Монография «Делопроизводство/документооборот

в цифровую эпоху: организационно-правовые аспекты»

Вступительная статья

В информационном обществе, когда происходит замена традиционного (бумажного) делопроизводства на электронное, управленцы должны в первую очередь овладеть основами создания официальных документов на компьютерах. В этой связи, на первый план выступает проблема освоения чиновником та информационной грамотности, или как её еще иногда называют - ИКТ-компетентности. Получение служащим соответствующих знаний и навыков по использованию автоматизированных систем делопроизводства и документооборота должно быть при этом надлежащим образом сертифицировано.

Но проблема сертификации чиновника на готовность работать в формате реализации одобренной недавно Правительством РФ «Концепции формирования «электронного правительства» до 2010 года» не является предметом настоящей монографии, хотя и логически связана с ней. В этой книге рассматриваются проблемы, носящие более прикладной характер.

Представляется, что сегодня па первый план выступают две достаточно важные проблемы.

Первая - языковая. Она детерминирована тем, что большинство применяемых сегодня в мировом делопроизводстве и документообороте программ и систем написаны на английском языке и ориентированы на работу с контентом на этом же языке.

Решение этой проблемы наталкивается на снижение эффективности использования автоматизированных систем. Основной причиной является языковой барьер, поскольку информация, с которой работают такие системы в нашей стране, - это в подавляющем большинстве русскоязычные документы. Если система не «видит» русскою языка, многие ее функции оказываются полностью или частично недоступны нашему не самому продвинутому пользователю.

Вторая проблема связана с организацией деловой переписки. Унификация этой проблемы затрагивает все уровни и аспекты русскою языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. Поскольку деловые письма отражают в основном групповые интересы - интересы государственных учреждений и негосударственных структур, то унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере государственного управления и экономики имеет свою социальную базу и коллективный характер производственных отношений.

Поэтому, учитывая вышеизложенное, необходимы информационные источники, которые в концентрированном и достаточно популярном виде предоставят возможность познакомиться не только с существующими отечественными системами, но и с организационно-правовыми аспектами их применения. Таким источником и является данная монография.

Она отражает современные наиболее рациональные процессы документационного обеспечения управленческой деятельности (в т.ч. организацию деловой переписки и работу с обращениями граждан), базирующиеся на основе действующих нормативно-правовых документов, государственных стандартов на унифицированные системы документоведения, наиболее известных методических разработок и ориентировано на сферу управления в РФ.

В монографии описаны основные правила оформления реквизитов документа, процедуры составления и оформления наиболее распространенных видов организационно-распорядительной документации (в т.ч. сделан упор на особенности подготовки юридических документов), технологических процессов обработки документов (с учетом антивирусных мер защиты документов, машинного перевода и придания юридической силы переведенному в цифровой формат документу), формирования и хранения дел с акцентом на обеспечение сохранности документов в электронном виде, ведения справочно-информационной работы по документам, контроля сроков их исполнения и определения порядка и сроков хранения документов.

Один из вопросов, рассмотренных в монографии касается доступа к документированной информации, особое внимание уделено правовому регулированию режима доступа к документированной информации, а также проблеме доступа к экологической информации. Большой интерес вызывает рассмотрение с правой точки прения терминов «экологическая информация» и «экологическая информированность».

В монографии рассмотрены проблемы систем управления документами и тенденции их развития, а также проведен анализ российской нормативно-методической базы электронного документооборота и опыт внедрения корпоративных систем электронного документооборота и делопроизводства в сфере управления (в т.ч. и в правоохранительной сфере). Некоторый уклон в сторону юридической сферы обуславливает рассмотрение вопросов, связанных с криминалистическим документоведением, а также защитой и обработкой конфиденциальных документов.

Одной из особенностей данной монографии является отсутствие в приложениях многостраничных извлечений из общедоступных нормативно-правовых актов и замена их конкретными формами и сведениями, которые носят практический характер.

Монография дает четкое представление о состоянии и тенденциях развития мировой науки в данной сфере, а также об особенностях развития исследований по рассматриваемому направлению в России.

Монография нацелена на оказание помощи всем работникам сферы государственного управления, современного офиса (не только документоведам) в овладении необходимым инструментарием информационных технологий, ориентировании в организационно-правовых аспектах, необходимой для организации эффективной работы с документами.

Представляется, что при отсутствии административных регламентов в рассматриваемой сфере, недостаточном уровне нормативно-правового обеспечения электронного документооборота данная монография будет полезна и исполнителям и руководителям в решении таких непростых проблем, как повышение качества административно-управленческих процессов, совершенствование системы информационно-аналитического обеспечения принимаемых решений на всех уровнях управления, оперативности и полноты контроля за результативностью деятельности органов власти и управления, а также обеспечение информационной безопасности.

И.Н. Барциц, проректор по науке А.А. Демидов, Председатель Правления

Российской академии государственной МОО ВПП ЮНЕСКО «Информация для всех»

службы при Президенте Российской

Федерации