Ввод работ. Настройка системы MS Project.

1.Запустите программу MS Project. При запуске программы в заголовке окна программы появиться имя нового проекта – Проект1, которое программа присваивает автоматически.

2. При создании нового проекта необходимо установить способ планирования проекта. В зависимости от цели проекта планирование работ может вестись от даты начала или от той даты, к которой проект должен быть завершен.

Выберите в меню Проект команду Сведения о проекте.

Поле Дата начала активно если в поле Планирование от  установлено – от начала проекта. Если в данном поле установлено – планирование от даты окончания проекта, то активной для ввода и редактирования будет поле – дата окончания.

Измените Дату начала, установив 01.03.12.

Нажмите кнопку Ок.

3. Настройка базового календаря осуществляется при выборе в меню Сервис команды Параметры, вкладка Календарь.

Оставим все параметры без изменения.

4. Произведем ввод списка задач в таблицу задач, размещенную в левой части экрана ввести (без шрифтового оформления и отступов).

    В поле длительность отобразиться продолжительность работы 1 день?, устанавливаемая программой автоматически.

 5. Пользуясь режимом вставки задач (в меню Вставка команда Новая Задача), удаления и копирования строк (задач) ( в меню Правка команды Копировать задачу и Вырезать задачу), измените список задач следующим образом:

- добавить подзадачу 1.3., т.е. поставьте прямоугольный курсор на строку с именем 2. Задача и выберите в меню Вставка команда Новая Задача.

- добавить подзадачу 2.2.

- скопировать подзадачу 1.1. в позицию 3.1 и соответственно переименовать её

- добавить задачу 4.

- добавить задачу 5.

- переименовать '5 Задача' в '5 Завершение'

4. Выполните выделение главных задач, используя кнопку  на панели инструментов Форматирование

5. Установите длительность задач в столбце Длительность (!обратите внимание длительность главных задач пока изменять не будем).

 

 

6. Создание групп работ. Для сложных проектов, состоящих из большого количества работ программа позволяет создавать иерархическую структуру, объединив связанные между собой задачи в группы.

7. Сгруппируем задачи 1.1., 1.2. и 1.3.  Для того, чтобы программа автоматически суммировала длительность подзадач необходимо  поставить курсор, например, на строку – 1.1. Подзадача и нажать на кнопку – На уровень ниже  .

     Аналогичные действия проделайте и для  других подзадач.

     Если вы неправильно сгруппировали работы существует кнопка  отмены группировки.

8. Произведите вставку после 1.1. Подзадачи – 1.1.1. Подзадачи и 1.1.2. Подзадачи и сделайте их еще на уровень ниже.

Пользуясь мышью измените (увеличьте) длительность работ:

1.3. Подзадачи. – до 17 дн.,

3.1. Подзадачи – до 45 дн.

9. Программа позволяет отобразить суммарные задачи с определенным уровнем вложенности . Выберите в меню Проект команду  Структура, затем Показать – уровень 2.

            В окне программы исчезнут задачи более низкого уровня вложенности.

10. Выберите в меню Проект команду  Структура, затем Показать – Все подзадачи, чтобы отобразить все подзадачи проекта.

11. Работа с диаграммой.

     В программе основным средством визуализации плана проекта является диаграмм Ганта – график,  по горизонтали которого откладывается время, по вертикали – список работ.

11.1. Нажмите несколько раз на кнопку , чтобы диаграмм Ганта полностью поместилась на экране.

11.2. Для изменения цвета полоски нажмите дважды на первом отрезке диаграммы Ганта. Появиться диалоговое окно Формат отрезка.

            На вкладке Форма отрезка измените произвольно внешний вид отрезка, а на вкладке Текст отрезка в поле Слева установите – Базовая длительность.

            Нажмите на кнопку Ок.

11.3. Изменим шкалу времени, которая расположена в верхней части диаграммы.

            Выберите в меню Шкала команду Формат времени.

            Шкала времени включает три уровня: верхний, средний и нижний. Нижний выводиться под средним, а средний – под верхним. Единицы измерения более низкого уровня не могут быть больше единиц измерения более высокого уровня.

В разных, даже независимых проектах, могут использоваться одни и те же ресурсы, что часто приводит к конфликтам, если ресурсы должны применяться в одно время.

Для учета использования одних и тех же ресурсов в разных проектах используется пул ресурсов. Пул ресурсов – это проектный файл, который содержит данные ресурсов всех проектов, с которыми вы будете работать.

Произведем моделирование деятельности подразделения N, осуществляющего:

1. 
   формирование реестра государственной службы
   

• 
  внесение в реестр  областных государственных предприятий (ГП)/учреждений (ГУ)
  
• 
  внесение в реестр  федеральных ГП/ГУ)
  

1. 
   заключение договоров аренды
   

Моделирование календарного плана работ осуществим применительно для жизненного цикла одной единицы услуги.

1. 
   Произведите создание первого проекта Формирование реестра государственной собственности.mpp в программе Microsoft Project .
   

Длительность задач указана на диаграмме Ганта 

1. 
   Произведите создание второго проекта Управление государственным имуществом.mpp в программе Microsoft Project . 
   

 Для выполнения задач, расположенных в двух проектах используются сотрудники отдела N.

Таблица 1

Ответственные за выполнение работ (услуг)

Специалист А	выполняет работы по внесению в реестр областных ГП/ГУ и работы по перезаключение договора аренды с уже введенным в реестр ГП/ГУ
Специалист Б	выполняет работы по внесению в реестр федеральных ГП/ГУ выполняет работы по заключению договора аренды с новым ГП/ГУ
Начальник подразделения	осуществляет управление процессами управления государственной собственностью и контроль выполнения работ специалистами А и Б

 

Создайте новый проект (файл), выберите в меню Вид команду Лист ресурсов для перехода к таблице ресурсов.

1. 
   Сохраните созданный пул с именем Пул.
   
2. 
   Рассмотрим использование пула ресурсов. Откройте проект Формирование реестра государственной собственности.mpp.  Выберите в меню Сервис команду Общие ресурсы, а затем пункт Доступ к ресурсам.
   

На экране появляется диалоговое окно Общий доступ к ресурсам:

- в группе элементов управления Ресурсы для установите активным переключатель Использовать ресурсы, чтобы включить режим использования пула ресурсов.

-  в поле из выберите Пул

- в группе элементов управления При конфликте с данными календаря или ресурса установлен активным переключатель Преимущество имеет пул, что означает, что при конфликтах преимущество имеет пул ресурсов.

Нажмите кнопку Ок.

3.      Задание

1.                  Создать план предложенного ниже проекта.

 

Свойства проекта:

Поле	Значение
Title	«Конференция «Новые информационные технологии в промышленности»»
Subject	«Проведение конференции, посвященной использованию новых информационных технологий в промышленности. Конференция должна привлечь внимание новых потенциальных заказчиков к услугам фирмы»
Author	Укажите свое имя
Company	«Центр Новых Информационных Технологий»
Category	«PR-акции»
Comments	«Место проведения – актовый зал Государственного Университета г. N. Конференция будет проводится 4–5 июня 2012 г.»

 

Список задач с указанием длительностей:

 

1.      Разработка концепции конференции 8,5d

1.1.   Выработка предложений по темам докладов и участникам 2d

1.2.   Разработка начального расписания докладов 1d

1.3.   Обсуждение предложений 0,5d

1.4.   Создание окончательного списка докладов и участников 1d

1.5.   Приглашение докладчиков из других организаций 3d

1.6.   Создание окончательного варианта расписания 1d

2.      Проведение рекламной кампании 10d

2.1.   Организация почтовой рассылки 3d

2.2.   Организация рекламы в средствах массовой информации и Интернет 3d

2.3.   Регистрация участников конференции 1d

2.4.   Рассылка приглашений 3d

3.      Создание информационных материалов 1d

3.1.   Материалы от докладчиков получены 0d

3.2.   Разработка информационной брошюры 1d

3.3.   Разработка анкет участников конференции 1d

4.      Договор об аренде актового зала 2,5d

4.1.   Разработка своего варианта договора с Университетом 0,5d

4.2.   Согласование договора с представителями Университета 1d

4.3.   Договор подписан 0d

4.4.   Проплата по договору 1d

5.      Договор об аренде презентационного оборудования 4d

5.1.   Заключение договора с фирмой «Экраны и проекторы» 2d

5.2.   Проплата по договору 1d

5.3.   Получение от фирмы «Экраны и проекторы» презентационного оборудования 1d

6.      Установка презентационного оборудования 3d

6.1.   Обеспечение электропитания в актовом зале Университета 0,5d

6.2.   Монтирование сети в актовом зале 1d

6.3.   Установка экрана и проектора 0,5d

6.4.   Установка микрофонов 0,5d

6.5.   Установка компьютеров 0,5d

7.      Организация питания участников 4,5d

7.1.   Заключение договора с Кафе «Росинка» 2d

7.2.   Проплата по договору 1d

7.3.   Определение меню 0,5d

7.4.   Закупка продуктов 1d

8.      Организация проживания иногородних участников 1,5d

8.1.   Бронирование мест в гостинице 0,5d

8.2.   Оповещение иногородних участников о месте проживания 1d

9.      Конференция 2d

10.  Демонтаж и возврат оборудования 1d

11.  Анализ отзывов и анкет участников 2d

 

Информация о ресурсах:

 

Рабочие ресурсы:

1.      Иванов П.А.

2.      Самохвалов М.К.

3.      Васильев А.П.

4.      Маринина В.И.

5.      Федорова М.П.

6.      Петров М.П.

7.      Прохоров В.Я.

8.      Прохоренко М.И.

9.      Иволгин А.М.

10.  Кафе «Росинка»

11.  Фирма «Экраны и проекторы»

 

Материальные ресурсы:

Материал	Единица измерения
Кабель	М
Бумага	Пачка
Конверт	Шт

 

Группы для ресурсов проекта:

Ресурс	Группа
Иванов П.А.	Менеджеры
Самохвалов М.К.	Менеджеры
Васильев А.П.	Менеджеры
Маринина В.И.	Менеджеры
Федорова М.П.	Менеджеры
Петров М.П.	Инженеры
Прохоров В.Я.	Монтажники
Прохоренко М.И.	Секретари
Иволгин А.М.	Водители
Кафе «Росинка»	Подрядчики
Фирма «Экраны и проекторы»	Подрядчики

 

Настройка типов задач:

Код задачи	Название задачи	Тип задачи	Effort Driven
1.1	Выработка предложений по темам докладов и участникам	Fixed Duration	Да
1.2	Разработка начального расписания докладов	Fixed Duration	Да
1.4	Создание окончательного списка докладов и участников	Fixed Duration	Да
1.5	Приглашение докладчиков из других организаций	Fixed Duration	Да
1.6	Создание окончательного варианта расписания	Fixed Duration	Да
2.1	Организация почтовой рассылки	Fixed Duration	Да
2.2	Организация рекламы в средствах массовой информации и Интернет	Fixed Duration	Да
2.3	Регистрация участников конференции	Fixed Duration	Да
2.4	Рассылка приглашений	Fixed Duration	Да
3.2	Разработка информационной брошюры	Fixed Work	Да
3.3	Разработка анкет участников конференции	Fixed Work	Да
4.1	Разработка своего варианта договора с Университетом	Fixed Work	Да
4.2	Согласование договора с представителями Университета	Fixed Duration	Да
4.4	Проплата по договору	Fixed Duration	Да
5.1	Заключение договора с фирмой «Экраны и проекторы»	Fixed Duration	Да
5.3	Получение от фирмы «Экраны и договоры» презентационного оборудования	Fixed Duration	Да
6.1	Обеспечение электропитания в актовом зале Университета	Fixed Work	Да
6.2	Монтирование сети в актовом зале	Fixed Work	Да
6.3	Установка экрана и проектора	Fixed Work	Да
6.4	Установка микрофонов	Fixed Work	Да
6.5	Установка компьютеров	Fixed Work	Да
7.1	Заключение договора с Кафе «Росинка»	Fixed Duration	Да
7.2	Проплата по договору	Fixed Duration	Да
7.3	Определение меню	Fixed Duration	Да
7.4	Закупка продуктов	Fixed Duration	Да
8.1	Бронирование мест в гостинице	Fixed Duration	Да
8.2	Оповещение иногородних участников о месте проживания	Fixed Duration	Да
10	Демонтаж и возврат оборудования	Fixed Work	Да
11	Анализ отзывов и анкет участников	Fixed Work	Да

 

Назначения:

1.1	Выработка предложений по темам докладов и участникам
	Самохвалов М.К.	25%
	Васильев А.П.	25%
	Маринина В.И.	25%
	Федорова М.П.	25%
1.2	Разработка начального расписания докладов
	Самохвалов М.К.	25%
	Васильев А.П.	25%
	Маринина В.И.	25%
	Федорова М.П.	25%
1.4	Создание окончательного списка докладов и участников
	Самохвалов М.К.	100%
1.5	Приглашение докладчиков из других организаций
	Маринина В.И.	50%
	Федорова М.П.	50%
1.6	Создание окончательного варианта расписания
	Самохвалов М.К.	100%
2.1	Организация почтовой рассылки
	Маринина В.И.	50%
	Федорова М.П.	50%
2.2	Организация рекламы в средствах массовой информации и Интернет
	Маринина В.И.	50%
	Федорова М.П.	50%
2.3	Регистрация участников конференции
	Маринина В.И.	50%
	Федорова М.П.	50%
2.4	Рассылка приглашений
	Маринина В.И.	50%
	Федорова М.П.	50%
	Бумага	5 пачка
	Конверт	500 шт
3.2	Разработка информационной брошюры
	Иванов П.А.	100%
3.3	Разработка анкет участников конференции
	Иванов П.А.	100%
4.1	Разработка своего варианта договора с Университетом
	Маринина В.И.	100%
4.2	Согласование договора с представителями Университета
	Маринина В.И.	100%
5.1	Заключение договора с фирмой «Экраны и проекторы»
	Маринина В.И.	100%
5.3	Получение от фирмы «Экраны и договоры» презентационного оборудования
	Маринина В.И.	50%
	Иволгин А.М.	50%
6.1	Обеспечение электропитания в актовом зале Университета
	Петров М.П.	100%
	Прохоров В.Я.	100%
6.2	Монтирование сети в актовом зале
	Петров М.П.	100%
	Прохоров В.Я.	100%
	Кабель	200 м
6.3	Установка экрана и проектора
	Петров М.П.	100%
	Прохоров В.Я.	100%
6.4	Установка микрофонов
	Петров М.П.	100%
	Прохоров В.Я.	100%
6.5	Установка компьютеров
	Петров М.П.	100%
	Прохоров В.Я.	100%
7.1	Заключение договора с Кафе «Росинка»
	Маринина В.И.	100%
7.2	Проплата по договору
	Маринина В.И.	100%
7.3	Определение меню
	Маринина В.И.	100%
7.4	Закупка продуктов
	Кафе "Росинка"	100%
8.1	Бронирование мест в гостинице
	Прохоренко М.И.	100%
8.2	Оповещение иногородних участников о месте проживания
	Прохоренко М.И.	100%
10	Демонтаж и возврат оборудования
	Петров М.П.	100%
	Прохоров В.Я.	100%
	Иволгин А.М.	100%
11	Анализ отзывов и анкет участников
	Самохвалов М.К.	100%
	Маринина В.И.	100%

 

Расходы по ресурсам:

Ресурс	Std.Rate	Ovt. Rate	Cost/Use
Прохоров В.Я	25	35	0
Кафе «Росинка»	0	0	10000
Кабель	30 р/м	–	–
Бумага	100 р/пачка	–	–
Конверт	5 р/шт	–	–

 

Способ выплат по ресурсам:

Ресурс	Accrue At.
Прохоров В.Я	Prorated
Кафе «Росинка»	Start
Кабель	Start
Бумага	Start
Конверт	Start

 

Фиксированные расходы по задачам:

Код задачи	Наименование задачи	Фиксированные расходы
2.2	Организация рекламы в средствах массовой информации и Интернет	20 000,00р.
2.4	Рассылка приглашений	2 000,00р.
3	Создание информационных материалов	5 000,00р.
4	Договор об аренде актового зала	10 000,00р.
5	Договор об аренде презентационного оборудования	10 000,00р.
7	Организация питания участников	10 000,00р.

 

2.                  Продемонстрировать план проекта преподавателю.

3.                  Оформить отчет о проделанной работе.