Департамент культуры и искусства Пермской области

Пермская государственная областная универсальная библиотека им.А.М.Горького

Методические рекомендации

по реорганизации сети муниципальных библиотек в соответствии с требованиями “Модельного стандарта муниципальной библиотеки Пермской области”
(По итогам пилотного проекта по мероприятию

“Изменение структуры бюджетных расходов на предоставление услуг в области культуры”)

Пермь 2004
Методические рекомендации по реорганизации сети муниципальных библиотек в соответствии с требованиями “Модельного стандарта муниципальной библиотеки Пермской области”. (По итогам пилотного проекта по мероприятию “Изменение структуры бюджетных расходов на предоставление услуг в области культуры”).- Пермь, 2004.- 86 с.

Составители: И.В.Бабченко, гл.специалист департамента

культуры и искусства Пермской области,

кандидат педагогических наук

Л.С.Ведерникова, зав. ОНИМР

ПОУБ им.А.М.Горького

Компьютерный набор: Н.И.Мымрина, методист ОНИМР

ПОУБ им.А.М.Горького

Ризограф

Тираж 150 экз.

Содержание

Введение
В настоящее время муниципальные библиотеки не располагают экономически обоснованными нормативами и механизмами оптимального расходования бюджетных средств для осуществления эффективной гибкой экономической политики в сфере предоставления библиотечных услуг населению.

К финансированию деятельности библиотек должен быть принципиально новый политический подход. Для решения социально-экономических преобразований в обществе, особенно в сельской местности, как никогда нужна достоверная, оперативно получаемая информация, новые знания. Потребность в этом может быть удовлетворена через государственные и муниципальные библиотеки, которые остались единственными учреждениями, предоставляющими доступ к культуре и информации бесплатно.

В результате резкого сокращения финансирования текущей деятельности в последние годы сократилось обновление информационных ресурсов (до 150 документов на 1 тыс. жителей, при нормативе – 250). От 60 до 80% пользователей не удовлетворены составом библиотечных фондов, где 40% составляют книги практически не читаемые, морально устаревшие. Организация сети библиотек малоэффективна, нормативно-правовая база по организации формирования муниципального заказа на библиотечные услуги и его бюджетного обеспечения отсутствует, библиотечные процессы не всегда отвечают современным технологиям.

В этой связи, проведенное на базе Пермского района (август 2003 – июль 2004 гг.) исследование “Реорганизация сети муниципальных библиотек в соответствии с требованиями “Модельного стандарта муниципальной библиотеки Пермской области”” было нацелено на создание условий и механизмов для реорганизации сети муниципальных библиотек и приведению объемов их деятельности, результатов в форме библиотечных услуг, их качества к единым требованиям, сформулированных в “Модельном стандарте муниципальной библиотеки Пермской области” (2003 год). Основная цель исследовательской работы – формирование механизмов рационального и эффективного расходования бюджетных средств на библиотечное обслуживание населения Пермского района Пермской области, позволяющее достигнуть наибольших социальных результатов при оптимальных затратах экономических и материальных ресурсов.

Задачи исследования:

- поиск резервов снижения себестоимости библиотечной услуги через сохранение доступности, качество услуг и увеличение количества пользователей услуг;

- реорганизация сети муниципальных библиотек в соответствии с требованиями “модельного стандарта”;

- формирование эффективной организационной структуры внестационарной сети библиотечного обслуживания;

- определение оптимальной технологии библиотечного обслуживания и обеспечение “модельного” уровня предоставления библиотечных услуг на основе индикаторов качества;

- создание примерных нормативов организации библиотечной деятельности и подходов эффективного бюджетного обеспечения муниципального заказа на библиотечные услуги.

В результате выполнения поставленных задач

- сформированы подходы к нормированию труда библиотекаря, включая штатное расписание муниципальной библиотеки;

- разработана методика расчета себестоимости библиотечной услуги, нормирования муниципального заказа на услуги и его бюджетного обеспечения;

- предложена рейтинговая таблица по определению эффективности библиотечной деятельности на основе критериев (индикаторов) качества;

- предложены варианты приоритетов вложения бюджетных средств в библиотечную деятельность, максимально обеспечивающие увеличение объемов предоставления библиотечных услуг населению;

- даны рекомендации по формированию бюджета объединения муниципальных библиотек Пермского района на 2005 год;

- определены направления по внесению изменений в “Модельный стандарт муниципальной библиотеки Пермской области”.

Данные методические рекомендации разработаны на основе результатов исследования с целью предоставления примерных нормативов при формировании муниципального заказа на библиотечные услуги и объемов финансирования, обеспечивающих эффективную работу муниципальной библиотеки (сети муниципальных библиотек – централизованных библиотечных систем).

В соответствии с изменениями и дополнениями, внесенными в федеральное законодательство (№122-Ф3 от 22.08.2004) “О библиотечном деле” (ФЗ №78 от 29.12.1994) “Об общих принципах организации местного самоуправления” (№131 ФЗ от 6.10.2003) в системе ответственности за предоставление библиотечных услуг населению возрастет роль органов местного самоуправления поселений и округов Ст.20 ФЗ “О библиотечном деле” “Центральные библиотеки” предусматривает присвоение Статуса центральной районной (городской) библиотеки органами местного самоуправления поселений (городского округа), являющихся административными центрами муниципальных районов (городов). Ст.13 “Права библиотек” сохраняет возможность образовывать в порядке, установленном действующим законодательством библиотечных объединений. Это не противоречит существованию объединений муниципальных библиотек (ОМБ) с закреплением за центральными библиотеками функций библиотечного коллектора по комплектованию фондов библиотек, объединении каталогизации документов и методическому обеспечению качества услуг, информационному взаимодействию с соответствующим финансированием из средств местных бюджетов.

Централизация средств, а также объединение материальных и кадровых ресурсов на комплектование фондов муниципальных библиотек, технологические процессы по предоставлению информации населению удешевляет себестоимость библиотечной услуги, повышает ее качественные характеристики.

Правовой базой в этом случае могут служить договоры (соглашения) о передаче полномочий между органами местного самоуправления поселений, районов, городских округов.

Нормативные расчеты штата библиотек, муниципального заказа на услуги, бюджетирования библиотек представлять с учетом как объединения муниципальных библиотек (ЦБС), так и самостоятельного финансирования.

Данные рекомендации могут использоваться органами местного самоуправления для организации эффективного библиотечного обслуживания населения и бюджетного финансирования соответствующего вида услуг.

Глава 1. Анализ эффективности организации библиотечной деятельности
1.1. Методика проведения обследования. Основные требования “Модельного стандарта” к муниципальной библиотеке
В целях сбора материала о состоянии муниципальных библиотек Пермского района Пермской области была использована следующая методика обследования:

- разработана система показателей, характеризующих деятельность муниципальных библиотек, их материально-техническую базу;

- изучен комплекс учетных документов: “Дневник работы”, “Книга суммарного учета фонда”, “Формуляр читателей”, “Тетрадь отказов”, “Тетрадь учета книг, принятых взамен утерянных” и др.;

- проанализированы данные государственной статистики каждой библиотеки (форма 6 НК);

- проведено наблюдение за деятельностью специалистов стационарных библиотек;

- проведены собеседования с главами сельских администраций;

- организовано интервьюирование библиотекарей и пользователей;

- составлены таблицы о деятельности библиотек в 2002-2003 гг.;

- определены пути формирования модели сети муниципальных библиотек Пермского района.
Система показателей
Размещение библиотек (доступность):

• 
  детских (количество жителей до 15 лет на 1 библиотеку);
  
• 
  сельских (количество жителей на 1 библиотеку);
  
• 
  районной библиотеки;
  
• 
  наличие профилированных библиотек;
  
• 
  месторасположение библиотек: (в центре села, в структуре деловых, культурных местных центров);
  
• 
  размещение в специальном отдельно стоящем здании;
  
• 
  размещение в блок-пристройке к жилому или общественному зданию;
  
• 
  размещение в специально приспособленном помещении жилого или общественного здания;
  
• 
  соответствие архитектурно-планировочным и санитарным нормам;
  
• 
  создание привлекательного образа библиотеки:
  

свободные подходы к библиотеке

видимое и легкоузнаваемое название библиотеки

реклама библиотеки

садик, терраса

места для детских игр

сопутствующая торговля (книжный киоск, кафетерий и т.п.)

система уличных указателей, позволяющих легко найти библиотеку;

• 
  режим работы библиотеки;
  
• 
  наличие сведений о библиотекарях, занятых библиотечно-библиографическим обслуживанием.
  

Ресурсы муниципальной библиотеки:

• 
  объем фонда книг;
  
• 
  объем фонда периодики;
  
• 
  объем фонда аудио-видео документов;
  
• 
  объем фонда электронных документов;
  
• 
  объем фонда CD- RОM;
  
• 
  количество баз данных и объем содержащейся в них информации;
  
• 
  базы данных Интернет;
  
• 
  специальные издания: лоты, патенты, издания для слабовидящих и т.п.;
  
• 
  наличие местного обязательного экземпляра;
  
• 
  средняя книгообеспеченность на 1 жителя:
  

в районном центре

в селе

для жителей до 15 лет;

• 
  количество наименований изданий за последние 5 лет для взрослых и детей;
  
• 
  ежегодное пополнение фонда в расчете на 1 тыс. жителей для взрослых и детей;
  
• 
  финансирование комплектования в том числе:
  

для взрослых

для детей

финансирование подписки на периодику;

• 
  % литературы для жителей в возрасте до 15 лет;
  
• 
  объемы фондов для этнических групп, проживающих на конкретной территории, обслуживаемых в библиотеках;
  
• 
  поступления для этнических групп;
  
• 
  количество книг для слабовидящих на 1 тыс. жителей;
  
• 
  объем фонда справочных и библиографических изданий (% к общему объему фонда);
  
• 
  объем фонда справочных и библиографических изданий для детей;
  
• 
  объем краеведческих изданий;
  
• 
  отражение фонда в каталогах и картотеках: наличие карточек в АК и СК на документы, входящие в состав фонда, отметки о наличии сведений о местонахождении документа;
  
• 
  сроки хранения отдельных частей фонда;
  
• 
  доступ к документам в соответствии с предварительным заказом; (МБА, ВСО, ЭДД);
  
• 
  обеспечение сохранности фондов:
  

соответствие нормам размещения

освещение

влажность

температурный режим

пожарная сигнализация

наличие сигнализации

копирование документа

перевод документа на новые носители;

• 
  передача малоспрашиваемой литературы в ОРФ;
  
• 
  технические средства и средства связи:
  

видеокомплексы

копировальная техника

компьютеры

телефоны

факсы и т.п.

Помещения библиотеки:

• 
  площади для размещения:
  

абонемента

читального зала

количество посадочных мест

число посадочных мест

число посадочных мест для просмотра периодики

площади для использования аудио-видео документов

площади для пользователей в зоне “справочной службы”

площади для размещения выставок на абонементе, в читальном зале;

• 
  наличие отдельного помещения для проведения массовых мероприятий;
  
• 
  наличие и площадь помещения, предназначенного для творческой деятельности детей;
  
• 
  наличие и оборудование помещений, предназначенных для инвалидов;
  
• 
  соотношение читательской и служебной зон;
  
• 
  площади производственных участков:
  

для комплектатора и сотрудника, занятого обработкой фондов

методиста

административного персонала, в том числе для директора и его заместителя;

- размещение и планировка подразделений.

Персонал библиотеки:

• 
  нормативная численность штатных работников и потребность в них;
  
• 
  соответствие количества штатных сотрудников для обслуживания отдельных категорий пользователей, в т.ч. педагогов, юристов, психологов, социологов;
  
• 
  регулярность повышения квалификации сотрудников библиотеки;
  
• 
  финансирование обучения персонала от общего объема финансирования библиотеки;
  
• 
  система надбавок и доплат сотрудникам библиотеки;
  
• 
  организация условий труда сотрудников: влажность, температурный режим, освещенность и т.п.
  

Связи библиотеки с общественностью:

• 
  участие населения в делах библиотеки (попечительские советы, общества друзей библиотеки и т.п.);
  
• 
  информирование общественности о целях и задачах библиотеки;
  
• 
  реклама услуг, возможностей библиотеки, документов;
  
• 
  участие библиотеки в социальных, образовательных проектах;
  
• 
  учреждение призов, премий для населения, поддерживающего библиотеку;
  
• 
  мониторинг претензий, предложений в адрес библиотеки;
  
• 
  отчет библиотеки перед населением.
  

Пользователи и их обслуживание:

• 
  цели и задачи библиотеки, основные направления их деятельности;
  
• 
  состав населения и пользователей библиотеки;
  
• 
  национальный состав населения;
  
• 
  услуги, предоставляемые библиотекой (бесплатные услуги в библиотеке, платные услуги)
  
• 
  формы и методы обслуживания читателей;
  
• 
  использование новых информационных технологий;
  
• 
  основные функции, выполняемые библиотекой.
  

По итогам первичного обследования была проделана следующая работа:

а) подготовлены обоснования и сопроводительные документы для реструктуризации сети муниципальных библиотек;

б) проведен экономический анализ бюджета сети муниципальных библиотек района;

в) выполнено экономическое обоснование нормативного бюджета ЦБС в зависимости от объема предоставленных населению библиотечных услуг;

г) внесены предложения по изменению технологий и методик библиотечных процессов, влияющих на индикаторы качества и эффективность библиотечного обслуживания населения, включая внестационарное.

Были обследованы стационарные библиотеки Пермского района на предмет соответствия их деятельности требованиям “Модельного стандарта публичной библиотеки Пермской области”.

В результате обследования был собран разнообразный фактический материал, позволяющий предварительно спроектировать структуру библиотечного обслуживания населения Пермского района, сформулировать предложения об изменении статуса и расширении зоны обслуживания конкретных библиотек. Более того, предложены новые подходы к нормированию труда, эффективному расходованию бюджетных средств, плановому переходу к уровню требований “Модельного стандарта публичной муниципальной библиотеки Пермской области”.

В итоге было предложено провести реструктуризацию более 10 публичных стационарных библиотек, не соответствующих требованиям “Стандарта” и соответственно изменить территориальные границы обслуживания других стационарных библиотек, их статус, структуру и функциональные обязанности.

В процессе обследования выявилось, что существующая система статистических показателей не всегда отражает реальную деятельность библиотек. Это объясняется отсутствием единой методики учета отдельных показателей, процессов и видов работы. Так, анализ “Плана библиотечного обслуживания”, позволяющего проследить обеспеченность библиотечным обслуживанием каждого населенного пункта района показал, что необходимо отработать методику сбора данных о населении, технологию вариативных способов предоставления информации жителю конкретного поселения, разработать методику контроля за выполнением этого документа.

Отсутствие нормативов нагрузки на одного библиотекаря по количеству посещений, пользователей, книговыдачи, выполненных справок, обоснованного объема работы специалистов на 0,75 ставки с учетом региональных особенностей не позволяет всесторонне планировать и контролировать деятельность библиотекарей. Существующие планово-отчетные документы библиотек района составлены без учета требований нормирования и не дают представления о полном объеме выполняемой работы. В этой связи возникла настоятельная потребность в проведении хронометражных наблюдений и разработки норм времени на выполнение библиотечных процессов.

Особое внимание в ходе анализа было уделено информационным ресурсам сельских библиотек. Сложившаяся система комплектования и источников финансирования оправдана, оказывает влияние на снижение себестоимости услуги в связи с приобретением документов оптом (по области) в книготорговых фирмах и НФ “Пушкинская библиотека. Экономное расходование средств позволяет увеличить объемы комплектования.

Фонды большинства библиотек включают в себя до 40% малоиспользуемую, старую, ветхую литературу. Начатая работа по очищению фондов требует дальнейшей своей активизации. Ненормативная (сверхнормативная) книгообеспеченность оказывает свое негативное влияние на уровень и качество обновляемости фондов и их использование в процессе обслуживания.

В каждой библиотеке существует фонд справочных и библиографических изданий, но нет сведений о его типовидовой структуре и объеме. В связи с этим необходимо изучить его состав и соответствие потребностям пользователей.

Нет данных, характеризующих структуру, объем фонда литературы для детей в сельских библиотеках, что свидетельствует также о необходимости его учета. Отсутствуют сведения и о составе, объеме фондов для этнических групп.

Анализ структуры фонда в хронологическом аспекте на примере Ванюковской библиотеки (где фонд оптимален после соответствующей работы по списанию) показывает, что 90% фонда составляют документы последних 20 лет издания и фонд достаточно востребован и активно используем по всем отраслям знаний.
Структура фонда (книг) Ванюковской сельской библиотеки Пермской ЦБС на 1.01.04.^*

Отраслевой состав фонда/годы	30-е	40-е	50-е	60-69-е	70-79-е	80-89-е	90-99-е	2000-2002	Всего
ОПЛ				6	71	250	216	97	640
%	0,02	0,1	0,27	1,95	8,35	40,1	36,4	12,4	100

Состав, развитие, использование фонда Ванюковской сельской библиотеки Пермской ЦБС за 2003 год

Показатели	Всего	В т.ч. пер. изд.	В т.ч.
			ОПЛ	ЕНЛ	ТЛ	СХЛ	Иск-во	Спорт	Худож лит.	Язы-кознание	Дет. лит.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
Коэффициент соответствия фонда	2,2		2,2	1,0	1,7	1,0	1,0		0,7	0,4	1,5

Требует своего решения проблема организации открытого доступа: отсутствуют критерии отбора (типовидовой, хронологический, тематический состав представленных документов и т.д.) и регулярное изучение потребностей пользователей в экспонируемой литературе.

Результаты обследования показали, что сотрудники сельских библиотек не владеют методикой маркетинговых коммуникаций: не продумана реклама услуг, предоставляемых библиотекой читателям и населению, не выяснена возможность введения оплаты за некоторые виды услуг и необходимость расширения библиотечных и информационных услуг в целом, слабо развиты общественные начала в библиотеке. Читатели не информированы о “Правилах пользования муниципальной сельской библиотекой”. Действующий документ требует существенной переработки с учетом нормативно-правовой базы.

Несмотря на то, что в районе работает 64% специалистов, содержание деятельности ряда сельских библиотек слабо соответствует современным требованиям и не направлено на предоставление информационных услуг. Не всегда выполняются рекомендации методической службы центральной библиотеки. Требует пересмотра действующая система повышения квалификации и индивидуального контроля за работой сельского библиотекаря.

Проведенное изучение деятельности муниципальных библиотек Пермского района подтвердило несоответствие материально-технической базы сельских библиотек требуемым нормативам “Модельного стандарта”. Из общего числа библиотек лишь 59% библиотек имеют связь, 14% - ксероксы, 2% - видеотехники, 38,6% - аудиотехники, 4,5% - компьютеры. Средствами противопожарной безопасности обеспечены 95% библиотек.

Нарушены пропорции в наличии площадей, занимаемых библиотеками. С одной стороны наблюдается недостаток площадей в ряде библиотек при их высоких показателях посещаемости, с другой стороны нерациональное использование помещений при невысоких показателях среднедневной посещаемости, объемах фонда и отсутствия перспектив развития населенного пункта.

Обследование показало, что не все библиотеки располагают помещениями, достаточными для проведения массовых мероприятий, многоаспектного раскрытия фонда.

Освещение помещений некоторых библиотек не отвечает санитарным нормам и правилам: отсутствуют плафоны, люстры, помещение недостаточно освещено.

Доступности библиотеки препятствуют неудобные подходы к ней, территория около библиотек не всегда благоустроена, нет указателей, показывающих населению, как пройти в библиотеку и др.

Сегодня в районе органами управления культурой, администрацией ЦБС предпринято ряд мер по размещению библиотек в помещениях Домов культуры или совместно с другими организациями и более экономному их содержанию.

Таким образом, результаты изучения и анализа деятельности муниципальных библиотек Пермского района показали, что объемы выполняемых функциональных обязанностей рядом библиотек не соответствуют требованиям “Модельного стандарта муниципальной библиотеки Пермской области”.

Полученные материалы были положены в основу разработки предложений по реструктуризации сети муниципальных библиотек Пермского района и регламентирующей документации.

1.2. Анализ себестоимости библиотечной услуги
Для определения эффективности работы библиотечного учреждения была использована условная библиотечная услуга, выраженная в выдаче документов библиотечным учреждением.

В ходе проведения анализа были использованы следующие нормативные документы:

“Модельный стандарт деятельности муниципальной публичной библиотеки Пермской области” (далее – Модельный стандарт), 2004 г.

“Межотраслевые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках” (далее – Нормы времени) 1977 г.

По результатам исследования было установлено, что Модельный стандарт соответствует требованиям эффективности работы публичной библиотеки (по результатам анализа деятельности муниципальных библиотек Пермского района) и рекомендуется к применению для муниципальных публичных библиотек Пермской области.

Нормы времени не учитывают эффекта от масштаба в деятельности библиотеки (размер фондов, количество работников и использование разделения труда) и не могут быть рекомендованы как обеспечивающие эффективную работу библиотеки. Для расчета нормативов была взята величина в 10.15 мин. на одну выдачу документов (1.24 мин. – согласно Нормам времени) для библиотеки с одним сотрудником. Учитывая эффект от масштаба, наблюдаемый в библиотеках района, предлагается ввести прогрессивную шкалу по нормативу выдачи документов на 1 ставку библиотечного сотрудника.

Для анализа себестоимости библиотечной услуги в разрезе сети учреждений были использованы данные по муниципальному образованию ЦБС Пермского района. Для анализа были взяты библиотеки, расположенные в сельской местности (из анализа исключены центральные и детские библиотеки).

Модельный стандарт был рассчитан, используя средние значения по району:

- ставка 1 работника (средняя) 2300 руб. (включая уральский и сельский коэффициент).

- стоимость содержания 1 кв. м. площади 200 руб.

- стоимость 1 документа 50 руб.

- норматив на прочие расходы 10% от фонда заработной платы (включая социальные выплаты).

Финансирование библиотек составило от 23,5% до 250% (по району – 70%) к модельному стандарту. Себестоимость услуги от 1 руб. 40 коп. до 22 руб. 34 коп (по району – 4 руб. 75 коп.).

По результатам анализа было выделено три группы учреждений.

следующая страница>