Глава 2. Основные нормативные показатели библиотечной деятельности
2.1. Библиотечная услуга как единица учета
Библиотечная услуга – это результат библиотечной деятельности (полезный эффект библиотечного труда) по удовлетворению информационных потребностей пользователей библиотеки^*. В библиотеке предоставляются библиографические, информационные и др. библиотечные услуги (культурно-досуговые, в частности).

В процессе библиотечного обслуживания (выполнение библиографических справок, предоставления информационного списка, проведения массового мероприятия) все конечные результаты этой деятельности интегрируются в показателе количества книговыдач. В этом показателе отражается сама сущность библиотечной работы и число привлеченных читателей (чем их больше, тем больше книговыдача) и состав и качество фонда, справочного аппарата, и уровень работы персонала, и способность библиотекарей откликаться на современные проблемы жизни^**. Культурно-досуговые мероприятия (массовая работа) также должны влиять на результаты использования фондов – книговыдачу. Поэтому книговыдача может стать (и является) основной единицей учета библиотечного труда, библиотечной услугой, показывающей основной и конечный результат библиотечной деятельности.

Таким образом, единицей учета трудозатрат является выраженная через книговыдачу библиотечная услуга в объеме 15 минут рабочего времени специалиста. Общие подсчеты объемных показателей деятельности одного библиотекаря в год составляет 10-15 тыс. условных библиотечных услуг. Учитывая разделение труда, в библиотечных системах вводится прогрессивная шкала трудозатрат в зависимости от объема услуг и шкала сотрудников. Это является основным для расчета штатного расписания библиотеки, плана работы на предоставление услуг и муниципального заказа и объема бюджетного финансирования. Последнее должно учитывать реальные потребности населения в библиотечном обслуживании и качество предоставляемых услуг.

С другой стороны, каждый вид библиотечной работы (процессов) можно конвертировать в конкретных единицах через библиотечную услугу. Коэффициенты перевода устанавливаются на основе учета трудовых затрат. На выполнение одной библиографической справки требуется в среднем 20 минут, то при затратах на 1 библиотечную услугу в 15 минут, одну справку можно приравнять к 1,3 условной единице библиотечной услуги, одно посещение досугового мероприятия – 4-5 условным единицам (библиотечным услугам) и т.д. Т.е. всю основную деятельность общедоступных библиотек можно отразить в одном сводном показателе “Условная библиотечная услуга”, куда войдут обычная библиотечная выдача документов и другая библиотечная работа, выраженная в книговыдаче. По итогам анализа деятельности библиотек Пермского района объем библиотечных процессов, не связанных непосредственно с библиотечным обслуживанием (книговыдачей), составляет 22% от общих трудозатрат. Чем крупнее библиотека, разнообразнее ее функции, структура, перечень услуг (библиографических, информационных, справочных, досуговых, методических и др.), тем ниже показатель процентного соотношения книговыдачи (документовыдачи) к другим видам библиотечной деятельности. Но этот показатель не может превышать 60 % (для центральных библиотек) от общих трудозатрат, выраженных в единицах учета (библиотечной услуге).

Вид б-ки	Число сотрудников	Обслуживание %	Другие услуги %
Сел. б-ка	1	80	20
ЦБ	15	40	60

В связи с этим, все расчеты финансовых затрат выполнены на одну фактическую условную единицу – библиотечную услугу.

Данные 2003 года свидетельствуют, что муниципальные библиотеки Пермского района превышают действующие нормативы на одного сотрудника (на 3 тыс. ед. в среднем). Поэтому плановые показатели объемов деятельности на 2004 год были рассчитаны с учетом новой нормативной базы. Это потребует конвертирования трудозатрат на все виды библиотечных работ, включая подготовку и реализацию массовых мероприятий через единицу учета – библиотечную услугу и создания нового методического документа “Нормы труда в муниципальных библиотеках Пермской области”.

Приложение №1

Нормативы деятельности библиотек

Количество книговыдач (планируемое)	Рекомендуемая форма обслуживания и количество ставок	Обновление фондов (экз.) не менее
до 5000	Внестационарное обслуживание (библиобус)	не производится
За каждые дополнительные 10000 услуг	+0,25 ставки	+10

Деятельность муниципальной публичной библиотеки должна отвечать требованиям эффективного расходования бюджетных средств и положениям “Модельного стандарта деятельности муниципальных публичных библиотек Пермской области”.

Данные рекомендации приведены с учетом следующих требований к деятельности публичной библиотеки:

1. Минимальные требования обеспечения эффективности деятельности библиотеки

Согласно данным требованиям стационарная библиотека обязана:

- обслуживать не менее 1000 жителей;

- обеспечивать эффективную нагрузку на одну полную рабочую ставку библиотечного сотрудника (т. е. иметь востребованный спрос на библиотечную услугу не менее 10000 выдач документов в год.).

Деятельность стационарных библиотек, не соответствующих данным требованиям, не может считаться эффективной. Данные библиотеки должны быть закрыты и замещены внестационарными формами обслуживания.

2. Учет эффекта от масштаба в деятельности библиотеки.

На основании данных по Пермскому району наблюдается наличие положительного эффекта от масштаба в деятельности библиотек. Для учета данного эффекта шкала нагрузки принята прогрессивной.

Приложение №2

Объемные показатели муниципального заказа на библиотечные услуги администрации Пермского района

Название б-ки	Кол-во услуг	Кол-во поступлений документов
Центральная библиотека	200000	680
Н.Муллинская	45000	450
Нестюковская	15000	200
Платошинская	21000	300
Рождественская	20000	300
ИТОГО	1280000	10185

2.2. Методика расчета штатного расписания библиотеки

Объединение муниципальных библиотек муниципального района – муниципальное учреждение культуры, в структуру которого входят муниципальные публичные библиотеки (сельские, поселковые, городские, детские) во главе с центральной районной (городской) библиотекой, функционирующее на основе единого бюджета, единых информационных ресурсов, технологических процессов, штата, управления. ОМБ является юридическим лицом.

Структура центральной районной библиотеки определяется ее ролью в регионе: являясь головной, (статус её определен ст.20 ФЗ “О библиотечном деле”) библиотекой, несет ответственность за библиотечное обслуживание муниципального образования.

Перечень решаемых ею задач:

- разработка и обоснование бюджета ОМБ, его исполнение;

- формирование и укрепление материально-технической базы;

- формирование территориального единого фонда документов (информационных ресурсов);

- библиотечно-информационное обслуживание населения района;

- методическое обеспечение деятельности ОМБ (ЦБС);

- управление муниципальными библиотеками района (планирование, отчетность, координация, контроль, работа с кадрами и т.д.).

Центральная детская библиотека несет ответственность за библиотечно-информационное обслуживание детей и подростков, обеспечивает информацией руководителей детского чтения и координирует свою работу с учреждениями, в обязанности которых входит образование, воспитание, социальная поддержка подрастающего поколения.

Городские, сельские, детские библиотеки, входящие в состав ОМБ, являются публичными (универсальными) библиотеками. Они обеспечивают информационные потребности всех групп населения с использованием единого фонда ОМБ (ЦБС).

Количество библиотек объединения определяется нормативами “Модельного стандарта муниципальной публичной библиотеки Пермской области”. После проведенной реструктуризации сети муниципальных библиотек в 2003-2004 гг. в Пермском районе на территории 28 сельских администраций осталось 34 библиотеки, которые обслуживают 90472 жителей. В среднем, это 2659 человек на одну библиотеку, что в целом соответствует требованиям Модельного стандарта по доступному размещению сети муниципальных библиотек.

Штат ОМБ (ЦБС) Пермского района составляет 85 библиотечных работников, в т.ч. 72 – непосредственно занятые библиотечным обслуживанием населения. Это количество штатных единиц соответствует действующим нормативам 1979 года¹ - 500 читателей на одного библиотечного работника. С другой стороны, показатели нагрузки на работника по количеству выданных документов превышают выше названные нормативы: при 10 тыс. экз. на селе и 13 тыс. экз. в городе, поселке в действительности составляют 17 тыс. экз., т.е. количество штатных единиц недостаточно.

Не может быть использован и такой рекомендуемый “Модельным стандартом” норматив как 500 жителей на одного библиотечного работника. Эти два норматива – 500 жителей и количество выданных документов при существующих показателях деятельности ОМБ способствуют необоснованному расширению штата специалистов.

В ходе исследования было предложено изменить нормативную базу и внести изменения в “Модельный стандарт”. Так, норматив по количеству жителей на одного сельского библиотекаря должен составить не менее 1000 человек, по объему предоставляемых услуг – 10 тыс. экз. выданных документов на одного сотрудника. Индикатором эффективности работы муниципальной библиотеки является процент охвата населения библиотечным обслуживанием.

50% - наиболее эффективный показатель деятельности муниципальной библиотеки, что означает 500 читателей на одного библиотечного работника.

При этом рекомендуется учитывать формы обслуживания: стационарная, внестационарная. Ниже предлагается таблица планируемого количества штатных сотрудников в зависимости от объема предоставляемых услуг (выданных документов).

Планируемое количество услуг	Рекомендуемая форма обслуживания	Количество штатных единиц
до 5000	Внестационарное обслуживание (библиобус)	не производится
За каждые дополнительные 10000 услуг	+0,25 ставки

Дальнейшая реструктуризация сети муниципальных библиотек Пермского района предполагает перевод 2-3-х стационарных библиотек в статус библиотечных пунктов со штатными единицами 0,75 ставки библиотечного работника. Используя предлагаемую шкалу нормативов, штат специалистов муниципальных библиотек Пермского района на библиотечное обслуживание населения составит 84 единицы.

Рекомендации по штату библиотечных работников на библиотечное обслуживание муниципальных библиотек Пермского района

Библиотека	Кол-во услуг в 2003 г.	Действ. штат	Планируем. кол-во услуг в 2004 г.	Планируемый штат на 2004 год	Примечания	Рекомендации на 2005 год
						Кол-во услуг	штат
1	2	3	4	5	6	7	8
Центральная дет.	60844	6	61000	6		61000	3,5
Ю-Камская.	72094	3	80000	4	Реком. объединить с Юго-Камской дет. б-кой в одну сетевую единицу	140000	7
Ю-Камская дет.	51853	2	50000	3
Кукуштанская	73638	4	76640	4		75000	4
Кояновская	5862	1	10000	1		10000	1
Курашимская	66228	2	66000	2		66000	3,5
Луговская	6894	0,75	-	-	075 ставки в штат Усть-Качк. б-ки внестац. обсл.	-	-
Лобановская	31543	2	31600	2		31000	2
У-Таровская	5348	1	-	-	1 ставка в штат Н-Муллин. б-ки внестац. обсл.	-	-
Н.Ильинская	4184	0,75	-	-	0,75 ставки в штат ЦБ внестац. обсл. от ЦБ	-	-
Всего:	1233195	81,75	1209800	83,75		1280000	84,5

Возможно, штат библиотечных специалистов оставить на уровне 2003-2004 годов, если будет уменьшен объем предоставляемых услуг в Курашимской, Платошинской, Гамовской сельских библиотеках.

В сельских, поселковых библиотеках при наличии 4 и более штатных единиц, в связи со специализацией труда могут быть выделены должности библиографа и гл. библиотекаря по обслуживанию детей.
Планируемая структура сети муниципальных библиотек Пермского района в 2005 году

№№	Название библиотеки	Структура	Штат
1	Центральная библиотека	Отдел обслуживания Сектор ДИЦ Методический отдел Отдел комплектования и обработки Сектор ОИЕФ	4 3 3 4 2
30	Горновская		2

Структура центральных библиотек (районной и детской) ориентирована на выполнение функциональных обязанностей головных библиотек объединения и централизацией основных процессов, обеспечивающих деятельность других структурных подразделений (библиотек): управление, финансирование, комплектование и обработка документов, методическое обеспечение, использование информационных ресурсов на основе новых информационных технологий и др. В соответствии с этим в центральной районной библиотеке создаются самостоятельные структурные подразделения: бухгалтерия, отдел комплектования и обработки, отдел методической работы, информационный центр и др. Возглавляет ОМБ директор. Кроме того, в штат ЦБ вводится ставка программиста для обслуживания компьютерной техники, водителя, художника, переплетчика, техника-инженера по обслуживанию зданий, слесаря, гардеробщицы и т.д., т. е. штаты, обеспечивающие деятельность административно-хозяйственного блока. (См. “Модельный стандарт публичной муниципальной библиотеки Пермской области”, п. Персонал).

Количество штатных единиц определенных должностей рассчитывается по-разному. В предыдущие годы были использованы следующие методики.

Согласно “Временным типовым штатам централизованных библиотечных систем Министерства культуры СССР” (от 29.01.79) ставка методиста устанавливалась из расчета 1 единицы на 20 массовых и школьных библиотек, в том числе и библиотеки-филиалы. Количество штатных единиц библиографов определяется исходя из расчета 1 единицы на 8 тыс. читателей. Общее количество штатных единиц в отделе комплектования устанавливается из расчета одна штатная единица на 6 тыс. новых поступлений.

Фенелонов Е.А. предлагает для расчета количества штатных единиц методистов, библиографов, комплектаторов принимать во внимание не формальные признаки (количество библиотек, поступлений и др.), а количество книговыдач, как интегрированный показатель деятельности библиотек: один методист на каждые 300 тыс. выданных документов, один библиограф на 162 тыс. книговыдач; один работник отдела комплектования на каждые 160 тыс. книговыдач. С учетом предложенного норматива в Пермской районной ЦБС штат методической службы составит четыре единицы, библиографов – 7,6 единицы, отдела комплектования – 7,7 единицы², т.е. возрастет на 6 единиц.

Более обоснованным подходом при определении числа специалистов функциональных отделов можно считать использование “Межотраслевых норм времени на работы, выполняемые в библиотеках” (М., 1997).

Число сотрудников в библиотеке, отделе, секторе рассчитывается по формуле:

Ч= Т , где Ч – число сотрудников

Ф Т – общие трудозатраты на выполняемый объем работ

Ф – фонд рабочего времени

Обоснование каждой штатной единицы производится путем умножения объема трудозатрат специалиста на все виды выполняемых работ (процессов) в течение года, что должно быть равно годовому объему рабочего времени сотрудника.

Общие трудозатраты складываются из суммы нормируемых и ненормируемых работ по каждой выполняемой операции.
Межотраслевые нормы времени

№№	Циклы, комплексы процессов	Нормируемые процессы %	Ненормируемые процессы %
1	Комплектование библиотечного фонда Прием и учет поступивших документов	90	10
14	Работа по организации труда и управлению	80	20

Фонд рабочего времени представлен суммой бюджетов рабочего времени каждого сотрудника.

Годовой фонд рабочего времени исчисляется так: из числа дней в году вычитаются все нерабочие дни (выходные, праздничные, отпуска) и потери рабочего времени в объеме 5% от годового фонда рабочего времени. Годовой бюджет рабочего времени сельского библиотекаря в 2004 году составит: 366 р.дн. – 52 вых. дня – 11 праздн. дней – 24 дня отпуска = 279 р.дн. – 14 р.дн. (5%) = 265 р.дн. 265 р.дн. х 6 р.ч. = 1590 р.часов.

Рекомендованные Министерством труда и социального развития “Межотраслевые нормы времени…” нуждаются в корректировке с учетом особенностей местных условий. На основе хронометража, проводимого в Пермской районной ЦБС в апреле 2004 года, были получены примерные нормы времени на подготовку и проведение массовых мероприятий. Полученные данные существенно отличаются от рекомендуемых “Межотраслевых норм времени…” в сторону уменьшения. Например, подготовка вечера по нормам требует 64 часа, по хронометражу в Пермском районе 16,5 часа.
Примерные нормы времени на подготовку и проведение массовых мероприятий, выработанные в ЦБС Пермского района в 2004 году

№№	Наименование	Затраты времени (час)
		Подбор материала	Разра-ботка сценария (макета)	Оформ-ление	Запись музыки	Репети-ции	Проведение	Всего час.
1	2	3	4	5	6	7	8	9
14	Тем. полки	0,8	0,5	1,8				3,1

Анализ объема работ, выполняемых методистами центральных библиотек, подтверждает обоснованность наличия и необходимость сохранения трех ставок методистов.

Хронометраж процессов по библиотечной обработке документов, организации и ведению каталогов, в т.ч. электронного, показал, что на работу с одним документом в среднем требуется около часа. На работу с 7102 новыми документами, поступившими в ОМБ Пермского района в 2003 году, потрачено 6700 часов, что оправдывает наличие 4 штатных единиц в отделе комплектования и обработки. Кроме того, значительный объем рабочего времени составляет работа по двух-четырех разовой подписке периодических изданий и списанию документов. На эти процессы требуется 2 штатных единицы.

Расчет штатных единиц в центральной библиотеке может быть выражен через условную единицу – библиотечную услугу – выдачу документов. Если затраты на одну выдачу составляют 12-15 минут, то выполнение одной справки (при нормативе в 20 минут) равно 1,3 – 1,7 выдачам. Подготовка и проведение Дня информации равна 48-60 условным единицам выдачи (при нормативе 12 часов = 720 минут) и т.д. Общий объем выполненных работ за год, переведенных в условные единицы должен соответствовать 10000 – 15000 условных единиц. Функциональные обязанности сотрудников центральной библиотеки разнообразны и достаточно объемны, т.к. направлены на организацию деятельности всех муниципальных библиотек района и от их деятельности зависит конечный результат – объем предоставленных услуг.

Библиотечно-информационные процессы, выраженные в условных единицах (выдаче документов)

Процессы	Время на единицу измерения (час)	Затраты в минутах	Объем условных единиц
Организация картотеки	6,18	370	18-30 х на кол-во карточек разделит.
Подготовка и проведение Дня информации	12	720	48-60
Подготовка и проведение Дня специалиста	36	2160	144-180
Подготовка заседания проблемной комиссии, Совета	19	1140	76-95

Определение должностей – заведующий отделом, библиотекой, сектором, главный библиотекарь зависит от отнесения ОМБ, библиотеки к группе по оплате труда руководящих работников и специалистов. В соответствии с действующим Приказом управления культуры администрации Пермской области от 15.11.96. № 159 объединение муниципальных библиотек (ЦБС) Пермского района, как единое учреждение культуры отнесено ко II группе по оплате труда, центральная библиотека – к I-й. С отменой ЕТС и переходом на новые условия труда будут изменены подходы к определению групп по оплате труда.

2.3. Методические указания к разработке должностных инструкций специалистов муниципальных библиотек
В процессе исследования эффективности деятельности муниципальных библиотек и в условиях реорганизации библиотечной сети района требуется четкая регламентация исполнения должностных обязанностей специалистами библиотек. В ходе реорганизации библиотечных учреждений на основе требований “Модельного стандарта муниципальных библиотек Пермской области” изменяются штатные расписания отдельных библиотек, в них формируются новые структурные подразделения, усиливается роль профессиональной дифференциации, специализации, совмещения функциональных обязанностей специалистов, контроль за объемными показателями их деятельности, исполнительской дисциплины соблюдения норм, правил, технологических операций.

Настоящие методические рекомендации ставят целью оказание помощи руководителям библиотек (централизованных библиотечных систем) сотрудникам методических служб в разработке должностных инструкций, регламентирующих функциональные обязанности специалистов библиотек, разграничение сферы деятельности руководителей и подчиненных, обеспечивающих выполнение тарифно-квалификационных требований ^*.

Должностная инструкция – это регламентирующий документ типового или индивидуального характера, определяющий функции, права, обязанности, должностные связи, ответственность и порядок работы сотрудника библиотеки, занимающего определенную должность^**.

Должностные инструкции должны отвечать следующим требованиям:

1. 
   Быть составленными с учетом действующего федерального и регионального законодательства;
   
2. 
   Соответствовать “Тарифно-квалификационным характеристикам (требованиям) по должностям работников культуры Российской Федерации”;
   
3. 
   Быть предельно конкретными;
   
4. 
   Регулярно, не чаще одного раза в три года или по усмотрению руководителей ЦБС, обновляться и изменяться с учетом динамичных внешних и внутренних условий;
   
5. 
   Быть подписанными директором ЦБС (для руководителей структурными подразделениями) или заведующими отделов, библиотек-филиалов (для библиотекарей, рядовых исполнителей).
   

Структура должностной инструкции включает следующие разделы:

1. 
   Общие положения
   
2. 
   Функции
   
3. 
   Должностные обязанности
   
4. 
   Права
   
5. 
   Ответственность
   
6. 
   Взаимоотношения
   
7. 
   Условия оплаты труда
   
8. 
   Показатели оценки.
   

В “Общих положениях” называются документы, которые лежат в основе должностных инструкций, формулируется полное наименование должности, на которую разрабатывается должностная инструкция.

Если должность требует совмещения нескольких библиотечных специальностей, то наименование должности можно определить по той специальности, которая занимает большой объем времени в общем бюджете рабочего времени сотрудника.

Для руководителей (директора ЦБС и его заместителей, заведующих отделами и библиотеками объединения) указывается их место в системе управления.

Для всех сотрудников библиотеки (объединения библиотек) определяется, в чьем непосредственном подчинении находится работник, каков порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности.

Каждый из библиотекарей организует свою работу самостоятельно в соответствии с планами работы центральной библиотеки, библиотеки, структурного подразделения или же с учетом внешней или внутренней координации деятельности.

В “Общих положениях” должно найти отражение, в какой орган коллегиального управления входит сотрудник в соответствии с занимаемой должностью, уровнем квалификации.

В должностных инструкциях целесообразно назвать конкретные документы, которыми сотрудник руководствуется, выполняя свои обязанности (федеральные и региональные законодательные акты, регламентирующие документы органов управления библиотечным делом, местного самоуправления, правила по охране труда и технике безопасности, противопожарной защите Устава библиотеки (ЦБС), Положение о библиотеке, должностные инструкции и т.п.).

Так как каждый сотрудник занимает вполне определенное место в структуре управления библиотекой, то в “Общих положениях” фиксируется, чьи устные и письменные распоряжения он выполняет.

Важно определить квалификационные требования, предъявляемые к конкретной должности: уровень образования, стаж работы по библиотечной специальности, соответствующие “Тарифно-квалификационным характеристикам (требованиям) по должностям работников культуры Российской Федерации”. При составлении должностных инструкций надо учесть, что работники, не имеющие соответствующего образования, стажа работы, но обладающие значительным практическим опытом, выполняющие оперативно и качественно в полном объеме плановые задания, установленные с учетом должности, как исключение, тарифицируются аттестационными комиссиями наряду с лицами, имеющими специальное образование и стаж работы.

В этом разделе также определяется объем знаний, навыков и умений, характерных для конкретной должности.

В разделе “Функции” перечисляются все основные направления деятельности, выполняемые сотрудником библиотеки, реализующей функции информационного, образовательного и культурного учреждения. Здесь важно определить, какие из перечисленных в должностных инструкциях функций специалист выполняет самостоятельно, а какие – координируя свою деятельность - с сотрудниками других структурных подразделений.


<предыдущая страница | следующая страница>