Нужно ли вести личные дела работников?

Нужно ли вести личные дела работников?
Вести или не вести?

Раз решил, делай правильно

Как хранить документы
Работнику кадровой службы необходимо обладать точной, полной, объективной информацией о работниках компании. Данные, связанные с трудовой деятельностью каждого работника, собираются в своеобразное досье - личное дело. Нужно ли вести личные дела в обязательном порядке и какие документы могут храниться в личных делах?

Допустим, Федеральная инспекция труда в ходе очередной проверки решила убедиться в правомерности привлечения тех или иных сотрудников к работе в тяжелых условиях труда. Или центру обучения, действующему в организации, понадобилась информация о том, когда работник в последний раз повышал профессиональную квалификацию. В таких случаях специалисту отдела кадров нужно будет оперативно предоставить необходимые сведения - справки о состоянии здоровья и копии документов об образовании. А сделать это нетрудно, если служба персонала компании ведет личные дела своих сотрудников.
Вести или не вести?
Действительно, как удобно - раскрываешь папку, и перед тобой как на ладони полный профессиональный портрет сотрудника.

Если говорить о нормативных актах, то упоминание о личном деле работника как об обязательном атрибуте кадровой службы содержится лишь в законе о государственной службе. Статья 8 Федерального закона от 31.07.95 N 119-ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации" вменяет в обязанность кадровикам отражать весь период госслужбы чиновника в его личном деле.

Подробно процедура учета персональных данных предусмотрена отдельным документом, который называется "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы". Он утвержден Указом Президента РФ от 01.06.98 N 640.

Для коммерческих организаций подобная форма систематизации личных данных работника - дело сугубо добровольное. Несмотря на это, многие кадровики ведут личные дела именно так - в отдельной папке.
Раз решил, делай правильно
Если вы, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, все же решили ввести у себя в организации систему личных дел, то делайте это грамотно. Во-первых, используйте в качестве рекомендательных материалов приведенные выше нормативные акты. Кроме того, соблюдайте правила оформления и хранения документов, установленные, в частности, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"*(1) и Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения*(2).

Как формировать личные дела работников коммерческих организаций, решает руководитель отдела кадров. Обычно в личное дело включаются следующие документы:

- внутренняя опись документов дела;

- личный листок (анкета) по учету кадров;

- дополнение к личному листку по учету кадров;

- автобиография;

- копии документов об образовании;

- характеристики и рекомендательные письма;

- личные заявления работника;

- трудовой договор;

- копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

- аттестационные листы;

- отзывы должностных лиц о работнике;

- справки о состоянии здоровья;

- фотографии;

- другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным;

- лист - заверитель дела.

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления на должность, так как оно заводится сразу же после издания приказа о зачислении сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности работника досье "обрастает" иными, не менее значимыми документами. Последним, завершающим листком в папке будет копия приказа о расторжении трудового договора.

Давайте рассмотрим основные правила оформления личных дел и документов, составляющих содержание личного дела. Обложка личного дела выглядит следующим образом:
ОАО "Стальимпекс"

Департамент природной добычи
Дело N 152, том N 1

Личное дело Кравцова Сидора Алексеевича
Дата начала дела: 12.03.1998

Дата окончания дела: ________
На ___________ листах

Хранить постоянно.
Внутренняя опись документов дела. Этот документ содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела.

При этом сами листы внутренней описи дела нумеруются отдельно.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке, поэтому вначале во внутреннюю опись вносятся документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу.
Внутренняя опись

документов дела N 03-02-123
———————————————————————————————————————————————————————————————————————

| N | Индекс |Дата до-| Заголовок |Номер лис-| Примечание |

|п/п|документа|кумента | документа |тов дела | |

|———|—————————|————————|—————————————————————|——————————|———————————————|

| 1.| 03-15 |12.02.02|Копия диплома | 1-2 | |

|———|—————————|————————|—————————————————————|——————————|———————————————|

| 2.| 03-05 |12.02.02|Копия трудовой книжки| 3-15 | |

|———|—————————|————————|—————————————————————|——————————|———————————————|

| 3.| 03-02 |12.03.02|Копия приказа о прие-| 16 |Приказ N 12 от|

| | | |ме | |12.03.02 г. |

|———|—————————|————————|—————————————————————|——————————|———————————————|

| 4.| 03-01 |12.02.02|Трудовой договор | 17-21 |Трудовой дого-|

| | | | | |вор N 12 от|

| | | | | |12.03.02 г. |

|———|—————————|————————|—————————————————————|——————————|———————————————|

|...| ... | ... | ... | ... | ... |

———————————————————————————————————————————————————————————————————————
Итого: ____________________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи______________________________________

(цифрами и прописью)
Инспектор отдела кадров: ____________________ _________________________

(подпись) (расшифровка подписи)
"____" ________________ 200___ г.
Внутренняя опись подписывается должностным лицом, составившим ее (отвечающим за ее составление). Общее количество документов и листов внутренней описи указывается при увольнении работника.

Личный листок по учету кадров. Этот документ составляет основу личного дела. Это своего рода аналог анкеты, и организации самостоятельно решают, включать им в личное дело и анкету, и личный листок или один из этих двух документов.

В личный листок вклеивается фотография сотрудника размером 4x6. Заполняется листок без сокращений самим работником, который после заполнения данной формы ставит личную подпись и дату заполнения, подтверждая и беря на себя ответственность за достоверность указанных сведений.

Обо всех последующих изменениях работник обязан сообщать работодателю для внесения этих изменений в его личное дело.
Личный листок

по учету кадров
1. Фамилия Петров ——————————————

—————————————————————————————————————————————— | |

имя Сидор отчество Семенович | Место |

————————————————— ————————————————————————— | для |

2. Пол мужской | фотографии |

—————————————————————————————————————————————————— | |

3. Год, число и месяц рождения 1954, 14 марта | |

—————————————————————————— | |

4. Место рождения: Москва | |

——————————————————————————————————————— | |

(село, деревня, город, район, область) ——————————————
5. Гражданство гражданин Российской Федерации

——————————————

6. Образование высшее

——————————————————————————————————————————————————————

———————————————————————————————————————————————————————————————————————

|Название учеб-|Факультет |Год пос-|Год |Если не|Какую специальность|

|ного заведения|или отде-|тупления|окон-|окончил, |получил в результате|

|и его местона-|ление | |чания|то с ка-|окончания учебного|

|хождение | | |или |кого кур-|заведения, указать N|

| | | |ухода|са ушел |диплома или удосто-|

| | | | | |верения |

|——————————————|——————————|————————|—————|—————————|————————————————————|

|Российская |Обще-эко- | 1973 | 1980| | Экономист |

|экономическая |номический| | | | |

|академия им.| | | | | |

|Г.В. Плеханова| | | | | |

———————————————————————————————————————————————————————————————————————
7. Какими иностранными языками владеете английский, читаю и перевожу

—————————————————————————————————

со словарем

—————————————————————————————————————————————————————————————————————————

(читаете и переводите со словарем, читаете и можете объясняться,

владеете свободно)
8. Ученая степень, ученое звание не имею

—————————————————————————————————————————

9. Какие имеете научные труды и изобретения не имею

——————————————————————————————

10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в

высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу, участие

в партизанских отрядах и работу по совместительству).
———————————————————————————————————————————————————————————————————————

|Месяц и год |Должность с указанием учреждения,|Местонахождение уч-|

|————————————|организации предприятия, а также|реждения, организа-|

|посту-|ухода|министерства (ведомства) |ции, предприятия |

|пления| | | |

|——————|—————|————————————————————————————————————|—————————————————————|

| 1983 | 1998|Российско-британский концерн "Содей-|г. Москва |

| | |ствие", экономист | |

|——————|—————|————————————————————————————————————|—————————————————————|

| 1998 | 2004|Представительство "Смарч энд Брукс",|г. Москва |

| | |экономист | |

———————————————————————————————————————————————————————————————————————
11. Пребывание за границей

———————————————————————————————————————————————

(работа, служебная командировка, поездка с делегацией)
———————————————————————————————————————————————————————————————————————

| Месяц и год |В какой стране| Цель пребывания за |

|———————————————————————————————| | границей |

|с какого времени|по какое время| | |

|————————————————|——————————————|——————————————|————————————————————————|

| 09.1996 | 05.1998 |Великобритания| Служебная командировка |

———————————————————————————————————————————————————————————————————————
12. Участие в выборных органах
———————————————————————————————————————————————————————————————————————

|Место выборного|Название выборного|В качестве кого| Год |

| органа | органа | избран |———————————————————|

| | | |избрания | выбытия|

|———————————————|——————————————————|————————————————|—————————|—————————|

| | | | | |

———————————————————————————————————————————————————————————————————————
13. Какие имеете правительственные награды не имею

———————————————————————————————

когда и кем награжден
14. Отношение к воинским обязанностям и воинское звание лейтенант запаса

——————————————————

Состав командный род войск ВВС

———————————————————————————————————————————————————————————————

командный, политический, административный, технический и т.д.
15. Семейное положение в момент заполнения личного листка холост

————————————————
—————————————————————————————————————————————————————————————————————————

(члены семьи, с указанием возраста)
16. Домашний адрес г. Москва, ул. Генерала Власова, д. 13, кв. 56

———————————————————————————————————————————————————————
"15" мая 200 4 года Личная подпись Петров

—— —————————— — —————————————————————
При заполнении пункта 10 необходимо указывать те наименования организаций, которые существовали в указываемый период. При внесении сведений о военной службе нужно указывать должность.

Работник обязан обо всех последующих изменениях (образовании, присвоении ученой степени, ученого звания и т.д.) сообщать по месту работы для внесения изменений в его личное дело.

Дополнение к личному листку по учету кадров. В дополнении отражаются сведения обо всех изменениях в анкетно-биографических данных или в трудовой деятельности работника, произошедшие после заполнения личного листка по учету кадров.
Дополнение

к личному листку по учету кадров
Фамилия Петров Имя Семен Отчество Иванович

—————— ————— ————————

1. Данные о работе после заполнения личного листка

———————————————————————————————————————————————————————————————————————

|Должность, |Местонахож-| Число, месяц, год| Решение |

|с указанием|дение орга-|———————————————————|——————————————————————————|

|наименования|низации |вступления |ухода с|об утвержде-|об освобож-|

|организации | |в должность|должно-|нии работника|дении работ-|

| | | |сти | |ника |

|————————————|———————————|———————————|———————|—————————————|————————————|

| | | | | | |

———————————————————————————————————————————————————————————————————————
2. Данные об изменениях в учетных признаках работника после

заполнения личного листка

2.1. Записи о награждении орденами и медалями

———————————————————————————————————————————————————————————————————————

| Когда награжден |За что награжден|Название награды|Основание записи|

|(число, месяц, год)| | | |

|———————————————————|————————————————|—————————————————|————————————————|

| | | | |

———————————————————————————————————————————————————————————————————————
2.2. Записи о наложении и снятии взысканий

———————————————————————————————————————————————————————————————————————————

|Дата (число,|Кем нало-|За что|Какое| Основание | Когда | Основание |

|месяц, год) |жено взыс-|(сущ- |нало-| записи | взыскание| записи |

| |кание |ность |жено | | снято | |

| | |дела) |взыс-| | | |

| | | |кание| | | |

|—————————————|——————————|——————|—————|—————————————|——————————|————————————|

|12.03.2003 г.|Генераль- |Прогул|Заме-|Пр. N 12к от|12.03.2004|Пр. N 17к от|

| |ный дирек-| |чание|12.03.2003 г.| |13.03.2004 г|

| |тор | | |докл. записка| | |

| | | | |начальника | | |

| | | | |отдела от | | |

| | | | |11.03.2003 | | |

|—————————————|——————————|——————|—————|—————————————|——————————|————————————|

|15.05.2004 г.|Генераль- |Прогул|Выго-|Пр. N 19к от| | |

| |ный дирек-| |вор |15.05.2004 г.| | |

| | | | |докл. записка| | |

| | | | |начальника | | |

| | | | |отдела от | | |

| | | | |15.05.2004 | | |

———————————————————————————————————————————————————————————————————————————
2.3. Записи об изменениях в остальных учетных признаках работника

———————————————————————————————————————————————————————————————————————

|Дата происшед-| Характер изменения| Основание записи |

|шего изменения| | |

|(число, месяц,| | |

|год) | | |

|——————————————|———————————————————|————————————————————————————————————|

|12.01.2004 г. |Паспортные данные |Паспорт 54 34 234567, выданный ОВД|

| | |Октябрьского района г. N |

|——————————————|———————————————————|————————————————————————————————————|

|14.03.2004 г. |Семейное положение |Свидетельство о заключении брака|

| | |N 132 от 14.03.2004 г. |

———————————————————————————————————————————————————————————————————————
В разделе 2.3 отражаются сведения об изменении сведений об образовании, знании иностранных языков, получении воинского звания, ученой степени, изменении места жительства, семейного положения и др. В самом личном листке по учету кадров эти изменения не отражаются.

Все вносимые в дополнение к личному листку изменения должны быть подтверждены соответствующими документами.

Лист - заверитель дела. Этот документ оформляется при сдаче личного дела в архив.
Лист - заверитель дела N 57
В деле подшито (вложено) и пронумеровано 130 (сто тридцать) листов,

в том числе: литерные листы нет

—————————————————————————————————————————————

пропущенные номера 6,8

——————————————————————————————————————————————————————

+ листов внутренней описи 3

———————————————————————————————————————————————

———————————————————————————————————————————————————————————————————————

| Особенности физического состояния | Номера листов |

| и формирования дела | |

|—————————————————————————————————————————————|—————————————————————————|

|Лист склеен скотчем | 19 |

———————————————————————————————————————————————————————————————————————
Начальник отдела кадров Смирнов А.М. Смирнов

———————————————————————— ————————————————————— ————————————————————

Должность Подпись Расшифровка подписи
" 16 " июля 200 4 г.

———— ——————————— ——
Как хранить документы
Дела уволившихся работников передаются на хранение в архив. Документы личного дела подшиваются на четыре (три) прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетаются таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшивать (переплетать) документы дела, нужно удалить с них скрепки.

В начале дела подшиваются бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конце - бланки листов - заверителей дела.

Ежегодно в кадровой службе должна проводиться проверка личных дел. Факт проверки фиксируется внизу оборотной стороны листа дополнения. Если выявляются недостатки в оформлении и ведении личных дел, составляется соответствующий акт.

Личные дела работников должны храниться 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания и награды, - постоянно. В личном деле содержатся персональные данные сотрудников. Порядок получения, хранения и защиты таких данных установлен главой 14 Трудового кодекса. В организации должен быть издан локальный нормативный акт (положение), регламентирующий условия работы с персональными данными, в котором устанавливается перечень лиц, имеющих доступ к этой информации.
В. Митрофанова,

консультант по вопросам трудового права

и кадрового делопроизводства
"Кадровое дело", N 8, август 2004 г.
—————————————————————————————————————————————————————————————————————————

*(1) Утвержден постановлением Госстандарта России от 03.03.03 N 65-ст.

*(2) Утвержден решением Росархива от 06.10.2000