Утверждена решением Правления АО «Самрук-Казына»
Протокол заочного заседания

Правления АО «Самрук-Казына»

от 01 апреля 2009 года № 21/09

Инструкция

о порядке составления и представления отчетности по вопросам закупок

1. 
   Общие положения
   

1. Настоящая Инструкция о порядке составления и представления отчетности по вопросам осуществления закупок (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Едиными правилами осуществления закупок АО «Самрук-Казына» и юридическими лицами, пятьдесят и более процентов голосующих акций (долей участия) которых прямо или косвенно принадлежат АО «Самрук-Казына» на праве собственности или доверительного управления и определяет порядок составления и представления АО «Самрук-Казына» и юридическими лицами, пятьдесят и более процентов голосующих акций (долей участия) которых прямо или косвенно принадлежат АО «Самрук-Қазына» на праве собственности или доверительного управления (далее – ДЗО Фонда) отчетности по вопросам закупок в АО «Самрук-Казына» (далее-Фонд) и/или иную уполномоченную компанию.

2. Отчетность по вопросам закупок составляется и представляется ДЗО Фонда, в установленном настоящей Инструкцией порядке на бумажных носителях с дублированием на электронных носителях. Необходимость предоставления отчетности на бумажных носителях указана в каждой прилагаемой форме.

3. В настоящей Инструкции используются следующие понятия:

1) уполномоченная компания – Товарищество с ограниченной ответственностью «Самрук-Казына Контракт»;

2) отчетность по вопросам закупок – представляемые Заказчиками отчетность, материалы и информация о закупках;

3) сводная информация – информация, предоставляемая организациями, ответственными за предоставление информации и содержащая сведения, касающиеся её дочерних и зависимых организаций которые принадлежат ей прямо или косвенно;

4) организация, ответственная за предоставление информации - организация, пятьдесят и более процентов голосующих акций (долей участия) которых прямо принадлежат АО «Самрук-Казына»;

5) web-сайт Фонда – сайт, определенный решением Правления АО «Самрук - Казына», содержащий информацию о проводимых организациями ДЗО Фонда закупках;

6) web-сайты – сайт организации, входящей в группу Фонда, и web-сайт Фонда.

2. Составление и представление отчетности по вопросам закупок
§ 1. Формы и порядок предоставления отчетности

 

4. Составление и представление организациями, входящими в группу Фонда, отчетности по вопросам закупок, осуществляется посредством заполнения соответствующих форм, прилагаемых к настоящей Инструкции.

Заполненные в установленном порядке формы направляются в уполномоченную компанию по электронной почте, сопроводительные письма - в формате pdf, отчетность – в формате excel, тексты протоколов и объявления в формате word.

5. Заполненные формы, направляемые в электронном виде в наименовании файла должны иметь сокращенное кодированное наименование организации (организаций), указание на номер формы отчетности или название документа, по которому направляется отчет, и дату её предоставления. Пример кодирования файлов представлен в примечании.

6. Отчетность по вопросам закупок направляется в уполномоченную компанию по адресу электронной почты, определенному уполномоченной компанией. Отчетность считается предоставленной, если уполномоченная компания направило отчет о доставке.

7. Организация, ответственная за предоставление информации, своим решением в письменной форме определяет лиц, ответственных за своевременный свод информации от своих дочерних и зависимых организаций и предоставление отчетности по вопросам закупок.

§ 2. Представление информации о планируемых закупках
8. Годовой план закупок ДЗО Фонда, составляется по форме, согласно приложению №1 к настоящей Инструкции. ДЗО Фонда, в течение пяти рабочих дней с даты утверждения годового плана закупок обязаны разместить его на собственном web-сайте и на web-сайте Фонда.

В случае внесения изменений и/или дополнений в годовой план закупок ДЗО Фонда обязаны в течение пяти рабочих дней разместить утвержденные изменения и дополнения на собственном web-сайте и на web-сайте Фонда.

9. Организация, ответственная за предоставление информации, в течение пятнадцати рабочих дней со дня утверждения годового плана закупок обязана составить сводный годовой план закупок (план закупок, содержащий суммированную информацию о суммах бюджета, объемах закупок, планах юридических лиц пятьдесят и более процентов голосующих акций (долей участия) которых принадлежат ей прямо или косвенно) и предоставить его в уполномоченную компанию, разместить на своем web-сайте и на web-сайте Фонда. Сводный годовой план закупок должен исключать дублирование по наименованиям закупаемой номенклатуры товаров, работ и услуг.

В случае внесения изменений и/или дополнений в годовые планы закупок не позднее пяти рабочих дней вносятся соответствующие корректировки в сводный план закупок. Уточненный сводный план закупок в течение пяти рабочих дней размещается на web-сайтах и предоставляется в уполномоченную компанию.

§ 3. Представление информации о закупках

 

10. ДЗО Фонда в течение одного рабочего дня должны предоставить в уполномоченную компанию электронные копии:

- объявления (формат word) об осуществлении закупок способом тендера и тендерную документацию с приложениями к тендерной документации:

а) перечня закупаемых товаров, работ и услуг;

б) технической спецификации (технического задания) закупаемых товаров, работ и услуг;

- объявления об осуществлении закупок ценовыми предложениями (формат word);

- текста подписанного протокола вскрытия конвертов с заявками на участие в тендере (формат word);

- протокола об итогах тендера (формат word);

- информации об итогах закупок способом запроса ценовых предложений (формат word);

- объявления об отказе и переносе сроков осуществления закупок (формат word). Тендерная документация должна содержать сведения о номере и дате приказа, которым она утверждена.

Приложения к тендерной документации, протоколам вскрытия конвертов, протоколам об итогах тендера, содержащие информацию о ценах, объемах, суммах, выделенных для закупки, должны предоставляться только в формате excel.

11. Срок, предусмотренный в пункте 10 настоящей Инструкции, исчисляется с момента:

а) размещения на web-сайте соответствующего объявления и тендерной документации;

б) подписания протоколов вскрытия конвертов и подведения итогов;

в) осуществления закупок способом запроса ценовых предложений.

12. Организация, ответственная за предоставление информации, должна направлять в уполномоченную компанию сводную информацию о заключенных договорах по форме согласно приложению № 2 еженедельно (каждый четверг), с нарастающим итогом.

13. Организация, ответственная за предоставление информации, должна направлять в уполномоченную компанию сводную информацию, необходимую для формирования и ведения перечней добросовестных поставщиков, ненадежных потенциальных поставщиков (поставщиков) составленную по форме, согласно приложениям № 3, 4 к настоящей Инструкции 10, 20 и 30 числа каждого месяца.

Информация, указанная в настоящем пункте, предоставляется в случае её наличия.

14. Организация, ответственная за предоставление информации, о заключении меморандумов с отечественными производителями товаров, работ и услуг должна направлять в уполномоченную компанию сводную информацию согласно приложению № 5 к настоящей Инструкции еженедельно (каждый четверг) с нарастающим итогом.

15. Организация, ответственная за предоставление информации, представляет в уполномоченную компанию сводную информацию о заключенных долгосрочных договорах по форме согласно приложению № 6 к настоящей Инструкции, ежемесячно до 05 числа месяца следующего за отчетным с даты заключения долгосрочного договора, прилагая копию долгосрочного договора в формате pdf, а также изменения и/или дополнения, внесенные в долгосрочный договор, при их наличии.

16. Ответственность за правильность и своевременность предоставления информации несет заместитель первого руководителя организации, ответственной за предоставление информации, курирующий вопросы закупок.

Примечания:
1. Пример для кодирования файлов, присылаемых в электронном виде:

В случае предоставления отчетов или информации от АО «НК «КазМунайГаз»: файлу может быть присвоено название КМГ_f4_270309, где КМГ- это сокращенное наименование организации, f4 –это указание на номер формы отчетности, соответствующий номеру приложения к настоящей Инструкции, 270309-дата, месяц и год (27 марта 2009 года) отправки информации.

В случае предоставления отчетов или информации от дочерней или зависимой организации АО «НК «КазМунайГаз»: файлу присваивается название КМГ_РД_f1_250309, где КМГ- это сокращенное наименование организации ответственной за предоставление информации, РД-сокращенное наименование дочерней или зависимой организации, f1 –это указание на номер формы отчетности, 250309-дата, месяц и год отправки информации. Или: КМГ_РД_тенд_250309, где тенд. –это тендерная документация с приложениями.

Разработанный и утвержденный в установленном порядке список кодов, направляется в уполномоченную компанию.

2. В случае, если дата предоставления информации выпадает на выходной или праздничный день, сроком предоставления информации считается следующий за ним рабочий день.