Разработка «стратегического пакета» документов организации е. Е. Вахромов

РАЗРАБОТКА «СТРАТЕГИЧЕСКОГО ПАКЕТА»

ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ
Е.Е. Вахромов – консультант-психолог
1. Общие положения.

Современные социологические, экономические и психологические теории рассматривают Организацию, ведущую бизнес, как открытую социальную систему, которая борется за обладание ресурсами в экономической, социальной и культурной проекциях социума и вступает в процессе деятельности в отношения конкуренции и сотрудничества с другими Организациями.

Круг основных идей, лежащих в основе философии и методологии современного бизнеса, определяется теорией построения Организации, ориентированной на покупателя (Building Customer- Focused Organization) и теорией построения стратегически ориентированного бизнеса (Building Strategy Focused Business). Ключевым в этих теориях является положение о том, что устойчивость и развитие любой Организации (и государства, и частной фирмы) зависит от наличия стратегии, ее адекватности объективным обстоятельствам и ресурсам и способности менеджмента эту стратегию реализовывать. Основной тенденцией развития бизнеса считается все возрастающая зависимость его эффективности от нематериальных факторов – информационной обеспеченности, уровня лояльности и профессиональной компетентности персонала, его способности к развитию.

Стратегические подходы к управлению направлены на успешную адаптацию системы управления Организации к изменениям в реалиях научно-технической, экономической, социальной, культурной и политической сфер. Считается, что внедрение стратегических подходов позволяет менеджменту своевременно распознавать возникновение новых угроз для бизнеса Организации; повышает устойчивость Организации в кризисных ситуациях; повышает эффективность прогнозирования и использования открывающихся новых возможностей во внешних средах.

Стратегическое планирование в бизнесе – это процесс принятия управленческих решений, основанный на анализе возможных альтернативных сценариев развития и выбора тех вариантов решений, которые повышают вероятность реализации предпринимательского замысла.

Альтернативный сценарий – это прогноз развития событий, которые могут наступить в результате принятия и реализации тех или иных управленческих решений.

Ситуационный подход в стратегическом планировании предполагает в обязательном порядке выработку альтернативных планов и стратегий, на которые может, в случае существенных изменений во внешней и внутренней среде, переходить Организация. Основным продуктом процесса стратегического планирования является «стратегический пакет» документов Организации.

«Стратегический пакет» должен представлять внутренне связанную, иерархически организованную систему документов (концепции, стратегии, политики, положения, инструкции), обеспечивающих ее организационное единство, эффективную целенаправленную деятельность и развитие на основе максимального использования человеческого потенциала сотрудников (HR), финансовых, материальных и информационных ресурсов.

Основой для разработки «стратегического пакета» документов Организации является «предпринимательский замысел» и первый этап его реализации – предшествующий созданию Организации комплекс идей «отцов-основателей» данного бизнеса и их деятельность, определившие историю создания и развития Организации до настоящего момента времени, ее специфику, динамику и основные параметры.

Предпринимательский замысел, как правило, не нуждается в формализации в качестве документа Организации. Его роль – служить основой создания и функционирования мифа Организации (ближайший аналог для разработки новелл мифа – циклы мифов о Творце и Творении) и фундамента корпоративной культуры Организации. Отдельные новеллы мифа распространяются, как правило, представителями руководства изустно, преимущественно в неформальной обстановке, а так же на корпоративных мероприятиях, организуемых Службой PR. Эти новеллы служат основой для написания истории Организации (легализация мифа); они обыгрываются в корпоративных мероприятиях, присутствуют в корпоративной символике.

Стратегический пакет документов Организации разрабатывается под непосредственным руководством Генерального директора и включает две категории служебных документов:

а) «стратегические» - первичные, конфиденциальные, предназначенные для того, чтобы дать менеджменту и ключевым сотрудникам ориентировку в отношении планов развития Организации, и должным образом мотивировать их на эффективную деятельность;

б) «политические» - вторичные, открытые, предназначенные для того, чтобы:

служить основой создания и распространения службой PR адаптированных к особенностям социально-культурных сред интерпретаций различных аспектов практической деятельности Организации;
создать ориентиры в отношении перспектив развития и обеспечить лояльность и должный уровень мотивации персонала;
обеспечить минимизацию рисков, связанных с возможными негативными реакциями на деятельность Организации со стороны ключевых внешних аудиторий (власть, клиенты, ведущие политические и общественные силы, бизнес-сообщество, СМИ).

Политически целесообразная форма документам стратегического пакета придается в целях адаптации методов реализации предпринимательского замысла к социально-политическим и культурным реалиям современного общества. При выработке и презентации политических документов стратегического пакета главная задача заключается в минимизации коммерческих рисков, связанных с возможными негативными реакциями на практическую деятельность организации (реализация бизнес-планов, проектов и т.п.) ключевых внешних аудиторий (органы государственной власти РФ, МО, ведущие политические силы и общественные организации, СМИ, общественное мнение).

При разработке «политических» документов желательно использовать, в основном, не допускающие однозначной интерпретации формулировки. Каждый адресат из ключевых аудиторий, по прочтении этих документов, должен иметь возможность проинтерпретировать их в благоприятном для себя смысле. Эти тексты должны позволять Руководству Организации, менеджерам, Службе PR давать представителям каждой ключевой аудитории интерпретации и комментарии, учитывающие интересы представителей этой аудитории.

2. Основные понятия и термины.

Концепция (от лат. conceptio - понимание, система) применительно к экономике означает:

1. сжатое (не обремененное детализацией) изложение основного замысла субъекта предпринимательской деятельности, предопределяющее способ действий по его реализации (стратегическое и текущее бизнес-планирование, организационное развитие) и форму представления этой деятельности внешним аудиториям (политика и PR);

2. внутренне связанный непротиворечивый набор идей и теорий, определяющих способ анализа и освещения деятельности Организации в контексте происходящих в экономическом пространстве событий.

Наличие в Организации бизнес-концепции в форме ясно сформулированного строго конфиденциального документа, принятого руководством и доведенного до ключевых сотрудников и менеджеров, придает деятельности организации большую осмысленность, целенаправленность и слаженность.

Для большинства сотрудников организации и внешних аудиторий на основании бизнес-концепции разрабатываются и доводятся «политические» документы «миссия» и «видение», отражающие цели и политику организации и учитывающие культурный уровень, ценностно-смысловые ориентации и ожидания персонала, клиентов и ключевых внешних аудиторий. Эти документы разрабатываются с целью повышения уровня мотивации и лояльности персонала, минимизации рисков утечки коммерчески значимой информации при увольнении сотрудников и получения конкурентных преимуществ в сфере соприкосновения с интересами государства и обеспечения благоприятного социально-психологического климата деятельности организации.

Видение — это и политический документ, и текст мифа Организации, который должен в эмоционально насыщенной форме отражать идеальную картину будущего Организации, философию и эстетику ее бизнеса. Видение должно отражать максимальный уровень притязаний Организации по всем направлениям деятельности и общественному статусу. Отражая элементы предпринимательского замысла и Генеральной стратегии, видение должно создавать глубокую временную перспективу деятельности и процветания Организации, не указывая конечной цели развития Организации (желательно создать ощущение безграничности перспектив). В видении не выставляются напоказ финансовые цели Организации. Сформулированное должным образом видение является хорошим средством мотивации работников, помогает сплачивать, объединять деятельность сотрудником в едином направлении.

Миссия должна быть документом политическим и гораздо более конкретным ориентиром для персонала и внешних аудиторий, чем видение. Отражая Генеральную и частные стратегии Организации, ее долгосрочные бизнес-планы и ключевые программы, формулировки миссии должны настраивать персонал на сплоченную работу, направленную на успешное решение группы взаимосвязанных ключевых задач Организации, которые должны быть выполнены в определенный обозримый промежуток времени. В миссии желательно сформулировать как внутренние, так и внешние ориентиры деятельности Организации, описать самую суть того успеха, к которому она стремится. Формулировки миссии должны способствовать созданию взаимопонимания и интереса к Организации в среде потенциальных клиентов, внешних корреспондентов и партнеров.

Стратегия – это искусство руководства; применительно к сфере экономики этот термин может означать:

1. ключевой этап процесса стратегического планирования Организацией своей деятельности, включающий определение методологических принципов и порядка формулирования и принятия основных целей, выбор системы показателей оценки деятельности и критериев достижения успеха и т.п.;

2. свод обязательных для всех сотрудников организации фундаментальных правил, на основании которых вырабатываются и реализуются управленческие решения, разрабатываются и реализуются политика, частные стратегии, программы и бизнес-планы.

Процесс стратегического планирования направлен на обеспечение адекватности стратегии, политики и форм практической деятельности Организации наличным ресурсам и изменениям, происходящим во внешней среде.

Разработанная и формализованная Генеральная стратегия Организации – это ее стратегический план, интегрирующий в единое внутренне непротиворечивое целое следующие элементы:

Главные (стратегические) цели Организации;
Политику/ценности/философию/идеологию Организации;
План действий, в результате которых Организация должна пройти путь от своего текущего состояния к желательному будущему, сформулированному в миссии.

Частные стратегии Организации – документы внутреннего использования, в которых сформулированы наиболее общие для данного этапа организационного развития правила принятия решений, которым руководствуется организация. ее структурные подразделения и ключевые сотрудники в своей деятельности.

Частные стратегии разрабатываются для ключевых областей деятельности Организации в целом (финансы, маркетинг, бизнес-партнерство, социальное партнерство, персонал) и являются основой для планирования организационного развития, разработки нормативной документации, регламентирующей деятельность ее структурных подразделений.

Каждая стратегия Организации должна содержать жесткие элементы, не позволяющие размыть смысловое ядро предпринимательского замысла, и гибкие, позволяющие вносить в документы и способы действий необходимые поправки и коррекцию в случае наступления непредвиденных обстоятельств во внешней или внутренней сферах.

Политика – это правила и директивы, определяющие границы и способ действий менеджмента организации, ее структурных подразделений и сотрудников, направленный на реализацию предпринимательского замысла и Генеральной стратегии с учетом прогнозирования возможных реакции ключевых внешних аудиторий (органы государственной власти, клиенты, влиятельные политические силы и организации, рынки, средства массовой информации).

Политика организации конкретизируется в документах системы бизнес-планирования (программы, проекты, бизнес-планы), бизнес-администрирования (нормативные документы, приказы, распоряжения и т п.), корпоративной культуре.

Программа - это план пошаговой последовательности действий, направленный на реализацию выбранной стратегии или стратегической задачи, сбалансированный по срокам, исполнителям и ресурсам. Каждая программа включает различные проекты или работы, в ходе которых решается общая задача.

Бизнес-план - внутрифирменный документ, представляющий основные аспекты разрабатываемой программы, проекта; включает мероприятия, анализ возникающих проблем, возможные «препятствия» и методы их преодоления, показатели-индикаторы, по которым целесообразно слежение за текущим состоянием дел.

Во внешней сфере служит основанием для запроса о предоставлении кредита. Во внутренней сфере является инструментом анализа коммерческого проекта на его реалистичность и эффективность.

3. Основные принципы и методы разработки документов «стратегического пакета»

Основной принцип разработки «стратегических» документов: предельная трезвость анализа, честность перед собой и соратниками, четкость, ясность и недвусмысленность формулировок. Искажения в этой группе документов нередко приводят к размытию или даже потере видения главной цели Организации, принятию неэффективных управленческих решений, возникновению структурных противоречий и конфликтов.

Трудности при внедрении системы стратегического управления связаны:

во-первых, с тем обстоятельством, что менеджменту необходимо на достаточно раннем этапе сделать принципиальный выбор между многочисленными конкурирующими теоретическими разработками;

во-вторых, на рынке отсутствуют готовые для внедрения и практического применения системы, поэтому внедренная в Организации система стратегического планирования и управления - это всегда результат дорогостоящей уникальной работы по адаптации теоретических идей и практических разработок к нуждам Организации.

В Организации, ориентированной на внедрение стратегического управления (Strategy-Focused Organization), процесс разработки и формализации стратегий и политик, реализации бизнес-планов и программ, анализа полученных результатов на пути движения к поставленным стратегическим целям является непрерывным и происходит на уровне Организации в целом и ее ключевых структур.

При реализации деятельности по стратегическому планированию теоретики рекомендуют применение методологии P

DCA:

1.План (Plan) - планирование стратегий, политик и процессов, которые необходимы для достижения совокупности поставленных целей;

2.Выполнение (Do) - реализация запланированных процессов;

3.Проверка (check) - мониторинг исполнения процессов и полученных результатов (продуктов) на предмет соответствия стратегии, политике;

4.Коррекция (action) - внесение необходимых изменений в процессы, документы для повышения эффективности деятельности Организации.

Действенность «стратегического пакета» обеспечивается применением единой методологии при разработке. Наиболее популярным шагом в этом направлении в настоящее время считается внедрение Balanced Scorecard (BSс) – сбалансированной системы показателей эффективности, считающейся основой современной системы стратегического управления организацией. По существу, внедрение в Организации системы BSc – эквивалентно принятию топ-менеджментом Организации определенного стиля аналитического стратегического мышления в отношении причинно-следственных связей в бизнесе. Принятие этого стиля аналитического мышления позволяет вырабатывать иерархически организованные системы целей для Организации и ее структурных подразделений, «переводить» сформулированные Генеральную стратегию и миссию Организации во взаимоувязанные по горизонтали и вертикали системы программ, проектов и бизнес-планов Организации в целом и ее структурных подразделений.

Методология BSc позволяет построить в Организации две системы показателей:

первую, ориентированную на предъявление достижений Организации поставленных политических задач ключевым внешним аудиториям (акционеры, клиенты, органы власти и т.п.) в четырех основных проекциях: финансов, маркетинга, внутренних бизнес - процессов, обучения и роста персонала – собственно система BSc;
вторую, ориентированную на внутренние потребности менеджмента Организации, направленную на повышение уровня управляемости и мотивации персонала - «ключевых показателей эффективности» (k.p.i.), позволяющую оценивать вклад структурных подразделений и сотрудников в полученные результаты.

Разработка Генеральной стратегии решает две главные задачи:

из множества возможных альтернатив отобрать основные сценарии и по отношению к ним должны быть сформулированы основные элементы общей стратегии Организации;
установливает цели и роли каждого подразделения Организации при реализации Генеральной стратегии и зафиксировать методы распределения ресурсов между ними.

Всё стратегии могут быть сведены к трём основным типам: стратегиям стабильности, роста, сокращения. Организация может выбрать один из них, хотя наиболее целесообразно применять сочетания различных типов.

Выделяют 7 ключевых областей, в рамках которых Организация должна определить свои цели.

Положение на рынке – определение позиции по отношению к конкурентам и бизнес-партнерам.
Инновации - определение задач по введению новаций в способах ведения бизнеса, которые должны обеспечить преимущества по сравнению с конкурентами.
Производительность и ресурсы – постановка задач по нахождению оптимального баланса по всем видам ресурсов, определяющих выход на запланированный объем продаж.
Доходность (прибыльность) – определение задач по плановому уровню рентабельности.
Управление – формулирование задач по совершенствованию качества менеджмента.
Персонал – формулирование задач по повышению уровня лояльности и компетентности персонала, росту мотивации и креативного потенциала.
Социальная ответственность – задачи по минимизации рисков, связанных с возможными негативными реакциями ключевых внешних аудиторий и созданию благоприятной среды для осуществления целей деятельности Организации.

Примечание. Знаменитый экономист-либерал М. Фридман утверждает, что у бизнеса не может быть иных целей, кроме получения прибыли, а его социальная ответственность заключается в выплате заработной платы персоналу и уплате налогов. Либеральные экономические теории исходят из того, что продуктивная работа отдельных фирм создаёт предпосылки для роста совокупного продукта общества, укрепления государства и повышения уровня жизни в стране, государство отвечает за правопорядок и безопасность, а все остальное в обществе и культуре – проблемы самоорганизации и самодеятельности граждан. Однако в социально-культурных условиях современной России успех любой Организации, претендующей на успех, во многом зависит от качества взаимоотношений с представителями власти. При этом необходимостью является не только удовлетворение потребностей ключевых для бизнеса представителей власти, но и поддержание позитивного имиджа Организации путем участия и финансирования популистских шагов власти. В этих условиях вынужденные затраты всегда более целесообразно представить внешним аудиториям и персоналу как сознательные усилия, направленные на реализацию Организацией системы ценностей, разделяемых потенциальными клиентами и декларируемых властью, таких как, например, «обеспечение общества качественными товарами и услугами», «формирование благоприятной экологической среды», участие в решении острых социальных проблем и т.д.

При формулировании целей стратегического документа следует руководствоваться следующими положениями:

максимально возможная конкретность формулировок;
адекватность целей наличным ресурсам (материальным, организационным, информационным, HR и.т.д.) Организации;
наличие пространства для их корректировки в связи с возможными непредвиденными изменениями;
измеримость поставленных целей;
сопоставимость и сбалансированность целей относящихся к различным ключевым областям;
иерархическая организация системы целей.

К разработке строго конфиденциальных документов макро-уровня стратегического пакета Организации желательно привлекать только высококвалифицированных специалистов, готовых работать в Организации на постоянной основе (оптимально - в Группе советников Генерального директора) без права на совместительство и индивидуальную предпринимательскую деятельность. Привлечение независимых консультантов желательно на этапе предварительных консультаций, допустимо при разработке PR-концепций и возможно только в случае необходимости при выработке политических документов.