вместо процентов пока рассчитаем доли округов за все лето в полной сумме: =F6/F10 (в ячейке G6) — это доля Центрального округа, =F7/F10 (в ячейке G7) — доля Западного округа и т. д.
Наша задача решена. Обратите внимание, что фактически вы составили небольшую программу, которую можно использовать для многократных пересчетов. Например, если вы измените одно или несколько чисел в исходных данных, все суммы и проценты будут пересчитаны автоматически. Более того, вы можете модифицировать структуру таблицы (например, добавить или удалить округ), и формулы в итогах будут изменены автоматически.
2.2. Основные методы оптимизации работы
Выполнив работу, описанную в предыдущем пункте, вы можете считать, что научились создавать работоспособные электронные таблицы. Далее мы рассмотрим некоторые приемы, позволяющие упростить подготовку учебной таблицы. Эти же приемы вы будете использовать и при решении гораздо более сложных задач.
Ввод формул. Адрес ячейки можно включить в формулу одним щелчком мыши. Например, вместо того, чтобы «вручную» набирать. =С6+С7+..., можно сделать следующее:
Рисунок 11.2 – Пиктограммы панели инструментов «Стандартная»
Функция суммирования (СУММ) используется в электронных таблицах очень часто, — поэтому для нее в панели «Стандартная» предусмотрена специальная кнопка со значком Σ (рис. 11.2). Например, если выделить ячейку D10 (рис. 11.7) и щелкнуть на кнопке суммы, в строке формул и ячейке появится заготовка формулы: =СУММ(D6:D9). Вы можете отредактировать эту формулу (если она вас не устраивает) или зафиксировать результат (щелчком на кнопке с галочкой в строке формул). Если же дважды щелкнуть на кнопке Σ, результат сразу фиксируется в ячейке.
Копирование формул. В учебной задаче мы вставляли суммы отдельно в каждую ячейку по строке 10 и по столбцу F. Однако Excel позволяет скопировать готовую формулу в смежные ячейки; при этом адреса ячеек будут изменены автоматически.
Выделите ячейку С10. Установите указатель мыши на черный квадратик в правом нижнем углу курсорной рамки (указатель примет форму черного крестика). Нажмите левую кнопку и смещайте указатель вправо по горизонтали, — так, чтобы смежные ячейки D10 и Е10 были выделены пунктирной рамкой. Отпустите кнопку мыши.
Excel скопирует формулу =СУММ(С6:С9) в ячейки D10 и F10, причем номера столбцов будут автоматически изменены на D и F. Например, в ячейке F10 мы получим формулу =CУMM(F6:F9).
Точно так же вы можете выделить ячейку F6 и скопировать записанную в ней формулу =СУММ(С6:Е6) вниз по вертикали, получив в ячейках F7—F10 правильные суммы: =СУММ(С7:Е7) и т. д.
Копировать формулу, записанную в выделенной ячейке, можно только по горизонтали или вертикали. При этом:
Вместо абсолютной адресации мы можем воспользоваться именем ячейки (см. п. 11.6.1). Например, если присвоить ячейке F10 имя Всего, вместо адреса F$10 можно указать: Всего.
Выделите столбец G и щелкните мышью на кнопке панели «Форматирование» с изображением % (рис. 11.3, (2)). Все доли будут умножены на 100 и помечены знаком «%» (рис. 11.11).
2.3. Оформление таблицы
На следующем этапе нам необходимо научиться оформлять таблицу, т. е. выполнять на компьютере те же операции, которые вы проводите с обычной таблицей на бумаге. С помощью разнообразных средств MS Excel можно по своему вкусу оформить таблицу, — так, чтобы при распечатке она выглядела красиво. Со многими из этих средств вы уже познакомились при изучении процессора MS Word.
Размеры ячеек. Вы можете отрегулировать ширину избранных столбцов и высоту избранных строк (см. п.1.3/ Изменение ширины столбца и высоты строки/). Это позволит вам по своему усмотрению разместить в ячейках (или поверх ячеек) длинные тексты, рисунки, рисованные объекты, диаграммы, числа с большим числом знаков и т. п.
Форматирование текста. Как уже говорилось (п.1.2/Ввод данных в ячейку таблицы/), вся информация, вводимая в таблицу, воспроизводится либо стандартным шрифтом, установленным на вкладке Общие диалогового окна [Сервис-Параметры...]), либо текущим шрифтом, установленным с помощью команды [Формат-Стиль...]. Однако вам предоставляется возможность изменить шрифт, размер шрифта и начертание текста (или чисел) в любом участке таблицы (от части ячейки до всей таблицы) с помощью вкладки [Формат-Ячейки.../Шрифт] или кнопок панели «Форматирование», — точно так же, как вы это делали с участками текста в процессоре MS Word.
Выравнивание текста. Расположение текста в группе выделенных ячеек можно изменить с помощью таких же кнопок выравнивания (влево, вправо, по центру), как и в процессоре Word (рис. 11.3, (1)).
Рисунок 11.9 – Выравнивание текста в ячейках
Если вы хотите выровнять текст, набранный в какой-то ячейке, по центру выделенной группы столбцов, нажмите на панели «Форматирование» кнопку с изображением буквы «а» (рис. 11.3). Мы воспользовались именно этой кнопкой, чтобы аккуратно расположить заголовок учебной таблицы по центру столбцов А—G (рис. 11.11).
Очень часто возникает необходимость по-особенному расположить текст в ячейке (например, развернуть надпись по вертикали). Выделите эту ячейку (или группу ячеек) и выберите команду [Формат-Ячейки...]. В окне рис. 11.9 щелкните на вкладке Выравнивание.
С помощью этой вкладки можно как угодно расположить текст в пределах ячейки. В частности, среди радиокнопок группы Горизонтальное имеются и три кнопки группы (1), рис. 11.3. Группа Ориентация позволяет выбрать горизонтальную или вертикальную ориентацию текста (последнюю — в трех вариантах). Обратите внимание, что группа Ориентация — это те же радиокнопки, но представлены они не описанием их функций, а образцами. Если установить флажок Переносить по словам, текст будет автоматически «сворачиваться», а именно: если очередное вводимое слово не уместится в ячейке, оно будет перенесено на следующую строку (в той же ячейке).
Автоформатирование и обрамление. При изучении программы Word вы уже познакомились с функцией автоформатирования таблицы с помощью заранее заготовленных шаблонов
(п.10.5). Эта функция имеется и в Excel, — правда, количество шаблонов здесь поменьше.
Рисунок 11.10 Автофрматирование электронной таблицы
Чтобы воспользоваться этой функцией, необходимо:
В первом случае необходимо:
также расположение рамки относительно выделенного блока ячеек (замкнутый контур, слева, сверху и т. п.).
Разумеется, «ручное» оформление таблицы можно сочетать с автоформатированием.
В MS Excel используются те же принципы обрамления таблиц, что и в MS Word. Точно так же, как и в Word, не следует путать сетку таблицы с обрамлением. Сетка — инструментарий пользователя, а обрамление — элемент оформления. При обрамлении можно, в частности, устранить границы между смежными ячейками (и по вертикали, и по горизонтали).
Цвет фона и символов. Если у вас цветной принтер, вы можете «раскрасить» выделенные участки таблицы различными цветами (на черно-белой распечатке цветные области будут иметь какие-либо оттенки серого). Для этого на панели инструментов «Форматирование» предусмотрены два раскрывающихся списка (рис. 11.3, группа 3): в центре список с цветами фона, а справа список с цветами символов. Выбор цветов из этих списков — стандартный (не забывайте только выделить ячейки, которые вы собираетесь «раскрасить»).
На рис. 11.11 в качестве примера показана оформленная нами учебная таблица, причем при оформлении использованы некоторые приемы, описанные выше.
Рисунок 11.11 Оформленная таблица
В ячейки В10 и F5 мы записали текст «Всего», а в ячейку G5 — текст «В проц.» Затем мы выделили блок ячеек A5:G10, дали команду [Формат-Автоформат...] и в ее диалоговом окне (рис. 11.10) выбрали один из предложенных нам шаблонов (Стандартный 1).
Чтобы расположить заголовки по центру таблицы, мы сначала выделили ячейки A1:G1 и щелкнули на кнопке с изображением буквы «а» (правая кнопка в группе (1) рис. 11.3). То же самое мы сделали с ячейками A2:G2.
В заключение мы «погасили» переключатель Сетка на вкладке Вид диалогового окна команды [Сервис-Параметры...]. Сетка, таблицы исчезла.
2.4. Печать таблицы
В текстовых документах Word используется принцип WYSIWYG — что вы видите, то и получаете (на бумаге). Однако специфика электронных таблиц заключается в том, что при большом числе столбцов (или строк) таблица может быть напечатана «как попало», — т. е. на нескольких страницах, с недопустимыми разрывами между столбцами (или строками).
Для этого необходимо проставить перед номером столбца и (или) перед номером строки знак доллара «$». Например, в адресе $А5 не будет меняться номер столбца, в адресе В$7 — номер ст
25 12 2014
1 стр.
«Организмы: что это такое?»,6 кл. «Клеточное строение организма», 9 кл. «Клеточный уровень»
12 10 2014
3 стр.
Фз «Об электронной подписи» ответственность за обеспечение конфиденциальности ключа электронной подписи (ЭП) возлагается на владельца эп
14 12 2014
1 стр.
Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер позволяет представлять их в электронной форме, а это дает возможность не только отображать, но и обрабатывать
01 09 2014
1 стр.
От строения электронной оболочки атома напрямую зависят химические свойства данного химического элемента. Согласно квантовой теории каждый электрон в атоме занимает определенную ор
15 09 2014
1 стр.
Цель работы: Знакомство с основными навыками работы в электронных таблицах: ввод данных в ячейки таблицы, форматирование ячеек таблицы, ввод простых формул, создание обрамления, ре
14 12 2014
4 стр.
Таблица содержит следующие данные об учениках школы: фамилия, возраст и рост ученика. Сколько учеников могут заниматься в баскетбольной секции, если туда принимают детей с ростом
02 09 2014
1 стр.
Электронной семантической библиотеке, в которой информация представлена, наряду с традиционными форматами (тексты, мультимедиа), в модели данных «объект-свойство»
13 10 2014
1 стр.