Архивный комитет Ленинградской области

Комитет общего и профессионального образования

Ленинградской области



ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

органа опеки и попечительства

Составители: начальник отдела формирования государственного архивного фонда методического обеспечения и контроля деятельности архивов архивного комитета Ленинградской области Т.М. Трубкина

главный специалист комитета общего и профессионального образования З.А. Синицына

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭПМК архивного комитета Ленинградской области от 25.03.2011 № 3 п.п. 3.1.

Санкт-Петербург

2011

Оглавление

1. Список сокращений	3
2. Методические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел	4
3. Примерная номенклатура дел органа опеки и попечительства	6
4. Список использованных нормативных и методических документов	9
Приложение № 1. Форма номенклатуры дел	10
Приложение № 2. Форма итоговой записи к номенклатуре дел	11

Список сокращений

г.	-	год
ДЗН	-	до замены новыми
ДМН	-	до минования надобности
л.	-	лет
пмпр	-	Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий системы просвещения. М., 1981.
пдс	-	Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения. 2007.
ппрф-559	-	Постановление Правительства Российской Федерации от 18 мая 2009 года № 423 (с изменениями от 26 июля 2010 года № 559).
ппрф-927	-	Постановление Правительства Российской Федерации от 17 ноября 2010 года № 927.
Ст.	-	статья по перечню
тп –	-	Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утверждён приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558).
ЦЭПМК	-	Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия архивного комитета Ленинградской области
ЭК	-	экспертная комиссия
ЭПК	-	экспертно-проверочная комиссия
ЭПМК	-	Экспертно-проверочная методическая комиссия администрации муниципального образования, муниципального архива

Методические рекомендации

по применению примерной номенклатуры дел

Примерная номенклатура дел органа опеки и попечительства (далее – примерная номенклатура дел) подготовлена с целью оказания методической помощи органам опеки и попечительства муниципальных образований Ленинградской области в проведении экспертизы ценности документов и определению сроков их хранения. Примерная номенклатура дел рекомендуется для использования при разработке конкретных номенклатур дел.

Примерная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в процессе деятельности органа опеки и попечительства. Заголовки дел определены в соответствии с действующими нормативными правовыми актами, с учётом сложившейся практики ведения делопроизводства и организации работы органов опеки и попечительства в Ленинградской области. Акцент в примерной номенклатуре сделан на отражении состава и определении сроков хранения документов по выявлению лиц, нуждающихся в установлении над ними опеки или попечительства, их устройства, защите прав и законных интересов подопечных.

В большинстве муниципальных образований Ленинградской области органы опеки и попечительства включены в структуру органов управления образованием и органов социальной защиты населения. В ряде муниципальных образований они являются самостоятельным структурным подразделением администрации муниципального образования. Это надо учитывать при разработке конкретной номенклатуры дел (форма приведена в приложении 1).

Если орган опеки и попечительства, является отделом (сектором) комитета (управления) образования или социальной защиты, то номенклатура дел органа опеки и попечительства включается в сводную номенклатуру дел соответствующего комитета (управления). Формирование индексов дел осуществляется с учётом индексирования дел в комитете (управлении), структурным подразделением которого орган по опеке и по попечительству является.

Если орган опеки и попечительства является самостоятельным структурным подразделением администрации муниципального образования, то его номенклатура дел включается в сводную номенклатуру дел администрации с учётом нумерации внутри номенклатуры структурных подразделений администрации.

В графе 1 конкретной номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включённого в номенклатуру дел. Индекс состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности - если функции органа опеки и попечительства выполняют отдельные специалисты) и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире (например - 02-04).

В графу 2 конкретной номенклатуры дел переносятся заголовки из примерной номенклатуры, которые в случае необходимости уточняются.

В графе 3 конкретной номенклатуры дел против каждого заголовка по завершении календарного года проставляется количество частей, томов дела, заведённых в течение года.

В графе 4 конкретной номенклатуры дел указывается срок хранения и статья по перечню.

В примерной номенклатуре указаны сроки хранения дел и номера статей со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты. Когда ссылки на нормативные правовые акты отсутствуют, указаны рекомендованные сроки хранения архивных документов. В таком случае в конкретной номенклатуре дел вместо статьи по перечню указывается индекс данной примерной номенклатуры дел.

При включении в конкретную номенклатуру дел типовых управленческих документов, не предусмотренных примерной номенклатурой, их сроки хранения определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утверждённым приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558.

Отметка «ДМН» означает, что документы имеют только практическое значение. Срок их хранения определяется органом опеки и попечительства, но не может быть менее одного года.

Отметка «ЭПК» означает, что часть документов в данном деле может иметь историческое значение. Эта отметка применена к большинству включенных в данную номенклатуру дел. По истечении сроков хранения данных документов, проводится экспертиза ценности и решается вопрос об отнесении их к составу Архивного фонда Российской Федерации и передачи в муниципальный архив или о выделении к уничтожению. До истечения сроков, указанных в графе 4, документы хранятся в органе опеки и попечительства.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их в делопроизводстве. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2011 году, начинается с 1 января 2012 года.

В графу 5 конкретной номенклатуры дел вносятся уточнения к срокам хранения, указанные в графе 4 «Примечание» примерной номенклатуры. Кроме того, в последней графе рекомендуется производить отметки о лицах, ответственных за формирование дел, о переходящих делах.

Конкретная номенклатура дел органа опеки и попечительства на следующий год составляется в IV квартале текущего года уполномоченным на это специалистом органа опеки и попечительства и включается в соответствующую сводную номенклатуру дел органа местного самоуправления.

В течение года орган опеки и попечительства работает с выпиской из сводной номенклатуры, утверждённой руководителем органа местного самоуправления.

Индекс дела	Заголовок дела	Срок хранения, № статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4
01-01	Законы, иные нормативные правовые акты по вопросам опеки и попечительства, присланные для сведения	ДМН Ст.1б тп
01-02	Постановления, распоряжения главы администрации по вопросам опеки и попечительства. Копии	ДМН Ст. 1б тп
01-03	Решения суда, присланные для сведения. Копии	ДМН Ст. 1б тп
01-04	Положение об органе опеки и попечительства.	Постоянно Ст.56	Копия - 3 года после замены новым
01-05	Положение о Совете по опеке и попечительству	Постоянно Ст. 57 тп.	Копия – 3 года после замены новым
01-06	Документы Совета по опеке и попечительству (протоколы заседаний, решения и документы к ним)	Постоянно Ст.18д тп
01-07	Переписка с комитетом общего и профессионального образования Ленинградской области по основной деятельности	5 л. ЭПК Ст.33 тп
01-08	Переписка с судами по основной деятельности	5 л. ЭПК Ст.35 тп
01-09	Переписка с организациями по основной деятельности	5 л. ЭПК Ст. 35 тп
01-10	Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии и др.); документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению	5 л.1 ЭПК Ст. 183а,б тп	1Предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, коррупции - Постоянно
01-11	Годовой отчёт «Сведения о выявлении и устройстве детей и подростков, оставшихся без попечения родителей» (форма №103-рик)	Постоянно Ст. 476б тп
01-12	Оперативные отчёты по основной деятельности, представляемые в комитет общего и профессионального образования Ленинградской области	5 л. Ст.474 тп.
01-13	Годовые отчёты о начислении пособий на содержание подопечных	Постоянно Ст. 327б тп.
01-14	Квартальные и месячные отчёты о начислении пособий на содержание подопечных	5 л. Ст. 327в тп.
01-15	Журнал учёта детей, находящихся в семьях, в которых родители своими действиями или бездействием создают условия, представляющие угрозу жизни или здоровью детей либо препятствующие их нормальному воспитанию и развитию	10 л. 1 ЭПК	1 После завершения Примерная форма введена Письмом Минобрнауки РФ от 31.08.2010 № 06-364
1	2	3	4
01-16	Документы (копии актов обследования жилищно-бытовых условий, заключения, копии решения суда) по спорам, связанным с воспитанием детей	10 л. 1 ЭПК	1После достижения ребенком 18 лет
01-17	Журнал учёта лишения родительских прав	75 л. 1 ЭПК Ст.424 пмпр	1 После завершения
01-18	Журнал первичного учёта несовершеннолетних, оставшихся без попечения родителей	75 л. ЭПК	- « -
01-19	Журнал (реестр) учёта детей находящихся под опекой и попечительством	75 л. ЭПК	- « -
01-20	Журнал учёта детей, направленных на воспитание в учреждения для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей	75 л. ЭПК Ст.424 пмпр	- « -
01-21	Журнал учёта граждан, обратившихся в орган опеки и попечительства с просьбой дать заключение о возможности быть опекуном (попечителем) несовершеннолетнего гражданина или назначить опекуном (попечителем) несовершеннолетнего гражданина	5 л.	- « - Примерная форма введена Письмом Минобрнауки РФ от 31.08.2010 № 06-364
01-22	Журнал учёта кандидатов в замещающие родители	5 л.	- « -
01-23	Личные дела усыновлённых (удочеренных)	75 л.1ЭПК ст.421пмпр	1После достижения ребенком 18 лет
01-24	Журнал учёта усыновленных (удочеренных) несовершеннолетних	75 л. 1 ЭПК	1 После завершения
01-25	Журнал учета детей, усыновленных (удочеренных) иностранными гражданами, гражданами Российской Федерации, лицами без гражданства, постоянно проживающими за пределами Российской Федерации	75 л. ЭПК	- « - Заводится как самостоятельный журнал по усмотрению органа опеки и попечительства
01-26	Личные дела приёмных семей, опекаемых несовершеннолетних	75 л.1 ЭПК ппрф-559	1После достижения ребенком 18 лет
01-27	Журнал учёта детей, переданных в приёмные семьи	75 л. 1 ЭПК	1 После завершения
01-28	Журнал учёта правового статуса ребенка, состоящего в федеральном банке данных	5 лет	- « -
01-29	Анкеты детей, оставшихся без попечения родителей, сведения о которых переданы в федеральный банк данных	5 лет1	1После достижения ребенком 18 лет
01-30	Журнал о прекращении учёта сведений о ребенке в региональном банке данных	5 лет1	1 После завершения
01-31	Журнал учёта изменения, присвоения фамилии, имени несовершеннолетних подопечных	75 л. ЭПК	- « -
1	2	3	4
01-32	Документы (заявления, копии распоряжений и другие документы) по изменению, присвоению фамилии, имени несовершеннолетних подопечных	75 л. 1 ЭПК	1После достижения ребенком 18 лет
01-33	Журнал учёта несовершеннолетних, состоящих на регистрационном учёте внеочередного получения жилья	5 лет1	1После получения жилья
01-34	Журнал учёта детей-сирот, детей оставшихся без попечения родителей и лиц из их числа, обеспеченных жильем	75 лет1 ЭПК	1После получения жилья
01-35	Документы о наследстве, по отчуждению жилых помещений, разрешения на совершение сделок	75 лет ЭПК ст. 938 тп
01-36	Журнал учёта граждан, выразивших желание стать опекунами или попечителями совершеннолетних недееспособных или не полностью дееспособных граждан	5 л. 1	1 После снятия с учёта Форма введена постановлением Правительства РФ от 17 ноября 2010 г. N 927
01-37	Личные дела совершеннолетних недееспособных или не полностью дееспособных граждан (совершеннолетних подопечных)	75 л. 1ЭПК ппрф-927	1После снятия с учёта
01-38	Журнал учёта граждан, находящихся под опекой	75 лет ЭПК	- « -
01-39	Личные дела граждан, находящихся под патронажем	10 л. ЭПК	- « -
01-40	Журнал учёта граждан, находящихся под патронажем	10 л. ЭПК	- « -
01-41	Документы (копии постановлений, заявления, списки лиц, которым начисляются льготы и др.) по начислению льготы на бесплатный проезд и оплату коммунальных услуг	5 л. Ст.900, 904
01-42	Документы (постановления, заявления, списки лиц, которым выплачивается пособие и др.) по начислению пособия несовершеннолетним подопечным	5 л. Ст.900, 904 тп
01-43	Журнал учёта приёма посетителей	3 г. Ст. 259 а тп
01-44	Номенклатура дел органа опеки и попечительства	ДЗН Ст. 200а1 тп	1Не ранее 3-х лет после передачи дел в архив или уничтожения учтённых по номенклатуре дел

Список использованных нормативных и методических документов

1. 
   Федеральный закон от 24 апреля 2008 года № 48-ФЗ «Об опеке и попечительстве».
   
2. 
   Постановление Правительства Российской Федерации от 18 мая 2009 года № 423 (с изменениями от 26 июля 2010 года № 559).
   
3. 
   Постановление Правительства Российской Федерации от 17 ноября 2010 года № 927 «Об отдельных вопросах осуществления опеки и попечительства в отношении совершеннолетних недееспособных или не полностью дееспособных граждан».
   
4. 
   Приказ Министерства культуры Российской Федерации 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». (Зарегистрирован в Минюсте РФ 8 сентября 2010 года № 18380).
   
5. 
   Приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской федерации от 1 июня 2007 года № 70 «Об утверждении перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения».
   
6. 
   Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий системы просвещения. М., 1981.
   
7. 
   Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел. М., 2005.
   
8. 
   Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.
   

Приложение 1

(наименование организации)
(наименование структурного подразделения)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

№

(место составления)

На

год

Ин­декс де­ла	За­го­ло­вок де­ла	Кол-во ед. хр.	Срок хра­не­ния и № ста­тей по пе­реч­ню	При­ме­ча­ние
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности руководителя структурного подразделения
	(подпись)		(расшифровка подписи)

Дата

Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)
	(подпись)		(расшифровка подписи)

Дата

Форма номенклатуры дел

структурного подразделения организации

Приложение 2

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведённых в _______ году

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
постоянного
временного (свыше 10 лет)
временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Наименование должности	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Форма итоговой записи к номенклатуре дел