Правила работы пользователей в читальном зале огбу

Областное государственное бюджетное учреждение «Государственный архив новейшей истории Ульяновской области»

ПРАВИЛА РАБОТЫ

ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНОМ ЗАЛЕ ОГБУ «ГАНИ УО»

Исполнитель:

Главный специалист

Н.В. Чиркова

Департамент культуры и архивного дела Ульяновской области	УТВЕРЖДАЮ .............................Директор учреждения ..........................................В.Н. Миронов
ОГБУ “Государственный архив новейшей истории Ульяновской области”

ПРАВИЛА

10.01.2008

г. Ульяновск
работы пользователей

в читальном зале

1.Общие положения

1.1. Настоящие правила разработаны в соответствии с «Законом об архивном деле в РФ» (2004), указаниями Федерального архивного агентства, Основными правилами работы государственных архивов (2007), Уставом ОГБУ «Государственный архив новейшей истории Ульяновской области», регламентом использования документов с информацией, относящейся к тайне личной жизни граждан. (Согласно протоколу № 9 от 5 иоля 2003 года).

1.2. Правила устанавливают порядок работы пользователей с открытыми документами в читальном зале ОГБУ «Государственный архив новейшей истории Ульяновской области» (далее архив).

1.3.Порядок работы, обязанности сотрудников архива по обслуживанию пользователей в читальном зале, их ответственность определяются Законом об архивном деле в РФ.

1.4. Все пользователи обладают равными правами на доступ к документам архива.

1.5. Плата за посещение читального зала архива и пользование документами не взимается.

1.6. Платные услуги пользователям предоставляются архивом в соответствии с установленным порядком.

1.7. Распорядок работы читального зала устанавливается руководством архива.
2. Порядок допуска пользователей в читальный зал архива

2.1. Пользователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления.

Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющих служебные задания, представляют письма направивших их организаций.

2.2. В личном заявлении или письме пользователи указывают фамилию, имя, отчество, должность, ученое звание, ученую степень; тему или цель использования документов, хронологические рамки исследования.

2.3. Разрешение на работу в читальном зале дает руководство архива сроком на 1 год со дня оформления.

При необходимости продления срока, вопрос согласовывается с руководством архива или сотрудником читального зала.

2.4. Все пользователи перед работой должны ознакомиться с настоящими Правилами и заполнить анкету установленного образца (Приложение № 1).

2.5. Пропуск в читальный зал осуществляется при предъявлении документов, удостоверяющих личность.
3. Права, обязанности и ответственность пользователей

3.1. Пользователям предоставляются имеющиеся в архиве справочники (описи, каталоги, обзоры), дела и документы, в том числе позитивные копии кинодокументов, фотодокументы (в виде позитивных отпечатков или контрольных отпечатков на карточках фотокаталога архива), фотодокументы на открытые фонды по теме исследования в границах соответствующего теме хронологического периода, а также техническое оборудование для работы с микрокопиями.

3.2. Пользователи, работающие в читальном зале архива имеют право:

3.2.1. Получать информацию о распорядке работы читального зала, услугах, порядке и условиях их предоставления.

3.2.2. Получать консультации специалистов архива о составе и содержании документов в соответствии с темой исследования имеющихся в архиве справочниках.

3.2.3. Получать информацию, в том числе в письменной форме, о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел (документов), существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, а также о сроках, в течение которых они будут действовать.

3.2.4. Обжаловать отказ в выдаче архивных документов или справочников по теме исследования в соответствии с действующим законодательством.

Для решения спорных вопросов пользователи могут обратиться к руководству ОГУ “Государственный архив новейшей истории Ульяновской области”, в Департамент культуры и архивного дела Ульяновской области, Федеральную архивную службу России, а также в установленном порядке в судебные органы Российской Федерации.

3.2.5. Пользоваться печатными изданиями и рукописными материалами из фонда научно-справочной библиотеки, справочно-информационного фонда (перечни, картотеки, систематический каталог).

3.2.6. Заказывать копии архивных документов по теме исследования, делать выписки из предоставленных дел, документов, архивных справочников в присутствии работника читального зала.

Учетные документы копированию не подлежат.
3.2.7. При наличии технических возможностей по специальному разрешению руководства архива использовать собственные технические средства (персональный компьютер, магнитофон, диктофон) или арендовать технические средства архива. Использование технических средств допускается, если это не мешает работе других пользователей.

3.2.8. Проносить в читальный зал по согласованию с научным сотрудником архива машинописный, печатный текст, гранки научной работы. Внос и вынос этих материалов оформляется специальным пропуском.

Рукописные материалы пользователей выносятся без пропусков.

3.3. Пользователей могут сопровождать переводчики или помощники.

3.4. Пользователи обязаны:

3.4.1. Соблюдать настоящие Правила работы в читальном зале архива.

3.4.2. Регистрироваться при каждом посещении в журнале посещений читального зала.

3.4.3. Заполнять листы использования просмотренных дел, указывать дату использования, фамилию и инициалы, характер произведённой работы (просмотр, выписки).

3.4.4. После окончания работы, при каждом посещении, сдавать предоставленные ему описи, дела, печатные издания сотруднику читального зала.

3.4.5. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием при работе с микрокопиями и документами на специальных и электронных носителях.

3.4.6. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и порядок во время работы, не пользоваться сотовыми телефонами.

3.4.7. В соответствии с Законом РФ “Об информации, информатизации и защите информации (ст 12, п. 2) использовать и публиковать полученную архивную информацию с обязятельной ссылкой на источник информации, т.е. указывать название архива (в данном случае ОГБУ “ГАНИ УО”), хранящего документы, их поисковые данные (номера фонда, описи, дела, листа).

3.5. Предоставлять архиву библиографическую справку или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных документов.

3.6. Пользователь несёт ответственность:

- за соответствие приводимой им в публикациях архивной информации содержанию использованных документов,

- за использование в открытой печати сведений из архивных источников, которые могут нанести ущерб интересам России и её гражданам,

- за соблюдение заключённых с архивом соглашений и договоров на использование полученной информации и копий архивных документов.

3.7. Пользователи, нарушившие настоящие Правила, лишаются права работать в архиве и получать копии архивных документов.

Решение об этом принимает руководство архива. О лишении пользователя права (времено или постоянно) работы в читальном зале уведомляется организация, ходотайствующая о допуске его в архив.

3.8. Пользователи, совершившие действия, нанесшие материальный ущерб архиву, несут ответственность в установленном действующим законодательством порядке.
4. Порядок выдачи дел, документов, микрокопий, печатных изданий, предоставление научно-справочного аппарата

4.1.Дела и другие материалы предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказов и выдаются под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала ( в т. ч. и научно-справочных библиотек). ( Приложение № 2)

4.2. Единовременно для пользования может быть выдано не более 3-х описей, 20 дел или 20 единиц хранения кинодокументов, фонодокументов временем звучания не более 3-х часов. Руководство архива имеет право устанавливать другие нормы выдачи дел и документов с учётом специфики состава документов.

4.3. Срок выдачи описей, дел, документов и других материалов устанавливается до 3-х рабочих дней со дня оформления заказа.

Справочно-информационные и другие печатные издания, экземпляры описей, хранящиеся в читальном зале, выдаются пользователям в день заказа.

4.4 Описи, другие архивные справочники предоставляются на срок до 5 дней, несброшюрованные и особо ценные документы — до 5 дней, уникальные документы по разрешению руководства архива — на один день, дела и микрокопии, печатные издания — на 1 месяц.

Продление сроков хранения и использования в читальном зале описей, дел, документов, других материалов согласуется с сотрудником читального зала архива (кроме уникальных документов), продление сроков использования уникальных и особо ценных документов согласуется с руководством архива, при необходимости оформляется новый заказ. Срок повторной выдачи устанавливается до 2-х недель. В случае непосещения исследователем читального зала в чечение 2-х недель, подготовление для него материалы возвращаются в хранилище.

4.5. При наличии фонда пользования подлинные документы в читальный зал не выдаются.

Подлинные документы выдаются в исключительном случае с разрешения руководства архива с учётом конкретных обстоятельств:

-изучение внешних особенностей документов,

-неисправность технического оборудования для работы с микрокопиями, некачественные копии

-наличие у пользователей медицинских противопоказаний для работы с микрокопиями.

4.6. Кинофотодокументы предоставляются пользователям в виде копий.

4.7. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:

4.7.1. Входить в читальный зал в верхней одежде, вносить портфели, спортивные сумки( размером более 200 х 300 мм), пластиковые пакеты, зонты. Курить, употреблять продукты питания, напитки. Использовать собственные технические и цифровые средства, имеющие сканирующее устройство.

4.7.2. Выносить дела из читального зала, передаватьих третьим лицам, оставлять открытые дела незащищёнными от солнечного или электрического света продолжительное время, писатьна листах бумаги, положенных поверх документов, загибать углы листов, калькировать документы, вкладывать в дела посторонние предметы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, а также их одного дела в другое, самостоятельно производить фотосъёмку без разрешения руководства архива. Не оставлять документы без присмотра (об оставленных на рабочем столе даже на непродолжительное время архивных документах следует предупредить работника читального зала). 4.7.3. Пользоваться при непосредственной работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, корректирующей жидкостью, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами.

8. Запрещается вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометки, исправления, подчёркивания.

4.9. При получении описей, дел, других материалов позьзователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии сотрудника читального зала.

При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, микрокопий, отсутствие листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить сотруднику читального зала.

4.10. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:

- их плохого физического состояния;

- ограничение на пользование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

- необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведения проверки наличия документов, реставрации или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др. );

- выдача дел и документов во временное пользование другим учреждениям;

- экспонирование заказных материалов на выставке;

- выдачи их другому пользователю.

В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технического оформления.

5. Копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей

5.1. Архив по заказам пользователей в зависимости от технических возможностей и физического состояния документов изготавливает ксерокопии. Качество изготавливаемых ксерокопий обеспечивается.

5.2. Заказы на копирование оформляются пользованием на специальном бланке и передаются сотруднику читального зала.

При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов и прилагается их перечень. (Приложение № 3).

5.3. Копирование документов негосударственной части архивного фонда Российской Федерации, а также документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователем или его правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное или депозитарное хранение.

5.4. Копирование документов, составляющих объект авторского права, в том числе документов творческого характера, аудиовизуальных документов, осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации «Об авторском праве и смежных правах».

5.5. Объём копирования по заказам одного исследователя — не более 200 листов документов в год, по каждому документу — не более десятой его части (в любой последовательности).

Примечание: право на копирование полных текстов документов даёт исключительно лицензионный договор, заключаемый с архивом.

5.6. Копирование фондов, коллекций в полном объёме производится с разрешения руководства архива.

Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесён ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохой физической сохранности.

Вопрос о копировании уникальных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством архива в каждом конкретном случае.

5.7. Копирование неопубликованных описей, каталогов; картотек, а также без бланков и баз и банков данных других архивных справочников в полном объёме по заказам пользователей не производится.

Допустимые объёмы копирования согласуются с руководством архива в каждом конкретном случае.

5.8. В исключительных случаях, при отсутствии технических возможностей архива допускается копирование документов техническими средствами пользователей.

Копирование техническими средствами пользователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др., производится только с разрешения руководства архива в помещении читального зала и под контролем сотрудника архива.

Ответственность за качество копирования документов, проведённое техническими средствами пользователей, архив не несёт.

5.9. По согласованию с руководством архива пользователи могут самостоятельно копировать изобразительные и графические материалы. карты, планы и чертежи или приглашать для этой работы специалистов (чертёжника, фотографа, художника). В этих случаях копирование производится в помещении читального зала архива под контролем сотрудника и соблюдением правил обеспечения сохранности документов.

5.10. Копии документов, заверенные руководством архива, выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку: - отечественными исследователями – на руки, по пересылке на дом или в адрес направившего учреждения.

5.11. Копии частично рассекреченных документов, изготовленные архивом по заказам пользователей с изъятием из текста при копировании нерассекреченных частей текста, выдаются на общих основаниях.

5.12. Вынос копий документов за пределы архива оформляется специальным пропуском, подписанным ответственным лицом. .

Приложение № 1

к Правилам работы пользовате-

лей в читальном зале ОГБУ

“Государственный архив

новейшей истории Ульяновской

области”.
ОГБУ “Государственный архив новейшей

истории Ульяновской области”
АНКЕТА ПОЛЬЗЬЗОВАТЕЛЯ

Фамилия ____________________________________________________________

Имя_____________________________ Отчество___________________________

Место работы (учёбы) и должность _____________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________

Организация, направившая пользователя; её адрес _________________________

____________________________________________________________________

Образование _________________________________________________________

Учёная степень ______________________________________________________

Тема и хронологические рамки исследования _____________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

Место жительства ____________________________________________________

____________________________________________________________________

Телефон (домашний) ________________________ Служебный ______________

Серия и номер документа, удостоверяющего личность _____________________

____________________________________________________________________

С правилами работы пользователей в читальном зале ознакомился (ознакомилась), обязуюсь их выполнять

Дата___________________________ Подпись_______________________
Приложение № 2

к Правилам работы пользователей

в читальном зале ОГБУ “ГАНИ УО”

ОГБУ “Государственный архив новейшей

истории Ульяновской области”
ЛИСТ

выдачи дел исследователю

т.___________________________________________________по теме

________________________________________________________________________________________________________________________________________

Дата выдачи дела	Исковые данные выданных дел			Кол-во листов в деле	За какие года	Роспись получателя	Роспись сотрудника архива об обратном приёме дел	Отметки
Дата выдачи дела	№ фонда	№ описи	№ дела	Кол-во листов в деле	За какие года	Роспись получателя	Роспись сотрудника архива об обратном приёме дел	Отметки
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Приложение № 3

к Правилам работы пользовате-

лей в читальном зале ОГБУ

“Государственный архив

новейшей истории Ульяновской

области”.

ОГБУ “Государственный архив новейшей

истории Ульяновской области”
ЛИСТ
выдачи машинописных копий, фото и микрото-

копий и выписок из документальных материалов
Фамилия, имя, отчество_________________________________________

____________________________________________ Личное дело №__________

Номер по порядку	Номер фонда	Номер описи	Номер дела	Номера листов	Количест-во листов	Способ воспроиз-водства	Расписка в получении или дата отсылки	Примечание