Составитель Т.М. Трубкина

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭПМК архивного комитета Ленинградской области от _30 марта 2012 года № _3_п._1_

Санкт-Петербург

Примерная номенклатура дел лесничества разработана с целью оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности и определении сроков хранения документов, образующихся в процессе деятельности лесничеств – филиалов Ленинградского областного государственного казённого учреждения «Управление лесами Ленинградской области».

Примерная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения и рекомендуется для использования при разработке конкретных номенклатур дел лесничеств.

Заголовки дел примерной номенклатуры сформулированы на основании анализа состава документов лесничеств, а также действующих нормативных правовых актов в области лесного хозяйства. Сроки хранения документов, включённых в примерную номенклатуру дел, подобраны на основании действующих перечней документов.

Филиалами ЛОГКУ «Ленобллес» являются Бокситогорское, Волосовское, Волховское, Гатчинское, Кингисеппское, Киришское, Кировское, Лодейнопольское, Ломоносовское, Лужское, Любанское, Подпорожское, Приозерское, Рощинское, Северо-Западное, Сланцевское, Тихвинское, Учебно-опытное лесничества.

Филиал не является юридическим лицом. Директор филиала действует на основании генеральной доверенности, выданной ЛОГКУ «Ленобллес».

Структурными подразделениями лесничества являются участковые лесничества, документы которых выделены в номенклатуре в самостоятельный раздел.

Приём, перемещение, увольнение работников лесничества за исключением директора лесничества, главного лесничего, главного бухгалтера, а также начисление зарплаты работникам лесничества осуществляется в самом лесничестве, в связи с чем данные документы по личному составу работников оформляются в соответствии с установленными требованиями и хранятся в течение 75 лет в лесничестве. Оригиналы документов о назначении, перемещении, увольнении директора лесничества, главного лесничего, главного бухгалтера оформляются и хранятся в архиве ЛОГКУ «Ленобллес». В лесничество передаются заверенные копии данных документов, которые также подлежат полному оформлению и хранению в течение 75 лет.

При составлении конкретной номенклатуры дел (форма приведена в приложении 1) лесничества необходимо иметь в виду следующее:

В графе 1 конкретной номенклатуры дел проставляются индексы дел. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности - если выполнение функций возложено на специалиста) и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения (направления деятельности). Группы цифр индекса дела отделяются одна от другой с помощью тире (например, 02-04). Внутри лесного отдела возможно применение трехзначного индекса для обозначения направлений деятельности специалистов.

В графу 2 конкретной номенклатуры дел переносятся заголовки из примерной номенклатуры, которые в случае необходимости уточняются. Кроме этого в обязательном порядке в конкретную номенклатуру вносятся заголовки дел, образующихся в лесничестве, не предусмотренные данной примерной номенклатурой.

В конкретной номенклатуре дел можно предусмотреть группировку разных форм отчётности по направлениям деятельности, например, лесовосстановлению, лесопользованию, в одном деле. При этом необходимо соблюдать, чтобы в дело подшивались только документы с одинаковым сроком хранения, формирование в одном деле документов с постоянным и временным сроком хранения не допускается.

Дела, предусмотренные примерной номенклатурой дел, могут быть включены в конкретной номенклатуре дел в другие разделы, где они соответственно образуются.
Переписка, которая в данную примерную номенклатуру дел включена в разделы Лесного отдела по направлениям деятельности, может быть вынесена в конкретной номенклатуре дел в раздел «Администрация», в случае если дела с перепиской формируются централизовано.

В графе 3 конкретной номенклатуры дел напротив каждого заголовка по завершении календарного года проставляется количество заведённых частей (томов) дела.

В графе 4 конкретной номенклатуры дел указывается срок хранения и статья по перечню, которые переносятся из настоящей примерной номенклатуры дел. Если отсутствуют ссылки на нормативные правовые акты, в конкретной номенклатуре дел вместо статьи по перечню указывается индекс данной примерной номенклатуры дел.

При включении в конкретную номенклатуру дел документов, не предусмотренных примерной номенклатурой, их сроки хранения определяются в соответствии с действующими перечнями (перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утверждённым приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558; перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утверждённым приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 года № 1182).

Отметка «ДМН» означает, что документы имеют только практическое значение. Срок их хранения определяется экспертной комиссией лесничества, но он не может быть менее одного года.

Отметка «ЭПК» означает, что часть документов в данном деле может иметь научно-историческое значение и подлежит передаче на постоянное хранение в муниципальный (государственный) архив. По истечении временных сроков хранения данных дел, проводится полистная экспертиза ценности включенных в него документов и часть из них выделяется к уничтожению, а часть включается в дело постоянного хранения.

В графу 5 конкретной номенклатуры дел вносятся уточнения к срокам хранения, указанные в графе 4 «Примечание» примерной номенклатуры дел. Кроме того, в последней графе рекомендуется делать отметки о лицах, ответственных за формирование дел, о переходящих делах (переходящим считается дело, которое ведётся в течение нескольких лет).

Номенклатура дел лесничества на следующий год составляется уполномоченным на это работником администрации лесничества в 4-м квартале текущего года и после согласования с экспертно-проверочной комиссией администрации муниципального образования или Центральной экспертно-проверочной методической комиссией архивного комитета Ленинградской области утверждается директором. В начале года работник, ответственный за делопроизводство, готовит выписки из утверждённой номенклатуры дел и передает их в структурные подразделения для руководства при заведении и формировании дел.

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их в делопроизводстве. Например, исчисление срока хранения дел, законченных в делопроизводстве в 2012 году, начинается с 1 января 2013 года.

Если лесничество является источником комплектования муниципального¹ или государственного² архива Ленинградской области, документы, которые имеют в номенклатуре дел срок «постоянно», передаются в муниципальный (государственный) архив по истечении сроков временного хранения в лесничестве соответственно в течение 5 (10) лет.

При этом следует иметь в виду, что многие документы лесоустройства заводятся на 10 лет (лесохозяйственные регламенты, проекты освоения лесов и др., акты лесохозяйственных работ). Передача их на хранение в муниципальный (государственный) архив осуществляется по истечении 10 лет и при условии проведения очередных лесоустроительных работ. Документы по ведению Государственного лесного реестра ведутся постоянно на месте и вопрос о передаче данных документов в муниципальный (государственный) архив решается в случае ликвидации лесничества.

Если лесничество не является источником комплектования муниципального (государственного) архива документы, которые имеют в примерной номенклатуре срок «постоянно», хранятся в лесничестве до его ликвидации, после чего вопрос о их передаче в муниципальный (государственный) архив или уничтожении решается ликвидационной комиссией. Документы лесоустройства в таком случае хранятся не мене 10 лет до проведения следующего лесоустройства.

Аналоги документов лесоустройства на бумажном носителе, которые создаются в электронном виде, имеют те же сроки хранения, что и соответствующие документы на бумажном носителе. Вопрос о передаче в муниципальный (государственный) архив документов в электронном виде необходимо решать по согласованию с ЦЭПМК архивного комитета Ленинградской области.

При научно-технической обработке документов лесничества рекомендуется составлять 3 описи дел:

- Опись № 1 – управленческой документации (срок хранения – постоянно);

- Опись № 2 – лесоустроительной документации (срок хранения – постоянно);

- Опись № 3 – по личному составу (срок хранения – 75 лет).

В случае незначительного количества дел постоянного хранения допускается составление двух описей:

- Опись № 1 – управленческой документации (срок хранения – постоянно);

- Опись № 3 – по личному составу (срок хранения – 75 лет).