Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын

және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық

және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,

есепке алуы және пайдалануы қағидаларына

1-қосымша

Ұйымның ведомстволық немесе жеке мұрағаты

туралы үлгілік ереже
1. Жалпы ережелер
1. «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес ұйым қызметінде пайда болған тарихи, ғылыми, әлеуметтік, экономикалық, саяси немесе мәдени айрықша маңызы бар және белгіленген тәртіппен Ұлттық мұрағат қоры құрамына енгізілген құжаттар, халықтың тарихи-мәдени мұрасының ажырамас бөлігі болып табылады және оларды Қазақстан Республикасының ұлттық игілігі ретінде мемлекет қорғайды.

Көрсетілген құжаттар мемлекеттік мұрағаттың тұрақты сақтауына тапсырылғанға дейін ұйымда уақытша сақталады.

2. Ұйым Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қорының құжаттарының сақталуын, есепке алынуын, іріктелуін, реттілігін және пайдаланылуын, оларды тиісті мемлекеттік мұрағаттарға тұрақты сақтауға уақтылы тапсырылуын қамтамасыз етеді.

Ведомстволық мұрағаттардағы Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылған құжаттардың уақытша сақтаудың шектік мерзімі уәкілетті органмен, жеке мұрағаттарда – құжаттың иесі және уәкілетті орган арасындағы мемлекетке құжаттарға иелік ету құқығын беру, оларды сақтау мен пайдалану туралы шартпен анықталады.

Мұрағаттық құжаттарды мемлекеттік сақтауға дайындауға, тасымалдауға, тапсыруға байланысты барлық жұмыстар ұйымның күшімен және есебінен жүзеге асырылады.

Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылған құжаттарды жоғалтқаны және бүлдіргені үшін ұйымның лауазымды тұлғалары Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес жауапты болады.

3. Ұйымда Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын, сонымен қатар, оның құрамына жатқызылмаған құжаттарды жинақтау, уақытша сақтау және пайдалану мақсатында ведомстволық немесе жеке мұрағат (бұдан әрі – ұйым мұрағаты) құрылады.

Ұйым, ұйым мұрағатын қажетті бөлмелермен, жабдықтармен және кадрлармен қамтамасыз етеді.

4. Ұйым мұрағаты, ұйымның құрылымдық бөлімшесі ретінде ұйымдастырушылық-құқықтық негізде қызмет атқарады.

5. Ұйым мұрағаты өз қызметінде Қазақстан Республикасының мұрағат ісі жөніндегі заңнамалық және заңға тәуелді нормативтік құқықтық актілерін, жоғары тұрған орган басшыларының және ұйым басшысының бұйрықтарын (өкімдерін), жергілікті атқарушы органның, тиісті мемлекеттік мұрағаттың нормативтік-әдістемелік құжаттарын және Ұйымның мұрағаты туралы ережені басшылыққа алады.

6. Ұйымның мұрағаты туралы Ереже осы аталмыш Үлгілік ережелердің негізінде әзірленеді және тиісті жергілікті атқарушы органмен (республикалық мемлекеттік мұрағатпен) келісе отырып ұйым басшысы бекітеді.

7. Ұйым мұрағаты өз қызметін ұйым басшысы бекіткен жоспар бойынша жүргізеді және өз жұмысы туралы есеп береді.

8. Ұйым мұрағатының қызметіне бақылауды ұйым басшысы жүзеге асырады.

9. Ұйым мұрағатына ұйымдастырушылық-әдістемелік басшылықты тиісті мемлекеттік мұрағат жүзеге асырады.

2. Ұйым мұрағаты құжаттарының құрамы
10. Ұйым мұрағатына:

1) ұйымның тұрақты, уақытша (10 жылдан астам), уақытша (10 жылға дейінгіні қоса алғандағы) сақталатын іс жүргізуі аяқталған басқарушылық құжаттары, жеке құрам бойынша құжаттары;

2) алдыңғы ұйым қызметінде пайда болған тұрақты, уақытша (10 жылдан астам), уақытша (10 жылға дейінгіні қоса алғандағы) сақталатын құжаттары, жеке құрам бойынша құжаттары;

3) ұйым мұрағатының толықтыру көзі болып табылатын өзге ұйымдар қызметінде пайда болған тұрақты, уақытша (10 жылдан астам), уақытша (10 жылға дейінгіні қоса алғандағы) сақталатын құжаттары, жеке құрам бойынша құжаттары;

4) жеке тектік құжаттары;

5) ұйым немесе өзге ұйым қызметіне пайда болған басқа да, соның ішінде ақпараты дәстүрлі және электрондық тасығыштардағы дыбыс-бейне жазу және ғылыми-техникалық құжаттама;

6) құрылымдық бөлімшелерден және өзге ұйымдардан келіп түскен құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппараттың элементтері;

7) ведомстволық баспа басылымдары келіп түседі.

3. Ұйым мұрағатының негізгі міндеттері мен функциялары
11. Ұйым мұрағатының негізгі міндеттері:

1) құрамы осы Үлгілік ереженің 2-бөлімінде қарастырылған құжаттарды жинау;

2) ұйым мұрағатында уақытша сақталатын құжаттар құндылығына сараптама жүргізудің сапасын, сақталуын, есепке алынуын және пайдаланылуын қамтамасыз ету;

3) Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылған құжаттарды мемлекеттік мұрағаттың тұрақты сақтауына дайындау және тапсыру;

4) ұйымдағы іс жүргізу мен мұрағат ісін жетілдіру саласында әдістемелік басшылықты жүзеге асыру болып табылады.

12. Ұйым мұрағаты жүктелген міндеттерге сәйкес мынадай функцияларды жүзеге асырады:

1) ұйым мұрағаттың толықтыру көзі болып табылатын ұйымдардың және/немесе құрылымдық бөлімшелердің тізімін жүргізуді;

2) ұйым мұрағаттың толықтыру көзі болып табылатын ұйымның, сонымен қатар, өзге жеке және заңды тұлғалардың құжаттарын белгіленген тәртіппен уақытша сақтауға қабылдауды;

3) ұйымның орталық сараптау комиссиясының (бұдан әрі – ОСК) немесе сараптау комиссиясының (бұдан әрі – СК) жұмысына қатысуды;

4) ұйым мұрағатына уақытша сақтауға құжаттар тапсыру кезінде құрылымдық бөлімшелерге құжаттар құндылығына сараптама жүргізуде әдістемелік көмек көрсетуді;

5) ұйым мұрағатында уақытша сақталатын құжаттар құндылығына сараптама жүргізеді, тұрақты, уақытша (10 жылдан астам) сақталатын, жеке құрам бойынша жиынтық істер тізімдемесіне және сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілерге бөлімдер құрастырады және белгіленген тәртіппен көрсетілген істер тізімдемесі мен актіні келісуге және бекітуге беруді;

6) мемлекеттік сақтауға жататын ғылыми-техникалық құжаттама, жобалар, проблемалар тізбесін құрастыруға қатысуды;

7) дыбыс-бейне жазу және ғылыми-техникалық құжаттаманың құндылығына сараптама жүргізеді, тұрақты сақталатын істердің (құжаттардың) тиісті тізімдемесін және ғылыми-тарихи құндылығы жоқ және практикалық мәнін жоғалтқан құжаттарды жоюға бөлу туралы актіні құрастырады, белгіленген тәртіппен аталмыш тізімдеме мен актіні келісуге және бекітуге беруді;

8) жеке тектік құжаттарымен қажетті жұмыстар кешенін жүргізеді;

9) сақтауға қабылданған құжаттарды есепке алуды және сақтауды қамтамасыз етуді жүзеге асырады;

10) аса құнды құжаттарды анықтайды, осы құжаттарды және олардың сақтандыру көшірмелерін есепке алуды ұйымдастырады;

11) уақытша сақтаудағы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының саны мен құрамы туралы паспорттық есептік мәліметтерді жыл сайын құрастырады және үш жылда бір рет тиісті мемлекеттік мұрағатқа жібереді;

12) тиісті мемлекеттік мұрағатқа тұрақты сақтауға бұрын тапсырылған құжаттардың ғылыми-анықтамалық аппаратымен сабақтастығын ескере отырып6 сақтаудағы құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппарат құрады және жүргізеді;

13) Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын тиісті мемлекеттік мұрағатқа тұрақты сақтауға әзірлейді және белгіленген тәртіппен тапсыруды жүзеге асырады;

14) ғылыми және практикалық мақсатта өткенді шолудың құжатты ақпаратын пайдалануды жүзеге асырады;

15) ұйымда істерді қалыптастырудың, ресімдеудің және жедел сақтаудың дұрыстығына тексеруді жүзеге асырады;

16) ұйым аумақтық органдар және/немесе ведомстволық бағынысты ұйымдар мұрағаты қызметкерлерінің біліктіліктерін аттыру жөніндегі іс-шараларды өткізуге қатысады.

4. Ұйым мұрағатының құқығы
13. Ұйым мұрағаты жүктелген міндеттер мен функцияларды жүзеге асыру үшін:

1) белгіленген тәртіппен басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметіне, ұйымның құрылымдық бөлімшелеріне, аумақтық органдардың және/немесе ведомстволық бағынысты ұйымдардың мұрағаттарына, өз құзыреті шегінде нұсқау беруге;

2) басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметінен, ұйымның құрылымдық бөлімшелерінен, аумақтық органдар және/немесе ведомстволық бағынысты ұйымдар мұрағаттарынан оның жұмысы үшін қажетті мәліметтерді сұрауға құқылы.
_________________________

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын

және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық

және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,

есепке алуы және пайдалануы қағидаларына

2-қосымша

Ұйымның орталық сараптау комиссиясы (сараптау комиссиясы) туралы үлгілік ереже
1. Жалпы ережелер

1. Орталық сараптау комиссиясы (бұдан әрі – ОСК) аумақтық органдары және/немесе ведомстволық бағынысты ұйымдары бар мемлекеттік органдарда, облыстарда (республикалық маңызы бар қалада, Қазақстан Республикасының астанасында) филиалдары бар мемлекеттік емес ұйымдарда құрылады.

Сараптау комиссиясы (бұдан әрі – СК) жекелеген ұйымдарда құрылады.

2. ОСК (СК) кеңесші орган болып табылады. Оның шешімі белгіленген тәртіппен уәкілетті органмен (жергілікті атқарушы органмен, республикалық мемлекеттік мұрағатпен) келісе (бекіту) отырып, ұйым басшысы бекіткеннен кейін күшіне енеді.

3. Ұйым басшысының бір орынбасарының төрағалық етуімен, мамандардан жасақталған ОСК (СК) құрамы басшының бұйрығымен (өкімімен) бекітіледі. Комиссия құрамына міндетті түрде басқаруды құжаттамалық ету қызметінің және ұйым мұрағатының басшылары міндетті түрде ендіріледі.

4. ОСК (СК) өз қызметінде Қазақстан Республикасының басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету және мұрағат ісі саласындағы заңнамалық және заңға тәуелді нормативтік құқықтық актілерімен, ұйым басшысының бұйрықтарымен (өкімдерімен) және комиссия туралы ережені басшылыққа алады.

5. ОСК (СК) туралы ереже ұйым басшысымен, жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) келісімі бойынша бекітіледі.

2. ОСК (СК) міндеттері және функциялары
6. ОСК (СК) негізгі міндеттері:

1) ұйымда іс жүргізу мен мұрағат ісін жетілдіру жөнідегі әдістемелік және практикалық жұмыстарды ұйымдастыру;

2) құжаттарды ұйым мұрағаттарында одан әрі сақтау, есепке алу және пайдалану мақсаттарымен олардың өңделуін ұйымдастыру және нәтижелерін қарастыру болып табылады.

7. Негізгі міндеттерге сәйкес ОСК (СК) мынадай функцияларды жүзеге асырады:

1) іс жүргізу және мұрағат ісінің мәселелері бойынша ұсыныстарды әзірлейді;

2) құжаттардың құндылығына сараптама жасауды ұйымдастырады;

3) құжаттама жасау мен құжаттаманы басқару жөніндегі қағидаларды (ведомстволық, салалық, ұйымның);

үлгілік істер номенклатурасын, ұйымның істер номенклатурасын;

сақтау мерзімдері көрсетілген салалық (ведомстволық) құжаттар тізбесін;

іс жүргізу және мұрағат ісін жүргізу мәселелері бойынша салалық (ведомстволық) әдістемелік құжаттарды;

қолданыстағы тізбеде ескерілмеген құжаттарының сақтау мерзімдерін және жекелеген құжаттардың сақтау мерзімдерін өзгерту туралы ұсыныстарын;

тұрақты уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын істердің жиынтық тізімдемесінің жылдық бөлімдерін, жеке құрам бойынша істерді және сақтауға жатпайтын істерді жоюға бөлу туралы актерді;

дыбыс-бейне жазу және ғылыми-техникалық құжаттаманың, ғылыми-тарихи құндылығы мен практикалық мәнін жоғалтқан құжаттарын жоюға бөлу туралы актісін;

сақтандыру қорының аса құнды істері мен құжаттарының тізімдемелерін;

іздестіру жолдары тамамдалған, табылмаған істер туралы актіні;

істердің түзетілмейтін зақымданулары туралы актіні келісу туралы шешім шығарады.

3. ОСК (СК) жұмысының тәртібі
8. ОСК (СК) құзыретіне жататын мәселелер, қажеттілігіне қарай, жылына кем дегенде екі рет өткізілетін отырыстарда қаралады.

9. ОСК (СК) шешімі көпшілік дауыспен қабылданады.

10. ОСК (СК) отырыстары хаттамаланады, отырыстардың хаттамаларына комиссия төрағасы, хатшысы қол қояды және мемлекеттік органның (ұйымның) басшысы бекітеді.

11. ОСК (СК) іс жүргізуін жүргізу және оның құжаттарын жедел сақтау комиссия хатшысына жүктеледі.

12. Ұйым қызметкерлерінің ОСК-дегі (СК-дегі) жұмысы жылдық жоспарда көзделеді және қосымша ақы төлеуге жатпайды.
_________________________

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын

және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық

және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,

есепке алуы және пайдалануы қағидаларына

3-қосымша

следующая страница>