Ячейка электронной таблицы

1.1. Как адресовать ячейки

Обозначение ячейки, составленное из номера столбца и номера строки (А5, B7 и т. д.) называется относительным адресом или просто адресом. При некоторых операциях копирования, удаления, вставки Excel автоматически изменяет этот адрес в формулах. Иногда это служит источником ошибок (см. п. 2/Основные методы оптимизации/). Чтобы отменить автоматическое изменение адреса данной ячейки, вы можете назначить ей абсолютный адрес. Для этого необходимо проставить перед номером столбца и (или) перед номером строки знак доллара «$». Например, в адресе $А5 не будет меняться номер столбца, в адресе В$7 — номер строки, а в адресе $D$12 — ни тот, ни другой номер.

Чтобы сослаться на диапазон ячеек (например, на группу смежных ячеек в строке), можно указать через двоеточие адреса начальной и конечной ячейки в диапазоне. Например, обозначение А7:Е7 адресует ячейки А, В, С, D, Е в строке 7, обозначение ВЗ:В6 адресует ячейки 3, 4, 5, 6 в столбце В и т. п.

Диапазоном можно обозначить и блок ячеек. Например, для ссылки на блок, показанный на рис. 11.12, можно написать C6:G9.

Рисунок 11.12. – Пример выделения блока ячеек

Наконец, в Excel предусмотрен очень удобный способ ссылки на ячейку с помощью присвоения этой ячейке произвольного имени. Чтобы присвоить ячейке имя, выделите ее и щелкните на поле имен. Наберите произвольное имя (например, Всего) и нажмите клавишу {Enter}. Выделенной ячейке будет присвоено имя Всего. Это имя вы можете использовать в дальнейшем вместо адреса данной ячейки.

Именами можно обозначать постоянные величины, коэффициенты, константы, которые используются в вашей таблице. Например, выполняя лабораторные работы по физике или об­работку физических экспериментов, вы можете ввести где-нибудь в таблице фундаментальные физические константы, присвоить им их обычные обозначения (g — ускорение свободного падения, k — постоянная Больцмана и т. д.) и пользоваться ими в формулах.

При создании графических объектов и диаграмм Excel авто­матически присваивает им условные имена, например: Рисунок 1, Линия 2, Диагр. 8 и т. д.

1.2. Ввод данных в ячейку таблицы

Чтобы ввести данные в конкретную ячейку, необходимо вы­делить ее щелчком мыши, а затем щелкнуть на строке формул (справа от вертикальной черты — рис. 11.1). Появляется мерцающий текстовый курсор, и вы можете набирать информацию, пользуясь при этом знакомым вам основным стандартом редактирования (клавиши курсора, {Backspace}, {Del}). Вводимые в строке формул данные воспроизводятся в текущей ячейке.

Рисунок 11.1 – Общий вид окна MS Excel

При вводе данных в левой части строки формул возникают три кнопки, предназначенные для управления процессом ввода: с красным крестиком, зеленой галочкой и значком fx (рис.11.7).

Если щелкнуть на кнопке с крестиком, ввод прекращается и данные, поступившие в ячейку в текущем сеансе ввода, — удаляются.

Если щелкнуть на кнопке со значком f_x, на экран поступит диалоговое окно Мастера функций (рис. 11.13).Вы можете ввести функцию.

Рисунок 11.13 – Мастер функций шаг 1

Завершив ввод данных, вы должны зафиксировать их в ячейке любым из трех способов:

1. 
   нажав клавишу {Enter};
   
2. 
   щелкнув на кнопке с галочкой;
   
3. 
   щелкнув мышью на другой ячейке.
   

Для ввода данных можно также дважды щелкнуть мышью на выбранной ячейке, и текстовый курсор появится непосредственно в ячейке. В этом случае допускаются только ввод символов и удаление их клавишей {Backspace}. Для фиксации данных можно либо воспользоваться одним из описанных выше трех способов, либо сместить курсорную рамку на другую ячейку любой из клавиш управления курсором.

Для изменения уже введенных данных можно использовать те же способы: щелчок на строке формул или двойной щелчок на ячейке.

Наконец, для ввода новых или для замены старых данных вы можете просто начать их набор в текущей ячейке. Ячейка очищается, появляется текстовый курсор и активизируется строка формул.

Адреса ячеек и имена функций можно набирать на любом регистре — верхнем или нижнем.

Каким шрифтом вводятся данные в ячейку Excel? Стандартный шрифт вы можете установить с помощью диалогового окна команды [Сервис-Параметры...], на вкладке Общие. Именно этот шрифт Excel всегда использует при воспроизведении набираемой информации в строке формул. Для конкрет­ной таблицы или для текущего сеанса работы вы можете установить другой шрифт, если выберете команду [Формат-Стиль...]. Кроме того, фрагменты содержимого ячеек можно форматировать обычным способом с помощью вкладки [Формат-Ячейки.../Шрифт] или с помощью панели инструментов «Форматирование». Эксперименты со шрифтом вы можете про­вести самостоятельно.
1.3. Изменение ширины столбца и высоты строки

Ширина столбца измеряется в символах. Например, ширина 8.5 означает, что в ячейку данного столбца можно ввести в среднем 8,5 символов стандартного шрифта (для пропорционально­го шрифта точная оценка невозможна). Ширина столбца — от 0 до 255 символов.

Высота строки измеряется в пунктах (от 0 до 409). Чаще всего вам придется изменять ширину столбца (например, чтобы разместить тексты или использовать длинные числа). Впрочем, длина вводимой информации может и превышать ширину столбца. Например, заголовок таблицы часто вводят в левую ячейку верхней строки, оставляя соседние ячейки этой строки пустыми (см. ниже).

Для изменения размеров столбца (строки) в MS Excel предусмотрены два способа.

1. Чтобы изменить ширину столбца, установите указатель мыши на правую границу в заголовке столбца (указатель примет форму черного крестика) и переместите границу влево или вправо методом «Drag-and-Drop». Чтобы изменить высоту строки, установите указатель мыши на нижнюю границу в заголовке строки (указатель примет форму черного крестика) и переместите границу вверх или вниз.

В поле имен при перемещении границы высвечивается текущая ширина столбца (высота строки) в соответствующих единицах измерения (символах или пунктах).

2. Если вы хотите явно задать ширину столбца (в символах) или высоту строки (в пунктах), выделите хотя бы одну ячейку в столбце или строке, затем выберите команду [Формат-Столбец-Ширина...] или [Формат-Строка-Высота...] и укажите в соответствующем диалоговом окне необходимое значение ширины (высоты).

На рис. 11.5 в качестве примера показана команда для изме­нения ширины столбца

Рисунок 11.5 – Изменение ширины столбца

1.4. Что можно записать в ячейку таблицы

В любую ячейку электронной таблицы можно ввести:

• 
  число;
  
• 
  формулу;
  
• 
  текстовую (алфавитно-цифровую) информацию.
  

Ввод по умолчанию. Как Excel отличает один вид информации от другого? Если вы явно не указали тип и формат вводимой информации (как показано ниже), Excel по умолчанию использует следующие соглашения.

Число. Если набрана некая последовательность символов, в которую входят цифры, а также знаки « + », «-» (в начале последовательности) или «.» (как разделитель целой и дробной части), эта последовательность считается числом. Примеры чисел:

257

-145.2

+4890.859

По умолчанию после фиксации числа Excel сдвигает его к правой границе ячейки, при этом незначащие (»хвостовые») нули в дробной части числа отбрасываются. Например, таким способом вы не сможете ввести число 25.10, — оно превратится в 25.1. Тем не менее, вы можете выровнять число по центру ячейки или сместить к левой границе ячейки с помощью кнопок выравнивания, показанных на рис. E.

Рисунок 11.3 – Пиктограммы панели инструментов «Форматирование»

Большие и малые (по модулю) числа удобно записывать в экспоненциальной форме, т. е. в виде условного сочетания мантиссы и порядка. Например, число 4890000 можно представить как произведение 4.89х10⁶ (4.89 — мантисса, 6 — порядок) и записать так: 4.89Е+06.

Чтобы число в ячейке выглядело на экране именно так, как вы его ввели, количество вводимых знаков не должно превышать некоторую величину, зависящую от установленной вами (или по умолчанию) ширины столбца (обычно это 8—12 символов). Слишком большие или слишком малые числа Excel автоматически представит в экспоненциальной форме (например, вместо 48900000 в ячейке может появиться 4.89Е+07, т. е. 4.89х10⁷).

Точность представления числа (количество знаков после точки) можно регулировать с помощью кнопок панели инструментов «Форматирование» (рис. 11.3, (2)).

Формула. Если набранная вами последовательность символов начинается со знака « = » (равно), Excel считает, что вы набрали формулу. В формулу могут входить данные разного типа, однако мы будем считать ее обычным арифметическим выражением, в которое можно записать только числа, адреса ячеек и функции, соединенные между собой знаками арифметических операций.

Например, если вы ввели в ячейку ВЗ формулу

=A2+C3*F7,

значением этой ячейки будет число, которое равно произведе­нию чисел, записанных в СЗ и F7, сложенному с числом из ячейки А2.

Если на вкладке Вид окна команды [Сервис-Параметры...] установлен флажок Формулы (рис. 11.4), в ячейке на экране будет отображаться формула; если этот флажок снят, вместо формулы вы будете видеть результат вычислений по данной формуле.

Рисунок 11.4 - Установка Параметров окна Excel

Текст. Если набранная вами последовательность в представлении Excel не является ни числом, ни формулой, она считается текстом и не подвергается каким-либо преобразованиям. Например, последовательность -145.2 будет считаться числом, а —145,2 или v145.2 — текстом. Последовательность =А1+А2 — это формула, а А1+А2 — текст.

Если вводимый в ячейку текст превысит по длине видимую ширину столбца, возможны два случая:

1. 
   следующие ячейки в строке пусты, — тогда визуально текст накроет эти ячейки;
   
2. 
   в следующих ячейках есть данные, — тогда правая часть текста скроется за этими ячейками.
   

При необходимости вы можете расположить текст в ячейке в несколько строк (см. п. 3 /Оформление таблицы/).

Задание формата ввода. Рассмотренные выше соглашения о вводе далеко не всегда устраивают пользователя. Например, вводя 25.10, вы могли иметь в виду дату (25 октября) или какой-то пункт в договоре (иными словами — текст). Excel дает вам возможность принудительно установить новые прави­ла ввода для одной или нескольких ячеек.

Выделите нужные ячейки и выберите команду [Формат-Ячейки...] (рис. 11.6):

На вкладке Число имеется список Числовые форматы:, причем первый элемент этого списка (Общий) и обозначает ввод по соглашению, рассмотренный выше. Если выделить другой эле­мент списка и нажать ОК, для выделенных ячеек устанавлива­ются новые правила, которые вы можете изучить на опыте. На­пример, если выбрать Текстовый, все вводимое вами будет счи­таться текстом (даже формулы); если выбрать Дата, все вводимое вами будет представлено в одном из форматов даты (25 окт или 25.10.98 и т. п.). При этом контроль за вводимой

Рисунок 11.6 – Установка формата отображения

информацией ужесточается. Например, если длина вводимого числа слишком велика, Excel отобразит его как цепочку симво­лов «#»> (##...#).

Вопросы и задания

1. 
   Что такое относительный адрес ячейки?
   
2. 
   Как указать абсолютный адрес ячейки? В каких случаях необходимо использовать абсолютный адрес?
   
3. 
   Перечислите все способы ссылки на ячейку и на диапазон ячеек.
   
4. 
   Какие символы могут входить в имя ячейки?
   
5. 
   Приведите примеры использования имен ячеек.
   
6. 
   Назовите основные типы информации, используемые в электронных таблицах.
   
7. 
   Как Excel отличает число от текста, текст от функции?
   
8. 
   Как будет воспринято программой число, в котором разделителем дробной части вместо точки поставлена запятая: как ошибка, как алфавитная информация или как формула?
   
9. 
   Объясните, что такое функция.
   

10. 
    Как увидеть формулу, записанную в ячейку? Как сделать так, чтобы в ячейке отображался не результат вычислений по формуле, а сама формула?
    
11. 
    Как установить (изменить) точность отображения числа и результата вычислений?
    

2. Как подготовить простую таблицу

2.1. Общие правила подготовки таблицы

Чтобы освоить на практике основные идеи обработки элек­тронных таблиц, рассмотрим конкретную задачу.

Пусть некая фирма, торгующая мороженым в городе N, ведет учет выручки (в миллионах рублей) по четырем округам города в летние месяцы 1997 г.

Исходные данные нашей задачи — двенадцать чисел, каж­дое из которых — выручка по конкретному округу (например, по Западному) за конкретный месяц (например, за июль).

Рисунок 11.7 – Исходные данные учебной таблицы

На основании этих исходных данных мы хотим найти производные величины:

• 
  сумму выручки по городу за каждый месяц;
  
• 
  сумму выручки по каждому округу за все лето;
  
• 
  общую сумму выручки;
  

• 
  процент выручки по каждому округу относительно общей
  суммы.
  

Прежде всего введем в таблицу исходные данные (рис. 11.7). В ячейках А1 и А2 мы набрали тексты, которые представляют собой некую описательную информацию («Продажа морожено­го...», «Лето 1997 г.»). В ячейках А6—А9 набраны названия округов, в ячейках С5—Е5 — названия месяцев. Наконец, в ячейки С6, D6, ... мы ввели числа, которые и представляют собой исходные значения выручки.

Теперь приступим к расчетам. В ячейку С10 необходимо поместить сумму за июнь по всем округам, т. е. С6+С7+С8+С9. Для этого надо выделить ячейку СЮ и ввести в нее формулу:

=С6+С7+С8+С9

После ввода этой формулы в ячейке немедленно появится результат: 455 (рис. 11.8).

Рисунок 11.8 – Предварительные результаты решения задачи

Что делать, если в вашей таблице не 4, а 444 строки? Перечислять все слагаемые? Разумеется, нет: в Excel имеется функция СУММ (SUM), которая возвращает значение суммы значе­ний своих аргументов. В качестве аргументов в этой функции можно записывать адреса отдельных ячеек или диапазоны ад­ресов, например:

=СУММ(С6,С7,С8,С9) или =СУММ(С6:С9).

Именно последний вариант записи показан на рис. 11.7.

Далее такие же формулы надо записать в ячейки D10 и Е10: =CУMM(D6:D9) и =СУММ(Е6:Е9).

Перейдем к суммированию по округам. В ячейки F6—F10 запишем суммы по строкам 6—10 (т. е. =СУММ(С6:Е6), =СУММ(С7:Е7)) и т. д. В ячейке F10 окажется итоговая сумма — по всем округам за все лето. Результаты показаны на рис. 11.8.

Наконец, вместо процентов пока рассчитаем доли округов за все лето в полной сумме: =F6/F10 (в ячейке G6) — это доля Центрального округа, =F7/F10 (в ячейке G7) — доля Западного округа и т. д.

Наша задача решена. Обратите внимание, что фактически вы составили небольшую программу, которую можно использовать для многократных пересчетов. Например, если вы измени­те одно или несколько чисел в исходных данных, все суммы и проценты будут пересчитаны автоматически. Более того, вы мо­жете модифицировать структуру таблицы (например, добавить или удалить округ), и формулы в итогах будут изменены авто­матически.

2.2. Основные методы оптимизации работы

Выполнив работу, описанную в предыдущем пункте, вы мо­жете считать, что научились создавать работоспособные элек­тронные таблицы. Далее мы рассмотрим некоторые приемы, позволяющие упростить подготовку учебной таблицы. Эти же приемы вы будете использовать и при решении гораздо более сложных задач.

Ввод формул. Адрес ячейки можно включить в формулу одним щелчком мыши. Например, вместо того, чтобы «вручную» набирать. =С6+С7+..., можно сделать следующее:

• 
  ввести « = »;
  
• 
  щелкнуть мышью на ячейке С6 (ее адрес появится в формуле);
  
• 
  ввести « + »;
  
• 
  щелкнуть на С7 и т. д.
  

Ввод функций. Вместо того, чтобы набирать функции вруч­ную, можно щелкнуть на кнопке со значком f_x в панели ин­струментов «Стандартная» (рис. 11.2, (4)), — на экране появит­ся диалоговое окно Мастера функций.

Рисунок 11.2 – Пиктограммы панели инструментов «Стандартная»

Функция суммирования (СУММ) используется в электрон­ных таблицах очень часто, — поэтому для нее в панели «Стан­дартная» предусмотрена специальная кнопка со значком Σ (рис. 11.2). Например, если выделить ячейку D10 (рис. 11.7) и щелкнуть на кнопке суммы, в строке формул и ячейке появится заготовка формулы: =СУММ(D6:D9). Вы можете отредактировать эту формулу (если она вас не устраивает) или зафиксировать результат (щелчком на кнопке с галочкой в строке формул). Если же дважды щелкнуть на кнопке Σ, результат сразу фиксируется в ячейке.

Копирование формул. В учебной задаче мы вставляли суммы отдельно в каждую ячейку по строке 10 и по столбцу F. Однако Excel позволяет скопировать готовую формулу в смежные ячей­ки; при этом адреса ячеек будут изменены автоматически.

Выделите ячейку С10. Установите указатель мыши на черный квадратик в правом нижнем углу курсорной рамки (указатель примет форму черного крестика). Нажмите левую кнопку и смещайте указатель вправо по горизонтали, — так, чтобы смежные ячейки D10 и Е10 были выделены пунктирной рамкой. Отпустите кнопку мыши.

Excel скопирует формулу =СУММ(С6:С9) в ячейки D10 и F10, причем номера столбцов будут автоматически изменены на D и F. Например, в ячейке F10 мы получим формулу =CУMM(F6:F9).

Точно так же вы можете выделить ячейку F6 и скопировать записанную в ней формулу =СУММ(С6:Е6) вниз по вертикали, получив в ячейках F7—F10 правильные суммы: =СУММ(С7:Е7) и т. д.

Копировать формулу, записанную в выделенной ячейке, можно только по горизонтали или вертикали. При этом:

• 
  при копировании влево (вправо) по горизонтали смещение на одну ячейку уменьшает (увеличивает) каждый номер столбца в формуле на единицу.
  
• 
  при копировании вверх (вниз) по вертикали смещение на одну ячейку уменьшает (увеличивает) каждый номер строки в формуле на единицу.
  

Этим же способом можно копировать в смежные ячейки числа и тексты.

Абсолютные адреса. В ячейке G6 мы записали формулу =F6/F10 — это доля Центрального округа в общей сумме, кото­рая записана в ячейке F10. Если мы попытаемся описанным выше способом скопировать эту формулу в ячейки G6, G7, ..., Excel автоматически изменит номера строк в знаменателе, и возникнут ошибки: =F7/F11, =F8/F12, ... Чтобы запретить программе Excel механически изменять адрес ячейки, доста­точно перед номером столбца и номером строки записать символ «$», т. е. вместо относительного указать абсолютный адрес (например, $F$10). Знак «$», указанный перед номером столбца, означает, что этот номер не будет изменяться при операциях копирования формул, вставки и удаления строк и столбцов. Знак «$», указанный перед номером строки, означает, что этот номер не будет изменяться при операциях копирования формул, вставки и удаления строк и столбцов. В нашем случае до- статочно указать $ перед номером строки в ячейке G6 и скопи­ровать формулу =F6/F$10 в ячейки G7—G10 (рис. 11.8).

Вместо абсолютной адресации мы можем воспользоваться именем ячейки (см. п. 11.6.1). Например, если присвоить ячей­ке F10 имя Всего, вместо адреса F$10 можно указать: Всего.

Проценты. В столбце G (рис. 11.8) мы записали формулы для расчета долей округов города в общей сумме выручки. Очень часто нам необходимо показать эти доли в процентах (т. е. просто умножить каждую долю на 100). Excel позволяет сделать это одним щелчком мыши.

Выделите столбец G и щелкните мышью на кнопке панели «Форматирование» с изображением % (рис. 11.3, (2)). Все доли будут умножены на 100 и помечены знаком «%» (рис. 11.11).

2.3. Оформление таблицы

На следующем этапе нам необходимо научиться оформлять таблицу, т. е. выполнять на компьютере те же операции, которые вы проводите с обычной таблицей на бумаге. С помощью разнообразных средств MS Excel можно по своему вкусу офор­мить таблицу, — так, чтобы при распечатке она выглядела кра­сиво. Со многими из этих средств вы уже познакомились при изучении процессора MS Word.

Размеры ячеек. Вы можете отрегулировать ширину избран­ных столбцов и высоту избранных строк (см. п.1.3/ Изменение ширины столбца и высоты строки/). Это позволит вам по своему усмотрению разместить в ячейках (или поверх ячеек) длинные тексты, рисунки, рисованные объекты, диаграммы, числа с большим числом знаков и т. п.

Форматирование текста. Как уже говорилось (п.1.2/Ввод данных в ячейку таблицы/), вся информация, вводимая в таблицу, воспроизводится либо стан­дартным шрифтом, установленным на вкладке Общие диалогового окна [Сервис-Параметры...]), либо текущим шрифтом, установленным с помощью команды [Формат-Стиль...]. Однако вам предоставляется возможность изменить шрифт, размер шрифта и начертание текста (или чисел) в любом участке таблицы (от части ячейки до всей таблицы) с помощью вкладки [Формат-Ячейки.../Шрифт] или кнопок панели «Форматирование», — точно так же, как вы это делали с участками текста в процессоре MS Word.

Выравнивание текста. Расположение текста в группе выделенных ячеек можно изменить с помощью таких же кнопок выравнивания (влево, вправо, по центру), как и в процессоре Word (рис. 11.3, (1)).



Рисунок 11.9 – Выравнивание текста в ячейках

Если вы хотите выровнять текст, набранный в какой-то ячейке, по центру выделенной группы столбцов, нажмите на панели «Форматирование» кнопку с изображением буквы «а» (рис. 11.3). Мы воспользовались именно этой кнопкой, чтобы аккуратно расположить заголовок учебной таблицы по центру столбцов А—G (рис. 11.11).

Очень часто возникает необходимость по-особенному расположить текст в ячейке (например, развернуть надпись по вер­тикали). Выделите эту ячейку (или группу ячеек) и выберите команду [Формат-Ячейки...]. В окне рис. 11.9 щелкните на вкладке Выравнивание.

С помощью этой вкладки можно как угодно расположить текст в пределах ячейки. В частности, среди радиокнопок группы Горизонтальное имеются и три кнопки группы (1), рис. 11.3. Группа Ориентация позволяет выбрать горизонталь­ную или вертикальную ориентацию текста (последнюю — в трех вариантах). Обратите внимание, что группа Ориентация — это те же радиокнопки, но представлены они не описанием их функций, а образцами. Если установить флажок Переносить по словам, текст будет автоматически «сворачиваться», а имен­но: если очередное вводимое слово не уместится в ячейке, оно будет перенесено на следующую строку (в той же ячейке).

Автоформатирование и обрамление. При изучении програм­мы Word вы уже познакомились с функцией автоформатирова­ния таблицы с помощью заранее заготовленных шаблонов

(п.10.5). Эта функция имеется и в Excel, — правда, количество шаблонов здесь поменьше.

Рисунок 11.10 Автофрматирование электронной таблицы

Чтобы воспользоваться этой функцией, необходимо:

1. 
   выделить блок ячеек, который необходимо оформить потому или иному шаблону;
   
2. 
   выбрать команду [Формат-Автоформат...];
   
3. 
   в появившемся диалоговом окне (рис. 11.10) из раскрывающегося списка Список форматов: выбрать шаблон и нажать ОК.
   

Список шаблонов, предлагаемых в диалоговом окне автоформатирования, сравнительно невелик, однако Excel позволяет вам «вручную» оформлять различные участки таблицы с помо­щью множества комбинаций линий и рамок различной формы (двойная линия, пунктир и т. п.). Как обычно, для этого можно использовать либо панель инструментов, либо команду меню.

В первом случае необходимо:

1. 
   выделить блок ячеек, который надо оформить;
   
2. 
   щелкнуть на кнопке раскрывающегося списка рамок в панели «Форматирование» (левая кнопка в группе (3) рис. 11.3).
   
3. 
   найти в этом списке пиктограмму с подходящим шаблоном обрамления (например, со сплошным контуром или с линиями сверху и снизу) и щелкнуть на ней.
   

Во втором случае надо выбрать команду [Формат-Ячейки...], а затем вкладку Рамка (см. рис. 11.9). На этой вкладке вы смо­жете выбрать форму линии (стиль), образующей рамку, а

также расположение рамки относительно выделенного блока ячеек (замкнутый контур, слева, сверху и т. п.).

Разумеется, «ручное» оформление таблицы можно сочетать с автоформатированием.

В MS Excel используются те же принципы обрамления таблиц, что и в MS Word. Точно так же, как и в Word, не следует путать сетку таблицы с обрам­лением. Сетка — инструментарий пользователя, а обрамление — элемент оформления. При обрамлении можно, в частности, устранить границы между смежными ячейками (и по вертикали, и по горизонтали).

Цвет фона и символов. Если у вас цветной принтер, вы мо­жете «раскрасить» выделенные участки таблицы различными цветами (на черно-белой распечатке цветные области будут иметь какие-либо оттенки серого). Для этого на панели инстру­ментов «Форматирование» предусмотрены два раскрывающих­ся списка (рис. 11.3, группа 3): в центре список с цветами фона, а справа список с цветами символов. Выбор цветов из этих списков — стандартный (не забывайте только выделить ячей­ки, которые вы собираетесь «раскрасить»).

На рис. 11.11 в качестве примера показана оформленная нами учебная таблица, причем при оформлении использованы некоторые приемы, описанные выше.

Рисунок 11.11 Оформленная таблица

В ячейки В10 и F5 мы записали текст «Всего», а в ячейку G5 — текст «В проц.» Затем мы выделили блок ячеек A5:G10, дали команду [Формат-Автоформат...] и в ее диа­логовом окне (рис. 11.10) выбрали один из предложенных нам шаблонов (Стандартный 1).

Чтобы расположить заголовки по центру таблицы, мы сна­чала выделили ячейки A1:G1 и щелкнули на кнопке с изобра­жением буквы «а» (правая кнопка в группе (1) рис. 11.3). То же самое мы сделали с ячейками A2:G2.

В заключение мы «погасили» переключатель Сетка на вкладке Вид диалогового окна команды [Сервис-Параметры...]. Сетка, таблицы исчезла.

2.4. Печать таблицы

В текстовых документах Word используется принцип WYSIWYG — что вы видите, то и получаете (на бумаге). Однако спе­цифика электронных таблиц заключается в том, что при боль­шом числе столбцов (или строк) таблица может быть напечатана «как попало», — т. е. на нескольких страницах, с недопустимыми разрывами между столбцами (или строками).

Поэтому перед печатью электронной таблицы рекомендуется выполнить следующие операции.

1. 
   Выберите команду [Файл-Предварительный просмотр] (или нажмите кнопку на панели инструментов «Стандартная»), и в окне просмотра вы увидите, как в действительности будет выглядеть ваша таблица на бумаге. Если какие-то фрагменты таблицы плохо видны, можно щелкнуть на переключателе Масштаб и рассмотреть таблицу поближе (на печати увеличение масштаба отображения не скажется).
   
2. 
   Если вид печатаемой таблицы вас не устраивает, выберите команду [Файл-Параметры страницы...]. В диалоговом окне этой команды имеются четыре вкладки, которые позволяют:
   

• 
  изменить ориентацию печати (книжная или альбомная);
  
• 
  явно указать масштаб печати (в процентах от натуральной величины) или поручить Excel самостоятельно разместить таблицу на заданном вами числе страниц;
  

• 
  задать поля и центрирование таблицы;
  
• 
  отредактировать верхний и нижний колонтитулы и др.
  

Затем еще раз просмотрите таблицу и выберите стандартную команду [Файл-Печать...].

Вопросы и задания

1. 
   Польуясь техникой, описанной в п. 2, запишите в ячейки С11:Е11 доли каждого месяца в общей сумме выручки (рис. 11.8). Выразите их в процентах.
   
2. 
   Как с помощью мыши упростить ручной набор формулы?
   
3. 
   Что такое Мастер функций?
   
4. 
   Опишите два способа изменения ширины столбца и высоты строки.
   
5. 
   Как расположить заголовок таблицы по ее центру?
   
6. 
   Проведите сравнительный анализ возможностей форматирования текста в Word и Excel.