4 Технология информационной деятельности

4.3. Технология информационной деятельности

Особое значение для четкой работы системы менеджмента на предприятиях приобретает обеспечение достоверности и оперативности получаемой информации.В частности, информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия оперативных управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности.

Движение любой информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов.

На первом этапе происходит отбор передаваемых сведений, который может быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным руководством или проводимым по собственной инициативе, произвольным или основывающимся на определенных правилах.

На втором этапе отобранная информация кодируется, т.е. облекается в ту форму, в которой она будет доступна и понятна получателю (письменную, звуковую, графическую, табличную и др.). В соответствии с этим подбирается рациональный способ ее передачи: устный, письменный, с помощью различного рода сигналов или условных знаков.

На третьем этапе осуществляется передача информации. В случаях передачи крайне важной информации целесообразно производить это одновременно несколькими способами. Например, сначала можно позвонить по телефону, а затем послать подробное письмо. Помимо этого такая информация может передаваться с периодическими повторами.

На четвертом этапе получатель принимает, расшифровывает и осмысливает информацию. Отправитель данной информации обычно ждет, чтобы получатель каким-то образом на нее отреагировал и донес до него эту свою реакцию, иными словами, установил бы обратную связь, под которой понимается сигнал, подтверждающий факт получения сообщения и степень понимания или непонимания его смысла, а также принятия или отклонения присланного сообщения. Такой сигнал должен соответствовать ситуации, быть понятен партнеру и отправлен без промедления. В непосредственном обращении это может быть, например, знак одобрения или какой-либо уточняющий вопрос.

Устойчивая обратная связь позволяет значительно повысить надежность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее возможных потерь, а также различных помех, искажающих ее смысл. Такие искажения и потери возникают в результате фильтрации информации, пропуска или неполного восприятия сигналов, а также отключения ее от источника.

Следует знать основные причины подобных искажений и потерь информации. Среди таких причин можно выделить:

· ненужность поступающих сведений;

· излишнее количество поступающих сведений;

· несоответствие сведений реальным потребностям;

· избыток негативных моментов в переданных сведениях;

· монотонность подачи сведений;

· психологические особенности восприятия информации людьми.

В некоторых случаях помехами при обмене информацией могут быть и «технические неполадки». Например, неодинаковое понимание символов, с помощью которых данная информация передается. Это бывает вызвано различиями в образовании, квалификации, национальными особенностями, слабым знанием языка и др. Помимо этого к возникающим помехам при обмене информацией относятся чисто физические или психологические факторы:

· усталость;

· рассеянность;

· слабая память;

· импульсивность;

· нетерпеливость, не позволяющая сосредоточиться;

· излишняя эмоциональность.

Все это не дает возможности одному из участников обмена информацией в полном объеме донести ее до другого, а тому — соответственно ее усвоить, что в конечном итоге может негативно отражаться на качестве управленческих решений.

Менеджеры предприятий должны знать и учитывать в практической деятельности основные факторы, способствующие получению своевременной и достоверной информации по широкому кругу вопросов, что позитивно скажется на разработке рациональных управленческих решений.

При организации сбора и регистрации данных по принципу последовательных решений на предприятиях могут применяться различные виды информационных технологий:

· сбор и регистрация данных непосредственно в процессе производства (на местах возникновения затрат) в форме единоличного документа и использования центральной ЭВМ для агрегатирования данных;

· обработка данных в режиме диалога для расчета показателей на терминале;

· получение свободного документа;

· использование машиносчитывающего носителя информации (например, дискеты);

· обработка данных по производственному отделению на персональных компьютерах.

Решение вопросов внедрения новых технологий требует комплексного, разностороннего подхода. Важно не только исследовать технико-экономические и организационные аспекты проблемы, но и учитывать влияние внедрения новых технологий на положение работника в коллективе и в трудовом процессе. В частности, требуется анализ трудовых функций работника, его образа действия, навыков, способностей, условий труда.

Технология информационной деятельности предполагает:

· создание системы записей (цифровой и текстовой информации) с применением средств компьютерной техники;

· использование форм как носителей информации;

· формирование базы данных;

· создание пакетов прикладных программ.

Система ведения записей разрабатывается на основе специальных программ, направленных на облегчение доступа и использования требуемой информации.

Обычно записи первичных данных делят на две группы.

К первой группе относятся статистические (финансовые) отчетные показатели, а также текстовая информация, доклады, сообщения, отчеты о текущей хозяйственной деятельности фирмы и перспективах развития.

Ко второй группе относятся составленные на основе информации первой группы предложения и рекомендации по вопросам совершенствования управления фирмой в целом и по отдельным подразделениям.

Необходимая информация заносится на определенные формы — носители информации. Формы могут содержать информацию по предприятию в целом и по каждому подразделению в отдельности.

Каждое предприятие имеет свой перечень статистических данных и фактологической информации, позволяющей произвести оптимально детальный экономический анализ состояния и развития его хозяйственной деятельности, разработать и принять необходимые управленческие решения.

Различают следующие виды бланков:

· формы для хранения информации;

· формы регистрации данных;

· формы статистической (финансовой) отчетности;

· формы обследований.

Заполненные формы хранятся в памяти ЭВМ и по необходимости могут быть выведены на экран дисплея или получены путем распечатки на принтере (печатающем устройстве ЭВМ).

В случае необходимости размножения заполненной и хранящейся в ЭВМ формы это делается с помощью копирующего устройства той же ЭВМ.

Поскольку потребности в получаемой информации у управленческого персонала предприятий меняются в зависимости от изменяющихся внутренних условий, возникает необходимость в постоянном уточнении и переработке форм, содержащих первичные данные.

Комплексная автоматизированная обработка информации на предприятиях предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по обработке информации.

Создание комплексной автоматизированной системы обработки информации включает последовательные этапы:

· автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных;

· использование устройств автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборных устройств;

· интеграция обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему;

· объединение технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты;

· использование всего комплекса технических средств обработки информации, переход к единой системе обработки всех видов информации.

Комплексная система обработки информации на предприятиях в перспективе должна включать следующие технические средства:

· терминальные устройства;

· устройство оптического распознавания обозначений;

· устройство автоматизированной обработки текстовой информации;

· ЭВМ;

· фотокамеру для быстрого обновления информации на микрофишах;

· фотокамеру для микрофильмирования больших объемов информации;

· устройство автоматического хранения и выдачи информации;

· дубликатор для получения копий микрофильмов и микрофишей;

· печатающее устройство ЭВМ;

· устройство для чтения микрофильмов и микрофишей;

· автоматизированную систему хранения и вывода информации;

· средства доведения информации до пользователей.

Комплексная система может включать также графические цветные дисплеи для обработки графической информации, а также фотонаборный автомат, позволяющий преобразовать отредактированную и хранящуюся в памяти ЭВМ информацию фотоформы, с которых затем получают твердые формы для высокой и офсетной печати.

Устройства автоматизированной обработки текстовой информации принципиально отличны от ЭВМ, используемых для обработки данных. Это обусловлено тем, что обработка текста, выраженного словами и предложениями, не может осуществляться с помощью пакетов прикладных программ.

Составление и редактирование текста может производиться только человеком, взаимодействующим с устройством обработки текстовой информации. ЭВМ используется им только как средство для печати и редактирование текста.

В настоящее время устройства автоматизированной обработки текстовой информации на крупных предприятиях широко используются не только операторами, но и менеджерами всех уровней, которые на изображенном на экране документе делают свои замечания, ставят резолюции, что упрощает процесс согласования их действий и ускоряет процесс подготовки управленческих решений.

Использование диктофонной техники, установленной в центре автоматизированной обработки текстовой информации, облегчает менеджеру подготовку любых документов, поскольку, подключившись к центру по телефонной или селекторной связи и продиктовав материал, он в кратчайшие сроки может получить его распечатку или перевод на иностранный язык и использовать по своему усмотрению.

Для повышения эффективности управленческой деятельности и снижения управленческих расходов имеет значение рациональное построение и четкое функционирование аппарата управления внутрифирменной системой информации.

Такой аппарат включает:

· вычислительный центр для обслуживания фирмы в целом;

· центральную службу информации;

· информационную систему в производственных отделениях.

Информационная система крупных предприятий включает отделы:

· обработки и анализа информации;

· обработки входящей и выходящей документации;

· хранения и выдачи информационных материалов;

· вычислительной техники.

Центры хранения записей создаются в крупных предприятиях. В них информация хранится обычно на микрофишах или микрофильмах и может быть в кратчайший срок выдана по запросу посредством электронной почты.

Развитие машинной микрографии открыло новые возможности для создания единой системы обработки, хранения и выдачи информации.

Основные функции и наиболее распространенные виды деятельности центров хранения записей:

· отбор информации для хранения;

· кодирование, микрофильмирование, микрофиширование и закладка информации на хранение;

· проверка новых записей и добавление записей к хранящимся документам;

· хранение и выдача информации.

На крупных предприятиях создается центральная служба ведения записей и формирования банка данных, в функции которой входит унификация всех видов записей как основы создания эффективной внутрифирменной системы информации. Эта служба должна разрабатывать единую внутрифирменную программу совершенствования системы записей и оказывать в этом действенную помощь всем производственным подразделениям.

Центральная служба ведения записей разрабатывает экономическое обоснование целесообразности использования и приобретения новых технических средств сбора, обработки и хранения необходимой информации и ведения соответствующих записей, программы перехода к новым системам записей и обеспечивает координацию работ в этом направлении по всем производственным отделениям. В функции такой службы входит определение потребностей всех подразделений предприятия в конкретных технических средствах хранения записей, в создании новых форм носителей информации.

Центральная служба осуществляет контроль ведения записей в масштабе предприятия в целом.

В производственных отделениях обычно создается своя служба ведения записей. В ее функции входит контроль выполнения установленных процедур ведения записей.

Центры обработки текстовой информации создаются на крупных предприятиях с целью быстрой обработки поступающей информации, ее редактирования, составления аннотаций и записей для внесения в ЭВМ.

Внедрение ЭВМ в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло за собой возникновение и развитие новых видов профессиональной деятельности, тесно связанных с обслуживанием ЭВМ, а именно: программистов, операторов, систематизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме.

Вопросы для проверки

1. Перечислите основные этапы движения информации от отправителя к получателю.

2. Что характеризует этап отбора информации?

3. Что характеризует этап кодирования информации?

4. Что характеризует этап передачи информации?

5. Что характеризует этап расшифровки информации?

6. Что дает «обратная связь» при передаче информации?

7. Каковы основные причины искажений и потерь при передаче информации?

8. Какие физические и психологические факторы способствуют помехам при обмене информацией?

9. Какие виды информационных технологий применяются на предприятиях?

10. Что включает технология информационной деятельности?

11. На какие две группы делят записи первичных информационных данных?

12. Что представляет собой комплексная обработка информации на предприятиях?

13. Как должен быть построен аппарат управления внутрифирменной системой информации?