РАЗДЕЛ 2 ПЛАНИРОВАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ
Этот раздел мы решили посвятить процессу планирования и подготовки пре­зентации. Успешная презентация без всякой подготовки — редкая и случайная удача. За внешней легкостью блестящих презентаций настоящих профессио­налов стоят тщательная подготовка выступления, планирование демонстраци­онных материалов, сбор и обобщение необходимой информации, четкое зна­ние временных рамок и правильный выбор необходимых технических средств.

Ответственность за неудачную презентацию ляжет на вас, в связи с чем вы не можете делегировать ее подготовку кому бы то ни было.

2.1. ПОДГОТОВКА ВЫСТУПЛЕНИЯ

Устное выступление во время презентации в значительной степени определит ее успех. "Слово не воробей. Вылетит — не поймаешь", — гласит русская пословица.

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ПОДГОТОВКИ

Следующая последовательность подготовки выступления может рассматри­ваться как достаточно рациональная:

• 
  формулирование цели презентации и, соответственно, выступления;
  
• 
  выбор формы проведения презентации;
  
• 
  составление плана выступления;
  
• 
  подготовка тезисов выступления;
  
• 
  сбор и обобщение необходимой информации;
  
• 
  составление перечня демонстрационных материалов;
  
• 
  наброски рисунков, схем, таблиц и графиков;
  
• 
  "привязка" демонстрационных материалов к положениям выступления;
  
• 
  составление развернутого текста выступления.
  

Для опытного оратора, проводившего многочисленные презентации перед раз­личными аудиториями, в том числе и зарубежными, перечисленные шаги могут быть достаточными.

Однако стажеры обычно имеют небольшой опыт, ограниченный выступлениями только на своем предприятии, и зачастую только перед своими подчиненными, что явно недостаточно для серьезной презентации в незнакомой зарубежной среде. Поэтому мы можем рекомендовать вам продолжить подготовку, выпол­нив следующие дополнительные шаги:

• 
  пробное выступление перед сослуживцами;
  
• 
  обсуждение вопросов и замечаний сослуживцев;
  
• 
  внесение возможных изменений и дополнений в выступление и демонстри­руемые материалы;
  
• 
  повторное пробное выступление.
  

Рекомендуем вести запись заданных вопросов, комментариев и замечаний. В некоторых случаях приходится долго тренироваться, раз за разом совершенствуя свое выступление.

РАЗРАБОТКА ПЛАНА ВЫСТУПЛЕНИЯ

Любое выступление имеет внешне сходную структуру:

• 
  вступление;
  
• 
  основная часть;
  
• 
  заключение.
  

При подготовке презентации за рубежом рекомендуется начинать любое вступление с представления самого себя. Оно должно быть весьма кратким, если не является собственно целью презентации. Содержание краткого представления подробнее обсуждается в разделе 8 настоящего пособия.

После представления необходимо сообщить участникам о том, какую цель преследует презентация.

Вступление должно далее содержать краткое описание того, о чем будет говориться в основной части.

Основная часть выступления призвана передать участникам необходимый объ­ем информации, требующейся для достижения его цели.

Например, презентация предприятия может иметь, среди про­чих, следующие цели: экспорт продукции, поиск решения задачи оптимизации структуры управления. Очевидно, что основная часть выступления для этих двух случаев будет совершенно разной.

Опытные презентаторы рекомендуют упомянуть вновь главные положения основной части выступления в его заключении. Наконец, может быть высказано - пожелание стажера к участникам.

Например, руководитель отдела персонала закончил свое вы­ступление перед немецкими коллегами, сказав: "Надеюсь, что у вас сложилось представление о проблемах, с которыми мы сего­дня сталкиваемся на нашем предприятии. Возможно, изучение немецкого опыта заключения тарифных соглашений позволит нам справиться с некоторыми из них. Я очень надеюсь на вашу коллегиальную поддержку".

Составные части выступления должны быть логически связаны друг с другом. При этом желательно избегать возвращения к уже сказанному. Повторения тем более нежелательны. В связи с этим рекомендуется составить простой графи­ческий план выступления.

На рис. 2.1 приведен один из возможных вариантов плана высту­пления, посвященного проекту совместного производства ново­го продукта с потенциальным немецким партнером.

План

Демонстрационные материалы (пленки)

Вступление

Представить себя

Цель выступления

«Цель проекта»

Представить предприятие

«Предприятие»

Внешний вид

Представить новый продукт

Характеристики

Потенциальные потребители

Объем рынка

Основная часть

Представить рынок

Ценовая политика

Конкуренты

Какая проблема решается с помощью партнера

«Что мы хотим от партнера»

В чем выгода партнера

«Что получает партнер»

Напомнить о цели проекта

Заключение

Предложить обсудить проект

Рис. 2.1. Возможный вариант плана выступления, посвященного проекту совместного производства нового продукта с потенциальным немецким партнером
При планировании выступления и его подготовке очень часто возникает жела­ние успеть сказать как можно больше. Постарайтесь уже на стадии планирова­ния выступления разбить все материалы на три части:

А — то, без чего нельзя обойтись: это и есть ваше выступление.

В — то, что желательно включить: это может пригодиться при необходимости внесения уточнений, разъяснений, а также при ответах на возможные вопросы.

С — то, что вы хотели бы показать дополнительно, если будет возможно: это ваш резерв "на всякий случай".

Рекомендуем поступить точно так же и с демонстрационными материалами, увязывая их с частями А, В и С выступления.

Уже на стадии планирования выступления рекомендуем обратить большое внимание на его язык. Обычно неопытные выступающие стараются произвести наилучшее впечатление, "жонглируя" большим количеством специальных тер­минов, стараясь высказать простые мысли самым сложным наукообразным способом.

Старайтесь формулировать свое выступление с помо­щью простых и ясных слов. Избегайте усложнений и "высокого стиля". В то же время примитивное изложение также деструктивно.

ТЕКСТОВЫЙ МАТЕРИАЛ

В дополнение к устному выступлению рекомендуется иметь его текст. По объе­му этот текст может соответствовать выступлению, быть больше (расширенные материалы) или меньше (краткий реферат) выступления.

Текстовый материал, как и выступление, должен подготавливаться стажером самостоятельно. Это позволяет исключить появление в тексте несовпадений с устным сообщением, устаревших данных, ошибок и опечаток.

Разрушительный эффект на результат презентации может оказать выступле­ние, опровергающее положения текстового материала. Это же относится и к на­глядным материалам. Приведем несколько примеров:

• 
  "Вы сказали, что оборот вашей фирмы составляет... А в тек­сте стоит совсем другая цифра!". — "Этот материал мне приготовила бухгалтерия. Я думаю, что они взяли цифры из прошлогоднего отчета. То, что я сказал, правильно". Впослед­ствии может оказаться, что обе цифры неверны...
  
• 
  Во время устной презентации своего предприятия, выступая в одной и той же аудитории, три сотрудника привели три различные цифры количества его работников: 8, 10 и 12 ты­сяч человек! Участники презентации были несказанно удивле­ны стремительным ростом занятости, поскольку выступле­ния презентаторов происходили с интервалом всего 5 минут. Тексты материалов также содержали три упомянутые цифры.
  

Следует избегать чрезвычайно большого объема текстовой части. Возможно, что слушатели не будут иметь времени не только для его детального изучения, но и для прочтения вообще.

Существует и другая опасность: получив текст перед началом презентации, участники могут увлечься его чтением и прослушать важные положения высту­пления.

Очень часто участникам раздаются только дополнительные материалы, на со­держание которых ссылается в своем выступлении презентатор: разного рода таблицы, документы, отчеты и т.д.
2.2. ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕМОНСТРАЦИОННЫХ МАТЕРИАЛОВ

Главной целью использования демонстрационных материалов является повы­шение эффективности презентации. Визуальная информация воздействует на аудиторию существенно интенсивнее, чем вербальная. Известна русская по­словица: "Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать". Важным преимуще­ством визуальной информации является достаточная однозначность его вос­приятия аудиторией.

Количество демонстрационных материалов должно соответствовать принципу разумной необходимости и достаточности. Бесконечное мелькание демонстра­ционных материалов контрпродуктивно. Поэтому необходимо заранее плани­ровать их объем.

Как было отмечено выше, наиболее распространенным видом демонстрацион­ных материалов являются проецируемые пленки. Поэтому настоящий раздел посвящен подготовке, в первую очередь, именно таких материалов.

Сколько может понадобиться пленок? Человеческий глаз может воспринимать лишь определенное количество информации. Примерно оценить необходимое количество пленок можно следующим образом:

n = t/2,

где t— время презентации в минутах.

Если время демонстрации отдельных пленок не занимает более 10 — 12 се­кунд, то их максимальное количество может составлять n = 2t/3.

Так, например, во время презентации, рассчитанной на 20 минут, можно пока­зать не более 12 — 14 пленок (преимущественно графические изображения).

Восприятие визуального материала заметно снижается при длительных пре­зентациях. Например, во время 30-минутной презентации представляется ра­зумным ограничиться демонстрацией 15 — 17 пленок.

Исключение могут составлять презентации с демонстрацией реальных снимков, которые должны передавать лишь общие впечатления (например отчет о по­ездке).

Опытные презентаторы, как правило, заранее предвидят многие вопросы, кото­рые могут быть заданы им участниками. Поэтому они подготавливают еще и дополнительные пленки. Вы можете поступить точно так же.

В ходе презентаций обычно демонстрируются:

• 
  текст;
  
• 
  графики;
  
• 
  диаграммы;
  
• 
  схемы;
  
• 
  иллюстрации.
  

ПЛЕНКИ С ТЕКСТОМ

Пленки с текстом демонстрируются достаточно редко. При подготовке таких пленок следует ограничить объем информации 1 — 3 короткими предложе­ниями.

Этот вид демонстрационных материалов рационально использовать для фоку­сирования внимания аудитории на каком-либо важном аспекте презентации.

Например, в виде текстового демонстрационного материала могут быть представлены тема презентации, название обсуж­даемого проекта, миссия предприятия, цитата.

ГРАФИКИ

Графики рационально использовать для демонстрации тех или иных тенденций ■ связей между переменными.

Например, графики наглядно демонстрируют динамику измене­ния объемов производства, сезонные изменения объемов продаж и т. п.

ДИАГРАММЫ

Диаграммы (круговые диаграммы и гистограммы) используются для визуализа­ции числовых данных. В последнее время широко используются рисуночные диаграммы.

Например, круговые диаграммы удобны для представления долей рынка, занимаемых различными производителями. Гистограммы наглядно показывают распределения сходных продуктов не­скольких производителей по ценовым группам. Другим примером широко распространенных гистограмм является "график" Ганта.

СХЕМЫ

Схемы удобны для визуализации связей, процессов и процедур. Наиболее час­то схемы используются для демонстрации структур предприятий. Блок-схемы наглядно демонстрируют процессы и процедуры.

Например, структурная схема предприятия может использо­ваться стажером с целью демонстрации своего места в струк­туре управления предприятием. Блок-схемы удобны для описа­ния процесса производства продукции.

ИЛЛЮСТРАЦИИ

Иллюстрации применяются для показа внешнего вида предприятий, оборудо­вания, изделий и т.д. Они также применяются для демонстрации идей. Опыт­ные презентаторы часто применяют иллюстрации для "разогрева" аудитории.

Кроме вышеперечисленных, в качестве иллюстраций часто применяются пикто­граммы. Другим видом иллюстраций могут служить фирменные логотипы. По­следние редко используются в виде отдельных иллюстраций, но часто приме­няются в колонтитулах.

В качестве иллюстраций могут использоваться фотографии, карты и рисунки, в том числе и карикатуры.
2.3. СБОР И ОБОБЩЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ ДЛЯ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Напомним, что во время стажировки основными субъектами презентаций явля­ются: российское предприятие, проект, сам стажер, текущие и конечные ре­зультаты стажировки. Таким образом, материалы, используемые во первых трех случаях, должны быть собраны и обобщены еще до выезда на стажировку в Германию.

Материалы, необходимые для подготовки презентации, могут быть получены из внутрифирменных и внешних источников. Дополнительным источником могут служить личный опыт, знания и таланты самого стажера.

В качестве внутрифирменных, в первую очередь, собираются те или иные, уже существующие, материалы, например:

• 
  годовые отчеты;
  
• 
  балансовые отчеты;
  
• 
  отдельные финансовые документы;
  
• 
  отчеты подразделений;
  
• 
  доклады;
  
• 
  уставные документы;
  
• 
  структурные схемы;
  
• 
  каталоги и проспекты, рекламные материалы;
  
• 
  многотиражные газеты;
  
• 
  интервью с сотрудниками;
  
• 
  фотоматериалы.
  

Основными внешними источниками информации обычно служат:

• 
  вышеперечисленные материалы других предприятий (в случае их доступно­сти);
  
• 
  средства массовой информации (газеты, журналы, телевидение и радио);
  
• 
  информационно-справочные базы данных;
  
• 
  правительственные учреждения;
  
• 
  деловые и профессиональные ассоциации, отраслевые союзы;
  
• 
  торгово-промышленные палаты;
  
• 
  специальные журналы, бюллетени, справочники;
  
• 
  рекламные проспекты, брошюры и каталоги;
  
• 
  выставки, презентации;
  
• 
  торговые представительства;
  
• 
  конференции, семинары, симпозиумы;
  
• 
  общественные организации;
  
• 
  архивы, библиотеки.
  

Среди вышеперечисленных источников информации особенно привлекательны постоянно обновляемые электронные информационно-справочные базы дан­ных, такие как, например, «Гарант", "Консультант-плюс", "Компас", а также элек­тронные справочники "Бизнес-карта", "Компас" и др. Широкие возможности сбо­ра материалов для презентаций дает Интернет.

При отборе материалов для презентации желательно обобщение не только внутрифирменной информации, но использование информации, полученной из внешних источников.

Например, при презентации предприятия его лидирующее поло­жение на рынке демонстрируется особенно убедительно, если помимо внутрифирменной статистики производится сопостав­ление с результатами конкурентов.

Крайне не рекомендуется поручать обобщение материала кому-либо. Стажер должен самостоятельно переработать собранный материал, разобравшись во всех его деталях.

При использовании любого вида информации, кроме вашей авторской или общеизвестной, вы должны обратить особое внимание на соблюдение ав­торских прав. Использование цифровых данных, цитат, иллюстраций и прочих материалов может потребовать также получения соответствую­щих разрешений! Авторство и источник информации должны быть указаны обязательно!

Для подготовки презентаций промежуточных и окончательных результатов ста­жировки рекомендуем вам завести своего рода "дневник стажировки". Форма такого дневника может быть произвольной.

Дневник будет вам очень полезен, когда вы станете вспоминать что, когда (дата, время), где (фирма, адрес, телефон/факс/e-mail), с кем (имя, фамилия, долж­ность, функции) вы делали, какие результаты были достигнуты, чего вам не уда­лось достичь и почему. Важно также фиксировать, что вы планировали сделать в качестве следующего шага, чтобы обеспечить достижение цели стажировки.

Без ведения подобного дневника в непривычной для вас обста­новке, когда на вас ежедневно обрушивается масса впечатлений, вы будете очень быстро забывать даже важную информацию, не говоря уже о деталях. Восстановить точную хронологию собы­тий, вспомнить имена, а иногда и достигнутые результаты, будет очень непросто или невозможно.
2.4. ВРЕМЕННЫЕ РАМКИ

Время презентации ограничивается определенными рамками, которые зависят от целей презентации, степени заинтересованности аудитории и временных возможностей слушателей. Дополнительные временные ограничения могут также накладываться регламентом мероприятия, во время которого осуществ­ляется презентация.

Во время стажировок обычными являются презентации длительностью от 10 до 30 минут, причем последние достаточно редки. Для наиболее распространен­ных презентаций могут быть рекомендованы следующие временные рамки:

• 
  Презентация предприятия. Обычная длительность таких презентаций не превышает 20 минут. Однако при кратком посещении немецких фирм или при проведении презентации на выставке временные рамки должны быть сужены и могут не превышать 5 минут.
  
• 
  Презентация проекта. Как правило, презентации такого рода происходят на потенциально заинтересованных немецких фирмах. Допустимое время в этих случаях составляет 15 — 20 минут.
  
• 
  Презентация промежуточных результатов стажировки. Такие презента­ции происходят в интерактивном режиме и требуют достаточного времени. Их длительность, в отдельных случаях, может составлять до 30 минут, од­нако, чаще она не выходит за рамки 20 минут.
  
• 
  Презентация конечных результатов стажировки. С учетом того, что ход стажировки обсуждался ранее, презентация результатов требует около 10 минут.
  
• 
  Самопрезентация. Как правило, такого рода презентация требует не более 10 минут.
  

Ограничения времени презентации следует планировать в зависимости и от некоторых дополнительных факторов. Выше уже упоминался регламент меро­приятий, в рамках которого презентации отводится строго определенное время.

Не менее важно учитывать распорядок рабочего дня фирмы, на которой прохо­дит стажировка. Обычно сотрудники немецких фирм строго придерживаются этого распорядка.

Поэтому не планируйте презентацию, обсуждение которой может затя­нуться на время, близкое к обеденному перерыву или концу рабочего дня.

Рекомендуется обсудить временные рамки предстоящей презентации с пред­ставителем немецкой фирмы заранее, а также уточнить не только состав ауди­тории, но и возможности ее участников находиться на презентации до самого ее конца.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

Содержание вопроса	Да	Нет
Есть ли у вас план выступления?
Составили ли вы тезисы выступления?
Имеется ли у вас достаточно информации, необходимой для подготовки презентации?
Является ли имеющаяся у вас информация объективной и достоверной?
Есть ли у вас представление о том, какие материалы вы будете демонстрировать?
Представляете ли вы количество таких материалов?
Представляете ли вы их визуально?
Сделали ли вы наброски демонстрационных материалов?
Представляете ли вы, чего вам еще не хватает для подготовки демонстрационных материалов?
Составлен ли вами развернутый текст выступления?
Сделали ли вы все вышеперечисленное самостоятельно?		:
Проверили ли вы все вышеперечисленные материалы?
Давали ли вы свои материалы на проверку кому-либо из сослуживцев?
Определили ли вы временные рамки вашего выступления?
Сможете ли вы при необходимости: сократить свою презентацию? расширить свою презентацию?
Сделали ли вы пробную презентацию перед сослуживцами?

ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ

Русский	Немецкий	Английский
-.дитория (люди)	Publicum (n.)	audience
Аудитория (помещение)	Raum (m.)	room
Выступление (устное)	Rede (f.), Ansprache (f.)	speech
Группа рабочая	здесь: Workshop (n.)	здесь: workshop
Диапозитив	Dia[positive] (f.)	slide
Доска	Wandtafel (f.)	board
Интерпретация	Deutung, Interpretation (f.)	interpretation
Канал коммуникации	Kommunikationsweg (m.)	communication channel
Коммуникация	Kommunikation (f.)	communication
Круглый стол	Rundtisch (m.)	round table
Мотивировать	motivieren	to motivate
Обобщение	Zusammenfassung (f.)	generalization, summary
Обратная связь	Rueckkopplung (f.), Feedback	feedback
Отправитель	Absender (m.)	sender
Пинванд	Pinwand (f.)	pinboard
Пленка	Folie (f.)	transparency
Показать	zeigen,vorfuehren	to show
Получатель	Empfaenger (m.)	receiver
Представить	praesentieren, vorfuehren	to present
Сообщение	Mitteilung (f.)	message
Стуктурирование	Strukturierung (f.)	structuring
Убедить	ueberzeugen	to convince
Флипчарт	Flip-Chart (n.)	flip chart

<предыдущая страница | следующая страница>